Вопросы для интервью с администрацией и примеры ответов

22 февраля 2021 г.

Помощники по административным вопросам отвечают за различные задачи в течение своего рабочего дня, а также обычно берут на себя организационные процессы и процессы документации для организаций, в которых они работают. Кроме того, эти специалисты полагаются на различные навыки, сочетающие в себе трудные навыки, такие как компьютерные приложения, и социальные навыки, включая эффективное общение и внимание к деталям.

Если вы готовитесь к собеседованию на должность административного помощника или помощника в офисе, вам нужно подготовиться к нескольким вопросам. В этой статье мы обсудим вопросы для собеседования с администрацией, включая общие вопросы о вашем опыте и подробные вопросы с некоторыми примерами, которые помогут вам заранее попрактиковаться в ответах.

Основные вопросы

Скорее всего, вам придется ответить на основные вопросы, которые помогут интервьюеру узнать вас и оценить, подходите ли вы для этой роли. Вот несколько примеров, которые помогут вам понять, к чему готовиться:

• Как бы Вы описали себя?

• Чем вас привлекла именно эта административная должность?

• Что вы знаете о нашей компании?

• Каким вы видите свой вклад в нашу компанию?

• Как вы узнали об этой должности?

• Какие навыки помогут вам добиться успеха на работе?

• Какова ваша идеальная рабочая среда?

• Что, по вашему мнению, является слабостью, которую вы хотели бы исправить?

• Каковы твои цели?

• Кем вы видите себя через пять-десять лет?

Вопросы об опыте и прошлом

Эти вопросы дают интервьюеру представление о вашем предыдущем опыте работы, любом образовании или специальных полномочиях, которые у вас есть, а также о том, как вы работали на прошлых должностях. Вот несколько примеров вопросов, которые могут возникнуть у вас о вашем прошлом:

• Какие качества вы считаете необходимыми в качестве административного помощника?

• Можете ли вы описать свои навыки работы с компьютером?

• Какова ваша средняя скорость печати слов в минуту?

• Что является одним из ваших самых больших достижений?

• За какие типы задач вы отвечали на своей последней работе?

• Как ваши прошлые работодатели описали бы вас?

• Какие шаги вы предпринимаете в своем профессиональном развитии?

• Как вы относитесь к работе в команде?

• Как вы подходите к своей работе самостоятельно, и как вы знаете, когда просить о поддержке?

• Есть ли у вас опыт проведения презентаций?

Углубленные вопросы

По мере того, как интервьюер углубляется во время интервью, вы можете рассчитывать на ответы на вопросы о том, как вы справляетесь со сложными ситуациями, как вы подходите к решению проблем, как вы организуете свою работу и другие вопросы, касающиеся того, как вы выполняете административную роль. Следующие вопросы являются примерами того, чего ожидать:

• Как вы управляете несколькими расписаниями?

• Опишите типичный день для вас в качестве помощника по административным вопросам.

• Как вы подходите к большим задачам и проектам с одинаковыми сроками?

• Какой у вас опыт работы с Excel и другим программным обеспечением для организации данных?

• Если у вас есть разногласия с вашим руководителем, как вы справляетесь с этим?

• Как обслуживание клиентов связано с администрацией?

• Как вы обеспечиваете конфиденциальность личных файлов и конфиденциальных документов?

• Как вы планируете улучшить наши офисные процедуры?

• Что бы вы сделали, если бы увидели, как коллега делает что-то неэтичное?

• Какие, на ваш взгляд, важные функции помощника по административным вопросам?

Вопросы для собеседования с администрацией и примеры ответов

Используйте следующие вопросы для собеседования с администрацией и примеры ответов, которые помогут вам подготовиться заранее:

Какие инструменты и ресурсы вы используете для организации своих задач и расписаний?

Интервьюер может спросить вас об этом, чтобы оценить ваше владение определенными технологиями или компьютерными приложениями, которые помогают вам организовывать проекты и следить за несколькими расписаниями. Расскажите о программном обеспечении или приложениях, с которыми у вас есть опыт, и о том, как вы используете их для организации своей работы.

Пример: «Я очень хорошо разбираюсь в пакете программ Microsoft Office. Я предпочитаю Excel для организации всех своих проектов, потому что я могу разбивать приоритеты на разных страницах и настраиваемых входных параметрах. Мне также нравится универсальность SharePoint, потому что я могу сотрудничать между отделами. и организуйте роли и проектные задачи для каждой команды».

Как бы вы подошли к руководству другими сотрудниками?

Во многих случаях помощники по административным вопросам и специалисты по офисной поддержке берут на себя управленческие и руководящие роли. Интервьюер, скорее всего, спросит о вашем опыте руководства другими или о том, как бы вы подошли к работе на руководящей должности. Подчеркните свою способность сотрудничать, эффективно общаться и работать в команде, чтобы направлять и руководить проектами или задачами.

Пример: «На моей последней должности у меня была возможность руководить обучением и инструктажем новых сотрудников компании. Я полагался на процедуры обучения компании, применяя несколько стратегий, чтобы гарантировать, что наши новые сотрудники получат всю информацию, необходимую им для успешной работы в компании. Мне нравилось руководить учебными мероприятиями и поддерживать новых членов команды, и я рад поделиться здесь своим опытом».

Можете ли вы описать случай, когда вам пришлось взяться за большой проект в сжатые сроки? Как вы подошли к этому?

Интервьюер может задать вам вопрос, подобный этому, чтобы оценить вашу способность справляться с работой под давлением и в быстро меняющейся среде. Покажите интервьюеру, что вы умеете быстро расставлять приоритеты и управлять своим временем, используя примеры из своего предыдущего опыта.

Пример: * «Недавно я помог своему руководителю подготовить годовой финансовый отчет, чтобы продемонстрировать прогнозы доходов для акционеров компании. Мой руководитель и я все еще ждали завершения нескольких транзакций, прежде чем подготовить и систематизировать отчетные документы, на что у нас ушло два дня. нашей конференции с нашими инвесторами.

Я решил работать немного позже, чем обычно, в эти два дня, чтобы помочь своему начальнику организовать и перепроверить точность ее документов, чтобы мы были готовы представить информацию нашим акционерам».

Какие изменения, которые вы внедрили, привели к улучшению вашей прошлой роли?

Этот тип вопросов может помочь интервьюеру получить представление о том, как вы могли бы достичь аналогичных целей и достижений для их организации. Подчеркните свою мотивацию к успеху и то, как вы добились улучшений или достижений на своей прошлой должности, которые принесли пользу организации, в которой вы работали.

Пример: «В моей последней организации я успешно интегрировал новое программное обеспечение для планирования, которое оптимизировало все календари и настроило уведомления и простые входные параметры. отслеживание и запись доходов, расходов и транзакций. Это сократило время, затрачиваемое на ежеквартальную отчетность, и повысило легкость, с которой мой начальник мог найти важную информацию».

Как вы относитесь к виртуальному выполнению некоторых рабочих задач?

Наряду с вашими навыками работы с компьютерными приложениями интервьюер может захотеть узнать, насколько комфортно вам будет работать над некоторыми проектами виртуально. Подчеркните свою способность использовать виртуальные платформы для общения, управления проектами и отслеживания ваших ежедневных заданий.

Пример: «На моем последнем месте работы я помогал своему начальнику перевести многие из наших несрочных задач в онлайн-системы общения и управления проектами, потому что изменение его графика привело к тому, что он был вне офиса два дня в неделю. Переход на удаленное общение и помощь поначалу было сложно, но с помощью надлежащих инструментов я легко переключился. Мне очень комфортно браться за аналогичные задачи в будущем».