Узнайте о том, как стать офисным координатором
Чем занимается офис-координатор?
Офис-координатор — это бизнес-профессионал, ответственный за обеспечение бесперебойной работы офиса. Офисные координаторы работают практически во всех отраслях, включая здравоохранение, социальные услуги, образование и технические службы. Они поддерживают весь офисный персонал, от руководителей до сотрудников начального уровня. Обязанности координатора офиса зависят от его рабочего места, но обычно они включают:
Разработка эффективных офисных процедур для подачи документов, отслеживания расходов, оплаты поставщикам и других задач
Мониторинг уровня запасов для офиса и отправка заказов руководству, когда запасы заканчиваются
Приветствие клиентов, пришедших и позвонивших в офис, направление их вопросов соответствующему персоналу
Управление расписанием конференц-залов и конференц-залов для исполнительного персонала
Подготовка и рассылка корпоративной корреспонденции в бумажном и электронном форматах
Планирование и координация общественных мероприятий и деловых поездок
Средняя зарплата
Заработная плата офисных координаторов варьируется в зависимости от их работодателя, образования, опыта и местоположения. Крупные предприятия могут иметь возможность платить своим офисным координаторам более высокую заработную плату, чем мелкие фирмы. Дальнейшее обучение — отличный способ получить более высокую зарплату, работая офисным координатором. Бонусы за исключительную работу и стаж работы в компании также могут повысить заработную плату офисного координатора. Чтобы получить самую актуальную информацию о зарплате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.
Обычная зарплата в США: $16,22 в час
Некоторые зарплаты варьируются от 13,84 до 20,86 долларов в час.
Требования к координатору офиса
Офисным координаторам требуется как минимум степень младшего специалиста и двухлетний опыт работы в офисной администрации. Сильные организаторские и административные навыки помогают офисным координаторам преуспевать в своих ролях.
Образование
Координаторы офиса должны иметь как минимум степень младшего специалиста в области бизнеса или смежной области. Большинство работодателей предпочитают кандидатов со степенью бакалавра в области бизнеса или другой смежной дисциплины.
Во время учебы офисные координаторы приобретают различные навыки, в том числе:
Финансовый менеджмент
Управление проектом
Компьютерная грамотность
Повышение квалификации
Люди, претендующие на должность офисного координатора со степенью бакалавра, должны иметь не менее двух лет опыта работы в офисной администрации. Кандидатам со степенью младшего специалиста обычно требуется больше опыта, чтобы обеспечить себе работу офисным координатором.
Обучение на рабочем месте помогает начинающим офисным координаторам применять полученные знания и практиковать свои навыки финансового управления, работы с компьютером и управления проектами. Это также помогает им ознакомиться с конкретной офисной средой и уникальными для нее процедурами. Многие предприятия предпочитают продвигать своих сотрудников офисной администрации до должностей координаторов, поскольку они уже знакомы со своими бизнес-операциями.
Когда офисные координаторы соглашаются на работу с новыми работодателями, они обычно проходят дополнительное обучение. Это дополнительное обучение помогает новым сотрудникам изучить конкретные процедуры офисной среды.
Сертификаты
Сертификация сертифицированного административного специалиста (CAP) Международной ассоциации административных специалистов (IAAP) является наиболее распространенной сертификацией, получаемой офисными координаторами. Сертификация является добровольной, но она может помочь офисным координаторам получить работу и более высокую заработную плату, а также улучшить свои знания в области управления. Кандидатам сначала потребуется не менее двух лет опыта работы на административной должности, прежде чем получить сертификат. Требования к опыту варьируются в зависимости от образования. Кандидатам необходимо будет выполнить следующие шаги:
Заполните онлайн-заявку на сайте IAAP.
Отправьте экзаменационные сборы.
Предоставьте подтверждение диплома средней школы и стенограммы колледжа.
Выберите место для тестирования.
Кандидатам выдается буклет для учебного экзамена с информацией об офисных технологиях, офисных системах и администрировании, менеджменте и продвинутом организационном управлении. Перед получением сертификата они должны сдать экзамен, состоящий из четырех частей, с вопросами по каждой из этих областей. В течение нескольких недель IAAP отправит заявителям по почте их официальные отчеты о результатах, включая краткие сведения об успеваемости по каждому разделу.
Сертифицированные офисные координаторы должны пройти 30 часов непрерывного обучения и подавать заявку на повторную сертификацию каждые пять лет. Участие в лидерских мероприятиях и получение других сертификатов может дать вам кредит на ваши 30 часов обучения.
Навыки и умения
Сочетание сильных межличностных и технических навыков помогает офисным координаторам преуспевать в своих ролях. Многие компании ищут в кандидатах офисных координаторов следующие качества.
Сильная устная и письменная коммуникация
Развитые коммуникативные навыки помогают офисным координаторам обеспечивать отличный сервис клиентам и поддержку сотрудников. Офисные координаторы также полагаются на свои навыки письменного общения при написании отчетов и общении с компанией.
Организация и тайм-менеджмент
Офисным координаторам необходимо будет хорошо управлять своим временем, чтобы успешно работать над целым рядом различных проектов и одновременно поддерживать разных сотрудников. Требуются сильные навыки организации и управления временем, чтобы следовать нескольким графикам, разрабатывать и поддерживать эффективные системы хранения документов, контролировать канцелярские принадлежности и составлять планы поездок. Эти навыки также помогают им расставлять приоритеты в задачах, чтобы все проекты выполнялись на высоком уровне и в срок.
Внимание к детали
Внимание офисного координатора к деталям гарантирует, что он вряд ли отправит проекты с ошибками, даже если он выполняет несколько разных задач одновременно.
Межличностные навыки
Для эффективной поддержки сотрудников офиса и клиентов требуются сильные навыки межличностного общения. Координаторы офиса знают, как легко общаться с другими, проявлять сочувствие и терпение, а также давать действенные советы.
Компьютерная грамотность
Современные офисные координаторы выполняют большую часть своих обязанностей с помощью компьютеров. Приветствуется опыт работы с обычными офисными программами и программами для обработки текстов.
Условия работы офисного координатора
Офисные координаторы работают в офисе. Они могут работать в самых разных офисах, в том числе в медицинских клиниках, школах, колледжах, страховых компаниях и юридических фирмах. Офисные координаторы выполняют большую часть своей работы за своими столами, но они могут быть более мобильными, когда посещают собрания сотрудников, организуют офисные мероприятия и поддерживают связь с сотрудниками всех отделов.
Офисные координаторы обычно работают полный рабочий день в обычные рабочие часы. Для этой должности наиболее характерна 40-часовая рабочая неделя. Сверхурочная работа и работа в выходные дни требуются редко, но их можно ожидать в периоды занятости.
Как стать офисным координатором
Офисные координаторы обычно заканчивают свое образование и проводят время, работая в офисной администрации, прежде чем их повышают по службе. Вы можете предпринять следующие шаги, чтобы продолжить карьеру офисного координатора:
1. Получите степень.
Двухгодичная степень младшего специалиста в области бизнеса или смежной области является обязательным условием для работы офисным координатором. Многие офисные координаторы также предпочитают получить четырехлетнюю степень бакалавра в области бизнеса, делового администрирования или аналогичной дисциплины. Степень бакалавра может помочь кандидатам получить более высокооплачиваемую работу в более широком круге компаний.
2. Получить опыт работы.
Большинство офисных координаторов начинают свою профессиональную карьеру, работая в офисной администрации. Многие работодатели настаивают на том, чтобы кандидаты имели опыт работы не менее двух лет. Кандидатам со степенью младшего специалиста может потребоваться больше опыта.
3. Обновите свое резюме.
Обновляйте свое резюме по мере накопления опыта в этой области. Обязательно подчеркните свои навыки и недавние достижения.
4. Подать заявку на работу офисного координатора.
Отправьте свое резюме и индивидуальное сопроводительное письмо организациям, нанимающим офисных координаторов. Если ваша собственная компания нанимает офисного координатора, у вас может быть преимущество, поскольку вы уже знакомы с его процедурами.
Образец должностной инструкции офис-координатора
Мы ищем офис-координатора для поддержки нашей растущей медицинской клиники. Вы будете первым контактным лицом для наших пациентов, профессиональных контактов и других посетителей нашей практики. Вы также окажете поддержку другим нашим офисным работникам. Вы будете использовать свои организаторские способности для ведения карт пациентов, планирования встреч, выдачи напоминаний пациентам и выполнения других обязанностей по мере их возникновения. Если вам нравится работать в быстро меняющейся среде, у вас есть степень бакалавра и опыт работы в офисной администрации не менее одного года, мы будем рады приветствовать вас в нашей команде.