Учет проекта: определение, важность и принципы
Учет проекта — это один из видов учета, который обычно используют организации. Этот тип учета отличается от общего учета своим общим использованием и тем, как вы записываете расходы и доходы. Изучение этого может позволить вам использовать его принципы при работе над различными проектами. В этой статье мы даем определение проектному учету, объясняем, почему он важен, описываем его различные принципы, рассказываем, когда вы можете его использовать, и приводим список различий между общим бухгалтерским учетом и проектным учетом.
Что такое проектный учет?
Учет проекта — это точное отслеживание затрат, понесенных в течение всего срока реализации проекта. Такие затраты могут включать материалы, рабочую силу и капитальное оборудование. Например, учет проекта во время строительного проекта может включать отслеживание стоимости всех строительных материалов, заработной платы сотрудников и затрат на получение разрешений.
Почему важен проектный учет?
Важно отслеживать количество денег, потраченных с течением времени, потому что это может помочь владельцу проекта распределить ресурсы между различными проектами. Для эффективного управления проектом, особенно многоэтапным, полезно понимать, сколько компания тратит на каждую фазу. Это может позволить менеджерам планировать и определять ресурсы, необходимые для каждой фазы и других связанных задач и процессов, которые необходимо выполнить, прежде чем перейти к следующему этапу разработки.
Принципы проектного учета
Вот список некоторых принципов проектного учета с описанием каждого принципа:
Принцип затрат: Принцип затрат гласит, что вы записываете затраты по проекту по их первоначальной стоимости, а не оцениваете их рыночную стоимость. Например, если вы покупаете оборудование за 1000 долларов, но его рыночная стоимость составляет 2000 долларов, вы все равно записываете стоимость как 1000 долларов.
Принцип соответствия. Принцип соответствия гласит, что вы можете отнести расходы, понесенные в ходе производственного процесса, к тому периоду, в котором они были понесены вашей командой. Таким образом, доходы и расходы соответствуют соответствующим затратам и видам деятельности с течением времени.
Принцип консолидации. Принцип консолидации — это требование, которое включает группировку связанных работ, выполняемых над проектом, по времени, чтобы сделать общую стоимость проекта согласованной. Вы можете сделать это, следуя систематическому процессу определения доходов и затрат и работая с другими сторонами, чтобы консолидировать финансовую деятельность проекта в единой учетной записи.
Принцип полного раскрытия информации. Принцип полного раскрытия информации требует, чтобы вы отражали все существенные события в финансовых отчетах. Это позволяет повысить прозрачность, что может привести к лучшей подотчетности среди заинтересованных сторон проекта.
Принцип осмотрительности: принцип осмотрительности гласит, что вы определяете сумму доходов и расходов на основе, которая представляет собой наилучшую оценку руководством того, сколько доходов или затрат может фактически произойти для проекта.
Принцип ответственности: Принцип ответственности требует, чтобы вы признавали все затраты, связанные с будущими обязательствами по проекту, включая любые штрафы по контракту и заранее оцененные убытки, которые являются затратами, связанными с нарушением контракта.
Принцип контроля. Принцип контроля гласит, что вы используете процедуры и процессы для обеспечения регулирования при мониторинге финансовой деятельности. Принцип контроля позволяет менеджерам точно отслеживать фактическую эффективность проекта после того, как они вносят поправки на неповторяющиеся события.
Принцип распределения ресурсов. Принцип распределения ресурсов гласит, что вы можете распределять ресурсы по многим проектам. Это означает, что менеджеры могут распределять одинаковое количество ресурсов на разные проекты в зависимости от их финансовой выгоды и риска без необходимости повторного перераспределения денег в последующие периоды времени.
Когда использовать проектный учет
Вот список случаев, в которых вы можете использовать учет проекта:
Запись или прогнозирование затрат, понесенных на основе часов прямого труда, машино-часов или других видов деятельности.
Отслеживание фактических расходов и доходов по всем проектам
Затраты на запись, которые вы можете понести в будущем, в зависимости от графика поставок или дат завершения
Запись даты, когда вы подписали юридическое соглашение с клиентом для вашей команды для выполнения проекта
Определение затрат на основе конкретных этапов проекта от начала до конца
Запись доходов от договоров купли-продажи или контрактов с клиентами для проектов по мере их получения
Чем учет проекта отличается от общего учета?
Между бухгалтерским учетом проекта и общим бухгалтерским учетом есть много общего, но есть и некоторые ключевые различия. В следующих разделах сравнивается, как бухгалтеры регистрируют доходы и расходы для проектов и компаний:
Общее использование
Вы можете использовать общий бухгалтерский учет для многих видов коммерческой деятельности, например, при подаче налоговых деклараций, учете расходов и создании финансовых отчетов. В качестве альтернативы вы используете учет проектов только при работе над проектами, связанными с бизнесом, такими как строительные проекты. Например, вы можете использовать проектный учет при подаче налоговых деклараций, учете расходов и создании финансовых отчетов для проектов, но не тогда, когда ваш работодатель в настоящее время не работает над проектом.
Учет доходов и расходов
Общая система учета определяет расходы, которые уже имели место в прошлом, в то время как учет проектов позволяет отслеживать бизнес-затраты на будущую деятельность на основе текущих оценок. Ключевое различие между бухгалтерским учетом компании и проектным учетом заключается в том, когда предприятия признают расходы. В общекорпоративной системе предприятия регистрируют расходы, когда они происходят или когда компания тратит большую сумму, чтобы лучше отразить фактическую производительность. Напротив, система, основанная на проектах, записывает расходы, чтобы они соотносились со временем событий, таких как этапы работы или ключевые вехи.
Периоды записи
В общем бухгалтерском учете в качестве дат начала и окончания отчетов используются финансовые годы. Финансовый год может начаться в любое время и длится ровно один год. Например, если вы начинаете свой финансовый год 1 февраля, финансовый год заканчивается 31 января следующего года. При использовании учета проектов вы создаете отчеты на основе дат начала и окончания конкретных проектов. Например, если проект начинается в январе 2020 года и заканчивается в марте 2021 года, вы создаете финансовые отчеты за весь этот период.