Типы внутреннего контроля, используемые для финансового учета
18 марта 2021 г.
Ожидается, что организации будут вести точные финансовые записи и исправлять любые расхождения в интересах своего бизнеса, сотрудников и клиентов. Внутренний контроль внедряет процедуры для быстрого обнаружения любых ошибок и пресечения мошеннических действий. Хотя бухгалтерский отдел отвечает за внедрение и мониторинг внутреннего контроля, все сотрудники несут ответственность за понимание и соблюдение политик и процедур, составляющих контроль их организации.
В этой статье мы расскажем о внутреннем контроле, расскажем о типах внутреннего контроля, используемых в большинстве организаций, и ответим на часто задаваемые вопросы о внутреннем контроле.
Что такое внутренний контроль?
Внутренний контроль — это учетная политика и процедуры, которые предприятия используют для обеспечения финансовой стабильности и целостности. Внутренний контроль обеспечивает надежность методов бухгалтерского учета в компании. Внутренний контроль также представляет собой непрерывный процесс защиты организации и ее активов от мошенничества. Бухгалтеры, аудиторы и финансовые контролеры используют средства внутреннего контроля для ведения точной финансовой отчетности внутри своей организации.
Внутренний контроль полезен для бизнеса в следующих случаях:
Ведение достоверной финансовой отчетности
Исключение мошенничества
Помощь в принятии финансовых решений
Обеспечение соблюдения финансовых правил
Повышение ответственности
Включение оценки рисков
Изложение четких руководящих принципов политики для всех сотрудников
Мониторинг бухгалтерских записей
Раннее обнаружение ошибок
Создание аудиторского следа для финансовой отчетности
Предоставление аудиторам процесса для отслеживания и проверки
Типы внутреннего контроля
Внутренний контроль существует в рамках двух основных категорий превентивного и обнаруживающего контроля. Функция превентивного контроля заключается в том, чтобы остановить любые проблемы или проблемы финансового учета до того, как они возникнут. Детективный контроль просматривает финансовую информацию после того, как транзакция произошла, чтобы выявить проблемы, которые могут уже существовать. Вот разбивка каждого типа внутреннего контроля:
профилактический
Вот типы превентивного контроля, используемые организациями:
Утверждающий орган
Этот тип внутреннего контроля требует, чтобы определенные руководители в организации утверждали финансовые операции сотрудников до того, как они будут обработаны бухгалтерией. Менеджеры будут анализировать транзакции и крупные покупки, прежде чем их можно будет одобрить, чтобы проверить их на наличие ошибок, мошенничества или недобросовестной деловой практики.
Разделение обязанностей:
Когда отдельные сотрудники контролируют одну часть общих финансовых активов организации, вероятность мошенничества снижается. Вот почему компании разделяют обязанности в бухгалтерии между несколькими сотрудниками.
Контроль доступа
Ограничение доступа к определенным системам — еще одна стратегия, которую используют компании для защиты своих финансовых активов. Сотрудники используют пароли для защищенного доступа к инструментам цифрового учета или физические коды для сейфов и областей закрытого доступа для физического имущества. Компании также могут использовать цифровые коды доступа для отслеживания ошибок до конкретного пользователя для исправления и учета ошибок.
Стандартизированная документация
Еще один способ защитить финансовые активы — потребовать от всех сотрудников использовать одни и те же формы для документирования денежных операций или инвентаризации.
Детектив
Вот средства детективного контроля, которые используют организации:
Периодические сверки
Регулярные бухгалтерские проверки, называемые сверками, помогают сбалансировать счета как с внутренними финансовыми операциями, так и с внешними поставщиками и клиентами. Это может включать проверку банковских выписок, чтобы убедиться, что обе стороны показывают одни и те же фискальные данные, или проверку покупок через продавца.
Физический аудит
Многие компании ежегодно проверяют свои физические активы посредством инвентаризации. Используя этот метод, бизнес учитывает все материалы, которые составляют его физические активы. В розничных магазинах это означает подсчет всего, что есть в наличии на полках или на складах. Предприятия, не занимающиеся розничной торговлей, могут использовать это для учета собственности компании, используемой персоналом. Все компании также могут проводить физический аудит путем пересчета наличности вручную.
Пробные балансы
Ежедневные, раз в две недели или еженедельные проверки баланса в бухгалтерских системах могут помочь обнаружить ошибки в счетах. Некоторые компании также используют системы двойной записи для уменьшения ошибок. Этот элемент управления используется, чтобы помочь исправить расхождения баланса как можно быстрее.
Общие процедуры внутреннего контроля
Общие процедуры, являющиеся частью внутреннего контроля, включают следующее:
Выполнение процедурных обновлений
Для обеспечения эффективного внутреннего контроля руководство оценивает и пересматривает процедуры контроля. Они несут ответственность за информирование персонала о любых изменениях в отношении того, как функционируют средства контроля и как они внедряются.
Периодический пересмотр процессов
Другая распространенная процедура заключается в том, чтобы организации периодически анализировали эффективность своих систем внутреннего контроля. Они часто используют отчеты, созданные в результате пробных балансов, аудитов и сверок, для оценки уровня контроля качества в организации.
Оценка рисков
Управление рисками является одним из результатов внутреннего контроля. Регулярная оценка областей, наиболее подверженных мошенничеству или ошибкам, помогает снизить вероятность потерь. Чем больше риск, тем больший уровень контроля необходим.
Создание правильной атмосферы
Поскольку внутренний контроль опирается на процессы и людей, одним из важных факторов защиты финансового учета является создание атмосферы честности и доверия между сотрудниками всех уровней. Если лидеры организации задают наверху тон честности и прозрачности, сотрудники с большей вероятностью будут следовать внутреннему контролю и поддерживать целостность активов компании без дополнительной проверки.
Часто задаваемые вопросы о внутреннем контроле
Вот некоторые из часто задаваемых вопросов о внутреннем контроле:
Может ли внутренний контроль устранить все бухгалтерские расхождения?
Хотя внутренний контроль помогает снизить риск мошенничества и сбалансировать ошибки, когда речь идет о финансовой практике, не существует единого способа устранить все ошибки бухгалтерского учета.
Кто такой контролер и как он участвует во внутреннем контроле?
Контролер — это финансовый специалист, который отвечает за всю бухгалтерскую деятельность в организации. Они отвечают за нормативную отчетность и соблюдение нормативных требований, а также за составление бюджета, подготовку налоговых документов и разработку учетной политики. Контролеры действуют как менеджеры, чтобы следить за тем, чтобы все средства внутреннего контроля были эффективными и соблюдались всеми сотрудниками. Они несут ответственность за обновление внутреннего контроля и информирование сотрудников о любых изменениях.
Каким образом сотрудники соблюдают правила внутреннего контроля?
Сотрудники могут соблюдать требования внутреннего контроля следующими способами:
Соблюдение всех политик и процедур организации
Принятие разумных мер для предотвращения потери, растраты, незаконного присвоения и несанкционированного использования активов
Мониторинг собственной работы на правильность и ограничение ошибок в своих процессах
Выполнение всех обязанностей и требований к работе, как указано в их должностной инструкции
Работаем, чтобы соответствовать всем стандартам производительности
Посещение курсов повышения квалификации и повышения квалификации
Сообщение о проблемах или известных ошибках соответствующим руководителям
Как руководство может поощрять соблюдение внутреннего контроля?
Менеджеры и руководители организаций могут поощрять соблюдение внутреннего контроля следующими способами:
Поддержание позитивной атмосферы, где поощряются честность и порядочность
Моделирование правдивого поведения, которое способствует созданию позитивной и прозрачной среды
Регулярное тестирование внутренних средств контроля, чтобы убедиться, что они эффективно работают в качестве защиты активов компании.
Документирование всех политик и процедур, относящихся к внутреннему контролю
Сообщать об успехе, когда внутренний контроль работает эффективно, и предупреждать сотрудников, когда требуется их помощь для корректирующих действий, таких как сверка
Понимание того, как внутренний контроль может повлиять на рабочие функции
Как аудиторы используют внутренний контроль?
Аудиторы используют средства внутреннего контроля для оценки бухгалтерских процедур организации. После проверки их эффективности внешний аудитор выскажет мнение о том, насколько точно компания поддерживает свой внутренний контроль. Это способствует общей оценке финансовой системы организации внешним аудитором.
Внутренние аудиторы работают внутри организации, чтобы следить за текущей эффективностью их внутреннего контроля. Они проводят периодические проверки процессов, действующих в компании.