Создайте рабочий документ (с шаблоном и примером)

Составление всеобъемлющего технического задания может информировать членов проектной группы и заинтересованных лиц о целях и результатах проекта. Они являются важным компонентом представления и планирования проекта и могут помочь определить преимущества проекта для компании. В этой статье мы определяем, что такое техническое задание, подробно описываем, как его создать, и предоставляем шаблон и пример технического задания, которые помогут вам создать собственное.

Что такое техническое задание?

Техническое задание — это документ, в котором подробно излагаются условия и цели конкретного проекта или контракта на оказание услуг. Некоторая информация, включенная в техническое задание, включает объем проекта, цели, стоимость, результаты, сроки и другие ожидания. Эта информация может помочь уточнить информацию о проекте и предотвратить недопонимание между компанией, сотрудниками и клиентами.

Как написать заявление о работе

Техническое задание включает в себя множество компонентов, в которых подробно описываются важные аспекты проекта. Вот несколько ключевых шагов, которые следует учитывать при создании технического задания:

1. Создайте введение

Введение может помочь объяснить проект в общих чертах и ​​указать, кто в нем участвует. Этот раздел может также включать основную контактную информацию для руководителей проекта и может помочь представить более подробные разделы, включенные в техническое задание. Он также может включать предысторию проекта, которая знакомит с основной концепцией и желаемым результатом проекта.

2. Детализируйте цель проекта

Этот раздел может содержать более подробную информацию о цели проекта и о том, какую пользу он может принести компании. Это также может включать утверждения, которые отвечают на вопросы о целях проекта, результатах и ​​ожидаемой отдаче от инвестиций. Цель этого раздела — ответить, почему проект важен для компании и ее заинтересованных сторон.

3. Определите объем проекта

Детализация масштаба проекта описывает работу, которая может помочь завершить проект. Некоторая информация, включенная в этот раздел, описывает необходимое аппаратное и программное обеспечение, временные обязательства для каждого этапа проекта и общие шаги, которые могут быть предприняты для завершения проекта. Цель этого раздела — ответить на вопросы о том, что необходимо для завершения проекта и сколько времени может занять проект.

4. Определите вехи и результаты проекта

Включение вех и результатов в ваше техническое задание может помочь уложить проект в сроки и разделить его на управляемые задачи. Это также может помочь уточнить информацию о проекте для всей проектной группы и информировать ключевых заинтересованных лиц о сроках и ожиданиях проекта. Цель этого раздела — ответить, как компания может завершить проект и сколько времени это может занять.

5. Включите ключевую информацию о заинтересованных сторонах

Раздел «Заинтересованные стороны» технического задания полезен для детализации контактной информации и обязанностей каждой заинтересованной стороны. Этот раздел может включать основную контактную информацию и подробные роли или обязанности каждого человека в проекте. Это может помочь прояснить ожидания для каждой заинтересованной стороны, участвующей в проекте, и может улучшить результаты проекта.

6. Определите смету расходов по проекту

Важной частью проекта является подробное описание ожидаемых затрат по конкретному проекту. Это может помочь компаниям определить преимущества реализации проекта, а также рассчитать окупаемость инвестиций после завершения проекта. Этот раздел может включать затраты на рабочую силу, материальные затраты или расходы на обслуживание.

7. Информация об утверждении проекта

В этом разделе могут быть подробно описаны различные заинтересованные стороны проекта и даны им полномочия утверждать начало проекта. Этот раздел, вероятно, может включать несколько заинтересованных сторон проекта, чтобы обеспечить полноту и точность каждого раздела документа. Некоторые полномочия по утверждению могут включать владельца проекта, менеджера проекта, спонсора проекта и ключевых заинтересованных лиц.

Образец заявления о работе

Вот шаблон того, что вы можете включить в рабочий документ:

Техническое задание
ВведениеИмя:Телефон:Электронная почта:Предыстория проекта:**Цель проекта**
Объем проекта
Вехи и результатыВехи 1
Срок выполнения:Результаты:Веха 2
Срок выполнения:Результаты:Веха 3
Срок выполнения:Результаты:Веха 4
Срок выполнения:Результаты:Имя заинтересованных сторон:
Телефон:Роли/обязанности:Имя:Телефон:Роли/обязанностиСметные расходыРасходы:
Описание:Стоимость:Работа

Материалы

Услуги

Владелец ApprovalProject:
Подпись: Руководитель проекта:
Подпись: Спонсор проекта:
Подпись: Заинтересованная сторона проекта:
Подпись:## Пример технического задания

Вот пример заполненного рабочего документа:

Техническое задание**ВведениеИмя: Джеймс СмитТелефон: 555-654-1324Электронная почта: jsmith@woodlinecompany.comПредыстория проекта: Г-н Смит завершил исследование производства, чтобы определить возможности для усовершенствования с целью расширения существующих производственных возможностей. Завод в настоящее время производит 500 готовых деталей в час с текущими процессами. Новые процессы и оборудование могут увеличить объем производства до 800 деталей в час при сохранении текущих стандартов качества. В частности, г-н Смит определил, что внедрение станции предварительного контроля качества перед производством деталей может сократить производственные отходы и повысить характеристики конечного качества готовой продукции. Цель проекта Цель проекта – создать и внедрить станцию ​​предварительного контроля качества, которая завершается до окончательного производства изготовленных деталей для выявления любых дефектов качества перед окончательной обработкой. Объем проектаДанный проект может потребовать создания новой рабочей станции с компьютерной системой, подключенной к производственной линии. Система может позволить персоналу на рабочей станции вводить информацию о дефектах и ​​продвигать материалы через производственный процесс. В частности, для проекта может потребоваться письменный стол, компьютер, монитор, программное обеспечение компании и инструменты для измерения качества. Вехи и результаты. Веха 1. Срок выполнения: 15.07.2020. установкаMilestone 3Срок выполнения: 15.08.2020Результаты: установлен компьютер, монитор и корпоративное программное обеспечениеMilestone 4Срок выполнения: 30.08.2020Результаты: добавление приборов контроля качества и завершение проектаЗаинтересованные стороныИмя: Мария ГарсияТелефон: 555-789-3254Роли/обязанности: Установка сетевого подключения. Установка компьютера, монитора и программного обеспечения компании. Имя: Дэвид Джонсон. Телефон: 555-457-7852. , инструменты контроля качества$2450.00УслугиУтверждение и установка программного обеспечения компании$200.00Утверждение**Владелец проекта: Джеймс СмитПодпись:Менеджер проекта: Роджер ДжонсПодпись:Спонсор проекта: Мэри ФранклинПодпись:Заинтересованная сторона проекта:Мария ГарсияПодпись:## Советы по написанию эффективного технического задания

Хотя техническое задание может различаться в зависимости от проекта и отрасли, есть несколько важных моментов, которые следует учитывать при создании рабочего документа. Важно выделить достаточно времени для создания и пересмотра технического задания, прежде чем отправлять его на утверждение. Вот еще несколько полезных советов, которые следует учитывать при создании документа:

Будьте лаконичны и ясны

Если вы будете писать просто и прямо, это поможет вам передать цели проекта и сделает заявление более понятным. Кроме того, краткость вашего письма может помочь вам включить все, что имеет отношение к проекту, и улучшить понимание проекта. Включение контрольного списка в процесс написания может помочь вам сделать заявление кратким, в то же время включая всю важную информацию во всех разделах.

Ожидайте изменений

Многие заинтересованные стороны и заинтересованные стороны просматривают и оценивают проекты до их утверждения, поэтому важно ожидать и предвидеть изменения на протяжении всего процесса утверждения. Включение обратной связи или создание форм запроса на изменение может помочь создать исчерпывающий документ с описанием проекта и улучшить результаты проекта. Кроме того, важно оценивать запросы на изменение и отзывы, чтобы определить изменения, которые могут принести пользу проекту и компании, не перевешивая возврат инвестиций.

Признание заинтересованных сторон

Во многих проектах, вероятно, есть несколько заинтересованных сторон или вовлеченных сторон, которые являются частью успешных результатов проекта. Важно определить всех вовлеченных заинтересованных сторон и роли, которые они выполняют по отношению к проекту, чтобы помочь с коммуникационными возможностями проекта. Также важно детализировать уровень утверждения, который каждая заинтересованная сторона должна внести в проект, чтобы улучшить ход проекта и его результаты.