Сметы затрат: что это такое и почему они важны

20 мая 2021 г.

Контроль затрат на продукцию — важный элемент бизнеса, а ведомости затрат — это документы, помогающие управлять материальными затратами на продукцию в различных отраслях. В ведомостях затрат документируются отдельные компоненты материалов, чтобы лучше проанализировать, сколько денег уходит на производство продукта и какова хорошая розничная цена. Узнав больше о таблицах затрат, вы сможете развить профессиональные навыки, которые можно использовать практически в любой отрасли или на любой должности. В этой статье мы рассмотрим, что такое ведомость затрат, почему это важно, что включается в ведомость затрат и когда вы можете использовать их в бизнесе.

Что такое сметы расходов?

Калькуляционные листы или калькуляционные листы — это отчеты и документы, используемые в бизнесе, которые показывают все элементы общей стоимости продукта или услуги и их производства. Они дают представление о производительности и эффективности компании, помогают определить норму прибыли, полученную от продукта или работы, и часто поддерживают установление продажной цены продукта или услуги на основе детальной разбивки. Счета затрат также часто показывают предыдущие данные и затраты для сравнения и записи в целях хранения и обычно представляют собой электронные документы.

В отчете о затратах могут быть перечислены различные затраты, в зависимости от бизнеса или продукта, хотя большинство из них включают:

• Прямые материалы

• Прямые затраты труда

• Прямые расходы

• Постоянные, переменные и операционные расходы

• Заводские накладные расходы

• Офис и администрация

• Запасы

• Аутсорсинговые элементы

• доставка и погрузка

Многие компании используют данные для создания ведомостей затрат, хотя некоторые создают документы вручную. Вы можете создавать таблицы затрат в любое время или установить конкретный график для их создания, например, ежеквартально или ежегодно. Бухгалтеры по учету затрат составляют или просматривают ведомости затрат, чтобы проверить наличие дубликатов, ошибок или недостающей информации, и часто готовят ведомости затрат одним из двух способов:

• Историческая ведомость затрат: фактические затраты на продукт служат основой для создания ведомости исторических затрат.

• Смета сметной стоимости: ориентировочная прогнозируемая стоимость до производства изделия служит цифрой для создания сметной сметы. Это часто для компаний, которые предоставляют услуги или работают по контракту.

В качестве альтернативы, ведомость затрат может также служить подробной оценкой для предприятий, которые продают товары и услуги клиентам, предоставляя им разбивку цен и расценки на конкретную работу или контракт. Например, компания по установке водосточных желобов может использовать ведомость затрат, чтобы показать домовладельцу ориентировочную стоимость удаления водосточных желобов и новой установки с разбивкой по конкретным затратам на материалы, трудозатратам и затратам на утилизацию в зависимости от выбранного стиля водосточных желобов и необходимого количества. Смета в ведомости затрат может отличаться от окончательной цены после завершения работы и не включать непредвиденные элементы.

Почему ведомости затрат важны?

Сметы затрат важны для компании любого размера, потому что они помогают вам с несколькими ключевыми бизнес-процессами и действиями, особенно с этими шестью:

Определение стоимости

Смета затрат в первую очередь помогает вам получить точный учет всех затрат, связанных с производством продукта или предоставлением услуги, и на каждом этапе работы. Они помогают определить не только общую стоимость, но и стоимость единицы продукта. В крупных компаниях и корпорациях ведомости затрат отслеживают несколько уровней затрат и расходов на различных этапах производства и между отделами, включая производство, маркетинг и сбыт.

Выбор цены продажи

Поскольку ведомость затрат показывает подробную производственную цену товара и всех его компонентов, она может помочь вам определить фиксированную цену продажи или ценовые переменные для оптовиков, потребителей и розничных торговых точек, что позволяет рассчитать маржу прибыли на основе ведомости затрат. документация и анализ.

Создание сравнений затрат

Хранение документов ведомостей затрат позволяет сравнивать текущий анализ затрат с прошлыми для того же товара. Это полезно, чтобы увидеть, как расходы меняются с течением времени или из-за особых обстоятельств, таких как нехватка сырья или экономический спад. Сравнение затрат, созданное с помощью ведомостей затрат, может показать, какие элементы производства стабильны, какие есть возможности для улучшения в отношении расходов и как лучше всего планировать долгосрочные затраты на проданные товары, расходы и размер прибыли.

Обзор прибыльных и убыточных предприятий

Поскольку ведомости затрат показывают подробные расходы и цифры, они упрощают разделение прибыльных и убыточных статей, шагов и действий. Например, если стоимость продукта превышает доход, который он приносит, компания может принять решение о прекращении предложения этого продукта или взвесить все за и против поиска способов снижения производственных затрат, чтобы продолжать производить продукт для потребителей. Или компания может решить, что производство в определенном регионе или штате является более прибыльным, и принять решение о переносе операций или открытии другого производственного предприятия.

Контроль долгосрочных затрат

Сметы затрат важны для установления долгосрочного контроля производственных затрат. Вы можете использовать ведомости затрат в качестве авторитетных факторов, влияющих на то, какие затраты в производстве следует исследовать для экономии, например, затраты на оплату труда, материалы или накладные расходы. Вы также можете создавать ведомости затрат для просмотра и контроля расходов и экономии, когда, например, два или более завода или производителя производят один и тот же продукт.

Помощь в принятии бизнес-решений

Принятие бизнес-решений включает в себя множество важных документов, прогнозов и анализов, а ведомости затрат часто включаются, потому что они демонстрируют точные финансовые данные о продукте и производстве. Например, если вы хотите увеличить количество изделий, которые вы производите в месяц, просмотр ведомости затрат, чтобы увидеть, сколько денег в расходах это стоит, может помочь вам решить, есть ли у вас средства для этого и на сколько, например, удвоение темпы производства или увеличить их на меньший процент. Другие вспомогательные листы затрат на принятие решений, которые могут быть предоставлены, включают:

• Какую цену товара указать в тендере

• Как снизить затраты и увеличить выручку и прибыль

• Как определить жизнеспособность продукта или затраты на запуск нового продукта

• Нужно ли ремонтировать или заменять производственное оборудование

• Покупать ли компонент, часть оборудования или другие инвестиции

Когда использовать ведомость затрат в бизнесе

Вы используете ведомость затрат в бизнесе почти каждый раз, когда хотите просмотреть затраты, хотя это особенно полезно, когда принимаются важные бизнес-решения. Вот три примера того, когда использование таблицы затрат в бизнесе может помочь:

Разработка нового продукта

Если у вас или вашей компании есть новый продукт для вывода на рынок, ведомость затрат может помочь определить соответствующую цену продажи товара или услуги. Это также может помочь бизнес-менеджерам контролировать производственные и закупочные затраты на разработку продукта, а исторические ведомости затрат на аналогичные товары могут помочь повлиять на другие бизнес-решения, такие как партнерство с поставщиками, производителями или дистрибьюторами, которые устанавливают хорошие цены или предлагают скидки.

Подготовка бюджета

Вы можете использовать ведомость затрат в качестве основы бюджета для отдела, бизнеса, продукта или временных рамок. Существующие сметы текущих или предыдущих данных могут содержать оценки за финансовый год, конкретный квартал или для определенного предложения продукта.

Например, если стоимость административных и маркетинговых задач постоянно увеличивается на 5 % по сравнению с прошлыми затратами, вы можете точно оценить увеличение бюджета и найти другие области для контроля или сокращения затрат. Или, если вы предлагаете новую разновидность продукта, вы можете использовать предыдущие сметы первоначального запуска продукта и исторические данные о производстве и продажах, чтобы оценить бюджет для нового продукта.

Источник первопричины

Вы можете положиться на ведомость затрат, чтобы найти и определить причину изменения прибыли, независимо от того, увеличивается она или уменьшается. Например, если ваше сырье подорожало, ваша прибыль может уменьшиться, если только в ведомости затрат не были обнаружены другие сбережения. Или, если ваши накладные расходы уменьшились из-за новых инвестиций в энергосбережение, ваша прибыль может увеличиться, если все остальные затраты останутся прежними. С помощью ведомостей затрат в масштабах всей компании вы можете определить, какие отделы в организации работают лучше, а какие нуждаются в повышении своей прибыльности.