Системы управления и контроля (MCS): примеры и советы

Основной проблемой для многих предприятий является успешное управление несколькими отделами, у которых очень разные обязанности. Чтобы объединить усилия многих команд в один успешный продукт или услугу, предприятия часто используют системы управления. Имея организованный подход к определению целей и измерению результатов, предприятия могут создавать унифицированные и высокопроизводительные рабочие места. В этой статье мы даем определение системам управления, разбираемся в их частях на реальных примерах и даем обзор советов по максимально эффективному использованию этих систем в вашей компании.

Что такое система управленческого контроля?

Система управленческого контроля (MSC) — это система, которую предприятия используют для понимания того, насколько успешно они достигают целей в области производительности, прибыльности или эффективности. Они постоянно измеряют эффективность бизнеса, чтобы предсказать, вероятен ли желаемый результат. Обычно бизнес-программное обеспечение или данные, собранные сотрудниками, используются для измерения прогресса в легко понятных показателях, таких как доллары, часы или единицы продукта.

Компании часто имеют отдельно управляемые отделы, каждый из которых имеет разные обязанности, которые необходимы для успеха всего предприятия. Системы управления и контроля предназначены для адаптации к каждому из этих отделов. В одной компании может быть сразу несколько систем управленческого контроля.

Система управленческого контроля помогает менеджерам понять, где необходимы улучшения в повседневных операциях бизнеса. Четкая обратная связь от системы должна указывать на конкретные препятствия, мешающие достижению целей, и предлагать разумные решения. В идеале такая обратная связь должна помогать предотвращать проблемы, а не диагностировать их постфактум.

Что включить в систему управленческого контроля

Существует несколько компонентов, из которых состоит система управленческого контроля. Вот пример различных частей, как они будут работать в небольшом бизнесе, таком как ресторан:

Четкие управленческие поручения

Чем крупнее компания, тем больше вероятность того, что в ней будут менеджеры с разными обязанностями. Важно понимать, над чем работает каждый отдел, чтобы каждый менеджер мог нести ответственность за достижение целей.

Пример

Владелец ресторана создает две управленческие категории: одну для кухни и одну для столовой. Шеф-повар является менеджером кухни, а менеджер по обслуживанию отвечает за столовую. Каждый из них имеет разные ежедневные и ежемесячные цели, наблюдает за разными сотрудниками и имеет разные бюджеты, но оба должны добиться успеха, чтобы ресторан был прибыльным.

Бюрократический контроль

Бюрократический контроль — это правила и руководящие принципы бизнес-операций, предназначенные для повышения эффективности и поддержания организации. Они определяют цепочку подчинения и делегируют обязанности внутри каждого подразделения операции. Хорошо продуманный бюрократический контроль отвечает на максимально возможное количество вопросов заранее, чтобы проблемы можно было решать упорядоченным образом. В системах управленческого контроля важно, чтобы вы установили бюрократический контроль на ранней стадии, чтобы сотрудники и руководство могли иметь общее представление о том, как должно выглядеть будущее.

Пример

Новый официант и новый линейный повар получают справочник, когда начинают работать. Некоторая информация одинакова, например, правила отпуска, история ресторана и правила поведения. Однако большая часть информации может отличаться из-за отдела, в котором они работают. У повара и официанта могут быть разные менеджеры, они могут работать в разное время и иметь разные ожидания. Из-за четкого бюрократического контроля сотрудники чувствуют себя хорошо информированными и готовыми выполнять обязанности, возложенные на них разными менеджерами.

Финансовый контроль

Финансовый контроль — это цели, которые бизнес устанавливает как необходимые для роста и прибыльности. Это могут быть, например, затраты на производство или доход от продаж. В системах управленческого контроля менеджеры внимательно следят за финансами, чтобы определить корректировки, необходимые для соответствия целям бизнеса.

Пример

И шеф-повар, и менеджер по обслуживанию имеют определенные финансовые цели для своих систем управления. Менеджер по обслуживанию стремится достичь целей по среднему чеку и выручке за ночь, а также следить за тем, чтобы затраты на оплату труда находились под контролем. Шеф-повар рассчитывает цены меню, которые поддерживают разумную стоимость продуктов и максимизируют прибыль, не отказывая слишком многим людям.

Контроль качества

Контроль качества гарантирует, что продукт или услуга предприятия соответствуют его собственным стандартам. Они следят за тем, чтобы происходящие продажи способствовали дальнейшему росту, оставляя клиентов и заказчиков довольными.

Пример

Менеджер по обслуживанию может попытаться поговорить с каждым столом один раз во время еды и просмотреть средние чаевые каждого официанта, чтобы убедиться, что гости получают хорошее обслуживание. Шеф-повар дегустирует блюда в течение всего вечера, чтобы убедиться, что повара готовят их должным образом, или может просмотреть онлайн-обзоры, чтобы узнать, как гости относятся к различным блюдам.

Нормативный контроль

Нормативный контроль — это поведенческие шаблоны, которые объединяют команду в ее подходе и отношении к целям. Они часто менее формальны, чем другие типы контроля, использующие числовые индикаторы успеха. Возможно, вы не сможете описать все аспекты поведения на рабочем месте в письменной форме, но вы можете поощрять определенные привычки, повторяя их. Следует учитывать два типа нормативного контроля:

• Командные нормы: это нормы, которые подразделения компании используют для достижения конкретных целей.

• Нормы организационной культуры: это нормы, которые определяют корпоративную культуру для всех сотрудников и отражают миссию компании или ее целеустремленность.

Пример

Это может быть нормой команды, что когда один повар объявляет себя больным, другой повар добровольно жертвует выходным днем ​​для команды. Это может быть связано с тем, что одному повару гораздо сложнее работать на двух станциях, чем одному официанту позаботиться о дополнительных столах. Нормой организационной культуры ресторана может быть то, что все сотрудники, повара и официанты приходят на работу на пятнадцать минут раньше, чтобы объединиться вокруг культуры своевременности и превосходства ожиданий.

Советы по управлению системами контроля

Если все компоненты системы управленческого контроля на месте, то ваш бизнес может чаще достигать поставленных целей и заранее прогнозировать трудности. Вот советы по максимально эффективному использованию ваших систем управления:

Делайте обоснованные сравнения

Собирая информацию для финансового контроля и контроля качества, подумайте, как извлечь из нее максимальную пользу. Ваш бизнес может пытаться выйти на новый уровень производительности, конкурировать с конкурентами или сосредоточиться на более эффективном производстве того же количества товаров. В каждом случае вам, возможно, придется адаптировать цифры, на которые вы ориентируетесь, чтобы подтвердить успех отделов.

Понимание отклонений от целей

Когда вы сталкиваетесь с отклонением от цели, вашей первой задачей должно быть определение причины. Вы можете не выполнить квоту или перевыполнить план продаж, но в обоих случаях цель системы управленческого контроля состоит в том, чтобы прояснить, в чем причина разницы.

Запланируйте исправление вариантов

Используйте свои идеи, полученные в результате анализа вариантов, для планирования будущего. Возможно, вы можете стремиться к увеличению продаж или понимаете, что нехватка расходных материалов, которую можно было избежать, повлияла на вашу производительность. Небольшое изменение в планировании может уменьшить количество ошибок и извлечь выгоду из успехов.

Повторите процесс

У вас могут быть отличные системы управленческого контроля, которые надежно управляют вашим бизнесом, но по-прежнему важно продолжать с ними работать. Если цены на материалы, которые вы заказываете, изменятся или сотрудники начнут работать больше сверхурочно, ваша прибыль может начать меняться. Оставаясь последовательным с внедряемыми системами, вы сможете быстрее и лучше ориентироваться в этих изменениях.