Периодическая и постоянная инвентаризация: в чем разница?

Все предприятия должны отслеживать, сколько запасов у них есть, чтобы прогнозировать спрос и избегать избыточных запасов. Для эффективного управления запасами компании могут использовать либо периодическую, либо постоянную систему инвентаризации. Каждая система имеет различные преимущества, поэтому, если вы отвечаете за выбор и внедрение системы инвентаризации для своей компании, важно понимать различия между ними. В этой статье мы сравниваем периодическую и постоянную инвентаризацию и объясняем, как выбрать то, что лучше всего подходит для вашей компании.

Что такое периодическая инвентаризация?

Периодическая инвентаризация — это метод обновления записей инвентаризации через регулярные промежутки времени, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально. В конце каждого периода вы физически подсчитываете запасы своей компании, чтобы определить количество, доступное для продажи. Все покупки записываются в учетную запись покупок, а затем перемещаются в учетную запись запасов после подсчета всех предметов. Затем вы можете применить этот баланс к началу нового периода.

Периодическая инвентаризация отслеживает количество доступных отдельных предметов, а также стоимость запасов или стоимость проданных товаров, хотя он не отслеживает покупки по каждой продаже. Вы можете найти стоимость проданных товаров, добавив начальный остаток запасов к стоимости покупки запасов, а затем вычтя конечный остаток запасов из этой суммы. Понимание себестоимости проданных товаров вашей компании может помочь вам получить лучшее представление о вашей доход за период, за который вы отслеживаете запасы.

Что такое вечный инвентарь?

Вечный инвентарь это метод, который постоянно отслеживает остатки запасов с использованием цифровых технологий в режиме реального времени. Обновления производятся автоматически при получении, продаже или возврате продукта и являются точными до тех пор, пока не происходит кражи или повреждения. Вечный система инвентаризации упрощает управление складскими запасами вашей компании, поскольку каждая покупка немедленно регистрируется и обновляется в базе данных.

Для постоянной инвентаризации программное обеспечение управляет доступным запасом. После каждой транзакции корректировки записываются через компьютерную систему торговой точки. Каждый элемент запасов хранится в отдельной книге с информацией о покупке предмета, стоимости проданных товаров и количестве на складе.

Каждый товар получает штрих-код или серийный номер, чтобы указать его происхождение и помочь определить, из какого заказа на покупку поступил этот товар. Штрих-коды также помогают определить, как долго товар находится на полке и где он хранится в настоящее время.

Подробнее: Что такое постоянная инвентаризация и как она работает?

Периодическая и постоянная инвентаризация: каковы преимущества и недостатки каждой из них?

Некоторые из преимуществ системы периодической инвентаризации включают в себя:

• Идеально подходит для небольших предприятий: периодическая инвентаризация подходит для предприятий, которые управляют небольшим объемом запасов, поскольку для подсчета всех товарно-материальных запасов не требуется много времени и для управления им требуется меньше сотрудников.

• Простота реализации: периодическая инвентаризация — это простая в использовании система, поскольку она включает в себя простые расчеты и всего несколько записей, включая количество доступных и проданных запасов.

• Снижение затрат: периодическая инвентаризация дешевле, чем постоянная инвентаризация, потому что она не требует специального компьютерного программного обеспечения, которому нужно обучать сотрудников.

К недостаткам периодической инвентаризации относятся:

• Выделенные рабочие часы: сотрудники должны вручную пересчитывать каждый предмет в инвентаре, что может помешать им более продуктивно использовать свое время и усилия. Это также может привести к более высоким эксплуатационным расходам, поскольку сотрудникам, возможно, придется проводить оценку запасов в нерабочее время и, следовательно, получать оплату за сверхурочную работу.

• Повышенная вероятность ошибки: люди допускают ошибки, такие как неправильный подсчет, неправильный ввод или неправильный расчет.

Для сравнения, вот некоторые преимущества системы постоянной инвентаризации:

• Мониторинг в режиме реального времени: система непрерывного инвентаризации подсчитывает запасы в режиме реального времени в рабочее время, что означает, что она устраняет необходимость закрывать магазины для физического подсчета запасов.

• Более точная: система непрерывного учета позволяет более точно отслеживать запасы компании, поскольку она хранит данные в электронном виде и более подробно.

• Простота выявления ошибок, связанных с инвентаризацией: в постоянной инвентаризации хранятся все данные инвентаризации, что упрощает обнаружение ошибок, связанных с инвентаризацией, таких как недостающая поставка.

• Индивидуальные транзакции: непрерывная инвентаризация хранит информацию об отдельных транзакциях, обеспечивая подробное представление о каждой проданной позиции.

К недостаткам постоянной инвентаризации относятся:

• Завышенные начальные затраты: множество специализированных компонентов, необходимых для настройки системы непрерывного инвентаризации, может сделать развертывание дорогостоящим. Технический характер системы этого типа, наряду с персоналом, необходимым для ее работы, также делает ее дорогостоящей в обслуживании.

В чем разница между периодической и постоянной инвентаризацией?

Хотя для управления запасами компании используются как периодические, так и постоянные системы инвентаризации, они различаются по частоте использования. Другие различия между периодической и постоянной инвентаризацией включают:

• Заключительные записи: Заключительные записи или записи, сделанные в конце отчетного периода, требуются в системе периодической инвентаризации, но не в системе постоянной инвентаризации.

• Себестоимость проданных товаров: вы можете использовать систему постоянного учета для более точного расчета стоимости проданных товаров, поскольку она обновляется после каждой продажи. Для сравнения, периодическая система инвентаризации рассчитывает стоимость товаров, проданных в конце отчетного периода.

• Метод: при периодической инвентаризации сотрудники физически подсчитывают доступные запасы, в то время как система непрерывной инвентаризации использует компьютерную систему для отслеживания доступных продуктов в режиме реального времени.

• Счета: Система постоянного учета регистрирует покупки в общей или инвентарной книге и обновляет запись подсчета единиц по отдельности. Система периодической инвентаризации добавляет запись о себестоимости проданных товаров только тогда, когда в конце отчетного периода происходит физический подсчет.

• Использование: вы можете использовать систему постоянной инвентаризации, чтобы подтвердить, соответствуют ли доступные единицы вашим записям, и вы можете использовать систему периодической инвентаризации, чтобы определить стоимость товаров, проданных за определенный период.

• Цена: система постоянной инвентаризации дороже в обслуживании и требует специального, обученного персонала и покупки соответствующего программного обеспечения. Система периодической инвентаризации дешевле в обслуживании и требует меньше работы.

• Ведение учета: Инвентаризационные записи регулярно обновляются для систем постоянной инвентаризации и периодически для систем периодической инвентаризации.

Как выбрать правильную систему инвентаризации для вашей компании?

Чтобы эффективно управлять запасами вашей компании, важно выбрать систему инвентаризации, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса. Если вы работаете в небольшой компании, вы можете рассмотреть возможность использования системы периодической инвентаризации, поскольку у вас не так много продуктов для подсчета. Это может помочь вам сэкономить деньги, которые вы можете лучше использовать в другом месте.

Для сравнения, система непрерывного инвентаризации — лучший выбор для крупных компаний, которым необходимо одновременно управлять большим количеством различных продуктов. Это может помочь вам собирать более точные данные и легче находить ошибки инвентаризации.

Еще одна вещь, которую следует учитывать, — это то, являются ли запасы основным компонентом вашей отрасли. Например, если вы продаете услуги больше, чем товары, вам может не понадобиться сложная система управления запасами. Возможно, вам будет легче подсчитать запасы, которые у вас есть, чем если бы ваша компания продавала только продукты.