Перерасход средств: причины и способы предотвращения

Руководители проектов создают планы для учета таких вещей, как материалы, рабочая сила и общие затраты на проект. Внезапные изменения, недопонимание или ошибки на этапе планирования могут вызвать сбои и привести к таким вещам, как перерасход средств, что ставит под угрозу рентабельность и эффективность проекта. Изучение того, как происходит перерасход средств, может помочь вам предотвратить возможные задержки или финансовые проблемы в будущих проектах. В этой статье мы объясним, что такое перерасход средств, его причины и как его предотвратить.

Что такое перерасход?

Перерасход средств — это когда компания несет избыточные расходы за пределами запланированного бюджета. Это создает дефицит первоначальной сметы проекта и его конечной стоимости. Перерасход может произойти в любой отрасли, но особенно часто это происходит в строительстве. Это связано с тем, что существует так много переменных, которые могут повлиять на проект, например:

• Стоимость материалов и доступность

• Стоимость доставки

• Пробелы в навыках

• Дизайн проекта

• Потребности в рабочей силе

• Изменения заинтересованных сторон

• Потребности в оборудовании

Причины перерасхода средств

Перерасход средств может происходить по многим причинам, включая административные проблемы, ошибки связи и неверные оценки. Вот некоторые распространенные причины:

Плохая связь

Коммуникация — важная часть планирования бюджета, поскольку она помогает всем членам команды понять потребности проекта в бюджетировании. Хорошая коммуникация означает установление четких ожиданий от проекта, обсуждение деталей и потенциальных проблем и предоставление обновлений по мере продвижения проекта. Это может помочь команде понять, почему произошел перерасход средств.

Если перерасход средств происходит из-за ошибки связи, важно обновить методы связи, чтобы гарантировать, что следующий проект не будет страдать от тех же проблем. Это может означать приобретение более эффективных средств коммуникации, проведение еженедельных совещаний по прогрессу или использование программного обеспечения для управления проектами.

Проблемы лидерства

Административные и производственные группы зависят от хорошего руководства, которое поможет им в реализации проектов и направит всех к более эффективным методам производства. Руководящая команда также помогает контролировать затраты, корректируя проект, когда происходят такие вещи, как превышение цены.

Часто проблемы с руководством, будь то в административной или производственной команде, приводят к тому, что проекты не соответствуют требованиям к бюджету или срокам. Проблемы могут включать в себя неудачи в общении, пробелы в лидерских навыках или недостаточную подготовку. Определите эти проблемы, проанализировав коллективные навыки руководства. Если вы обнаружите какие-либо пробелы, вы можете предложить обучение или обучение, чтобы улучшить их понимание и создать более квалифицированную и сплоченную команду.

Ошибки дизайна

Ошибка на этапе проектирования и планирования может привести к перерасходу средств из-за изменения потребностей проекта во время его выполнения. Ошибки проектирования могут включать в себя такие вещи, как использование неправильных материалов, назначение неправильных рабочих или заказ неправильного оборудования для работы. Сюда также входят недостатки, влияющие на целостность готового продукта, что часто приводит к необходимости полной переделки.

Сведите к минимуму ошибки проектирования, обновив программное обеспечение или процессы проектирования, улучшив взаимодействие между дизайнерами или изучив новые навыки проектирования, чтобы восполнить пробел в навыках.

Изменить заказы

Заказы на изменение или внезапные запросы на изменение материалов или процессов могут привести к перерасходу средств. Если руководитель проекта, супервайзер или другой член руководства решит, что определенные материалы, процессы или методы не работают, они могут издать приказ об изменении. Это может замедлить проект и иногда привести к превышению бюджета. Заказы на изменение могут серьезно повлиять на более масштабные проекты, поскольку крупномасштабное изменение может означать повторную покупку тысяч единиц материалов или оплату дополнительной работы.

Регулярно просматривая требования к проекту и отслеживая масштабы проекта на протяжении всего срока его действия, вы можете заранее выявлять входящие изменения. Это уменьшает влияние порядка изменения или, иногда, позволяет вам принять меры, чтобы полностью его избежать.

Управление сайтом

Целостность рабочей площадки может повлиять на бюджет и общее управление проектом. Управление площадкой важно, потому что оно укрепляет стандарты безопасности и качества и помогает команде избежать несчастных случаев. Хороший руководитель проекта ставит управление площадкой и безопасность на первое место в списке приоритетов при составлении плана и бюджета проекта. Без надлежащего управления сайтом могут возникнуть недопонимания между руководством, рабочими и клиентами.

Вы можете улучшить управление сайтом, наняв опытных руководителей проектов и руководителей. Коммуникация является важной частью управления сайтом, поэтому рассмотрите возможность предоставления коммуникационной платформы или программного обеспечения для проведения совещаний для команды и проведения еженедельных совещаний по обновлению информации. Встреча с менеджерами и лидерами проектов в начале и в конце каждого дня может укрепить параметры проекта и отслеживать прогресс.

Как не допустить перерасхода средств

Предотвращение перерасхода средств требует точного понимания требований проекта и принятия ряда превентивных мер. Вот несколько способов предотвратить перерасход средств:

1. Понимание требований проекта

Часто руководители проектов сталкиваются с проблемой понимания деталей требований проекта. Они могут быть незнакомы с материалами, процессами или оборудованием, что может привести к перерасходу средств или срыву проекта. Чтобы улучшить свое понимание, вы можете попробовать замедлить фазу планирования проекта или разрешить экспертную оценку ваших планов. Откладывание планирования проекта может обеспечить точное понимание требований проекта до принятия каких-либо финансовых обязательств или решений. Если вы не можете скорректировать этап планирования, попросите специалистов вашей компании или отрасли проверить план на точность и согласованность.

2. Проверьте возможности вендора

Для вашего проекта могут потребоваться сторонние поставщики для доставки материалов, оборудования или рабочей силы. На этапе планирования проекта важно изучить возможности поставщика, прежде чем нанимать его. Определите, действительно ли ваш поставщик может предоставить материалы или рабочую силу в рамках вашего проекта и бюджета. В зависимости от проекта некоторые поставщики могут не соответствовать вашим потребностям, и лучше знать это до начала проекта.

3. Используйте программное обеспечение для управления проектами на протяжении всего срока проекта.

Программное обеспечение для управления проектами помогает объединить всех, кто участвует в проекте, на одной платформе. С правильным программным обеспечением вы можете планировать бюджеты, требования к проекту, включая материалы и рабочую силу, общаться со всеми, кто участвует в проекте, и с клиентом, а также устанавливать сроки.

Программное обеспечение для управления проектами — это недорогое и универсальное решение для перерасхода средств. С его помощью вы можете планировать проекты на визуальной платформе, где каждый может общаться.

4. Следите за точностью и последовательностью проекта

Как менеджер проекта, вы контролируете проект от начала до конца и помогаете учитывать любые изменения. Это означает мониторинг требований проекта и прогресса на этапах производства и завершения для обеспечения точности, эффективности и качества. Следите за графиком проекта и учитывайте задержки или преждевременную доставку. Если возникает запрос на изменение, отслеживайте проект после его отправки, чтобы убедиться, что команда соответствует новым требованиям проекта.

5. Держите клиента или заинтересованное лицо в курсе

Клиенты или заинтересованные стороны имеют важную долю в проекте и ожидают в конце жизнеспособный, готовый продукт. Важно держать их в курсе вашего прогресса, чтобы предотвратить любые задержки, пока они наверстывают упущенное. Если заинтересованная сторона считает, что ее требования не выполняются, она может приостановить проект или запросить пересмотр. Чем чаще заинтересованная сторона получает обновления, тем меньше вероятность того, что она удивит команду приказом об изменении или остановкой. Держите своих заинтересованных лиц в курсе последних событий, общаясь с ними не реже одного раза в неделю.