Нисходящая коммуникация: определение, преимущества и способы ее использования

Создание эффективных систем связи может создать хорошо информированную и продуктивную рабочую среду. Когда серьезные изменения политики или важные знания должны быть доведены до сотрудников на всех уровнях компании, нисходящая коммуникация является способом эффективной передачи информации. В этой статье мы обсудим, что такое нисходящая коммуникация, чем она отличается от других стилей коммуникации, изучим ее преимущества и предложим шаги по ее эффективному использованию.

Что такое нисходящая коммуникация?

Нисходящая коммуникация — это акт передачи важной информации в компании или организации с более высоких уровней на более низкие уровни. Компании часто используют этот тип связи, чтобы четко определить реформы политики, делегировать важные задачи или информировать сотрудников об определенных изменениях в функциях или обязанностях и о том, почему они происходят.

Чаще всего этот тип связи является однонаправленным, позволяя менеджерам и руководителям передавать инструкции сотрудникам, не требуя ответа на информацию. Насколько эффективна нисходящая коммуникация и понимание сотрудниками передаваемого материала, часто могут напрямую влиять на эффективность и успех организации.

Как работает нисходящая коммуникация?

Одной из наиболее распространенных форм нисходящей коммуникации на рабочем месте является непосредственное общение менеджеров с сотрудниками. Это позволяет менеджерам передавать информацию и быть готовым ответить на любые вопросы сотрудников или прояснить некоторые аспекты новостей. Иногда менеджеры сами генерируют информацию или указания, а иногда инструкции могут исходить от старших менеджеров или совета директоров компании. Предприятия и организации также могут использовать другие формы нисходящей связи для обсуждения изменений или директив компании, в том числе:

• Отправка писем

• Написание информационных бюллетеней и заметок

• Выделение информации в руководствах или справочниках

• Проведение собраний сотрудников

• Создание изменений политики

Использование нисходящей коммуникации может обеспечить компании важные преимущества, в том числе лучшую координацию проектов, повышение морального духа компании и повышение индивидуальной производительности. Создание четких и лаконичных систем нисходящей связи с небольшой двусмысленностью может помочь максимизировать эти преимущества и помочь бизнесу развиваться и процветать.

Нисходящая коммуникация против восходящей коммуникации

Восходящая коммуникация противоположна нисходящей коммуникации, то есть это часто передача информации в компании или бизнесе с более низких уровней на более высокие уровни. Вот некоторые из основных различий между нисходящей и восходящей коммуникацией:

Желаемые цели

Желаемые цели для каждого типа коммуникации могут отличаться и меняться от компании к компании. Чаще всего целью нисходящей коммуникации является передача важной информации от менеджеров к сотрудникам без обратной связи или комментариев.

Однако восходящая коммуникация может различаться по своему использованию. Иногда восходящая коммуникация возникает в виде вопросов или опасений по поводу политики, проектов или ожиданий компании, а в других случаях это может быть запрошена обратная связь от руководителей и должностных лиц компании о деловой практике или недавних изменениях.

Реализация

Из-за различных причин, по которым используются восходящие и нисходящие коммуникации, компании и предприятия часто реализуют их по-разному. Нисходящая коммуникация, которая исходит от руководителей или менеджеров, часто требует уникальных источников передачи информации в зависимости от того, что передается вниз.

Например, если менеджеры делегируют проекты или задачи, одним из наиболее эффективных способов передачи этой информации являются личные обсуждения, телефонные звонки или электронные письма. Однако, если они пытаются сообщить о крупных реформах политики, может быть лучше информировать сотрудников с помощью служебных записок, информационных бюллетеней или собраний персонала.

Поскольку восходящая коммуникация часто начинается с разговора между сотрудниками и менеджерами, часто существует всего несколько эффективных способов передачи информации. Эти способы могут включать личные беседы с менеджерами, а также электронные письма или телефонные звонки различным руководителям или отделам компании.

Эффективность

Эффективность каждого типа общения часто зависит от нескольких факторов, включая тип общения, восприимчивость и двусмысленность. Для нисходящего общения менеджерам и руководителям может быть важно использовать наилучший стиль передачи информации, убедиться, что материал понятен, и выделить время для разъяснений или вопросов сотрудников. Это может помочь убедиться, что сотрудники слышат и принимают указания или изменения компании эффективно.

Для восходящей коммуникации возможно, что некоторые менеджеры или руководители могут предпочесть определенные типы коммуникации другим. Например, некоторые менеджеры могут предпочесть электронную почту личной беседе, чтобы иметь возможность вернуться к ней при необходимости. Также может быть важно быть прямым и недвусмысленным в своих отзывах или проблемах, чтобы помочь менеджерам и руководителям полностью понять любые проблемы компании и способы их решения.

Преимущества

Преимущества как нисходящей, так и восходящей коммуникации относительно схожи, включая повышение удовлетворенности сотрудников, разъяснение ролей в компании и повышение производительности. Однако для эффективного достижения этих преимуществ иногда может потребоваться комбинированное использование нисходящей и восходящей связи. Когда предприятия и организации используют нисходящую коммуникацию, им может быть полезно поощрять восходящую коммуникацию и обратную связь в ответ.

Это может позволить сотрудникам чувствовать себя услышанными компанией и может помочь руководителям понять любые проблемы компании, которые они могут решить, чтобы помочь бизнесу развиваться и совершенствоваться. Это также может помочь сотрудникам чувствовать себя вовлеченными в развитие компании и гарантировать, что любые крупные бизнес-переходы будут происходить беспрепятственно.

Как эффективно использовать нисходящую коммуникацию

Вот список шагов, которые помогут вам эффективно использовать нисходящую коммуникацию:

1. Тщательно изучите информацию

Независимо от того, создаете ли вы изменения или информацию самостоятельно или передаете ее от руководителей и совета директоров, важно полностью понять информацию, прежде чем передавать ее сотрудникам. Если решения принимают руководители, может быть полезно задать уточняющие вопросы, которые, по вашему мнению, могут задать вам сотрудники.

Также может быть полезно написать то, что вы планируете сказать или отправить сотрудникам, и попросить других менеджеров или руководителей прочитать информацию, чтобы убедиться, что ничего не упущено или упущено из виду.

2. Знайте лучший тип общения

Различные типы новостей или инструкций могут иногда требовать уникальных стилей общения. При принятии решения о том, какой тип связи лучше всего, может быть полезно изучить сложность информации. Если компания или организация вносит важные и глубокие изменения в политику, может быть полезно создать письменный документ или включить информацию в обновленный справочник для сотрудников. Это может позволить людям ссылаться на новые политики, если им когда-либо понадобится напоминание или полезное разъяснение.

Если вам нужно делегировать важные задачи или расширить обязанности сотрудника, может быть проще сообщить ему об этом посредством письменного сообщения, например, по электронной почте, или обсудить это лицом к лицу. Это может позволить им задавать вопросы, которые могут помочь уточнить инструкции и создать форму открытого общения.

3. Будьте честны

Если честно говорить о трудности или сложности изменений или инструкций компании, это может помочь сотрудникам ощутить чувство товарищества и преданность делу развития бизнеса. При использовании нисходящей коммуникации может быть полезно перечислить основные проблемы или проблемы, связанные с новостями, как сотрудники могут работать над их преодолением и как вы можете помочь с переходом.

Например, если происходит слияние двух отделов и у сотрудников появляются дополнительные обязанности, может быть полезно упомянуть, как вы узнали о сложной ситуации, а также объяснить, как меняются отдельные цели до завершения перехода и как вы сделать себя доступным для вопросов и обратной связи.

4. Выделите время для разъяснений и вопросов

Выделив время для разъяснений и вопросов, вы поможете сотрудникам почувствовать себя услышанными и позволите им полностью понять основную информацию, которой вы с ними поделились. Например, если вы используете личные беседы или встречи с персоналом, подумайте о том, чтобы выделить время сразу после этого для вопросов.

Если сразу ни у кого нет вопросов, может быть полезно проверить их позже, чтобы узнать, возникли ли вопросы. Если вы отправляете служебную записку или информационный бюллетень, может быть полезно установить рабочие часы, когда сотрудники могут обращаться к вам с вопросами об информации или изменениях.