Написание последующего электронного письма: советы, шаблон и пример

8 декабря 2021 г.

Если у вас была встреча с вашей командой, менеджером или клиентами, вам может понадобиться отправить корреспонденцию позже, чтобы побудить к действиям или просмотреть основные моменты обсуждения. Возможно, вам потребуется отправить последующее электронное письмо, чтобы четко указать, каковы следующие шаги или что было согласовано. Изучение того, как написать эффективное последующее электронное письмо, помогает развить ценные коммуникативные навыки.

Описание изображения

Последующий формат электронной почты

1. Сюжетная линия

2. Откройте свой первый абзац с благодарностью

3. Расскажите о своих интересах, целях и опыте

4. Выделите себя среди других кандидатов

5. Завершите своей подписью и контактной информацией

В этой статье мы обсудим компоненты последующего электронного письма и способы его написания.

Что такое последующее электронное письмо?

Последующая электронная почта — это тип деловой переписки, в которой участники благодарны за потраченное время, резюмируются обсуждаемые темы и указываются следующие шаги. Цель электронного письма после встречи будет варьироваться в зависимости от отрасли и вашего текущего карьерного пути. Например, вы можете использовать последующее электронное письмо, чтобы поблагодарить менеджера по найму после собеседования. Вы также можете использовать последующее электронное письмо, чтобы подвести итоги встречи с вашей рабочей группой. В последующем электронном письме можно обсудить следующие шаги с потенциальным клиентом после встречи по продажам.

Видео по теме: Полное руководство по дальнейшим действиям: после заявления о приеме на работу, собеседования и отсутствия ответа

Как написать последующее электронное письмо после встречи

1. Адрес электронной почты к соответствующему человеку или команде.

2. Поблагодарите получателя за встречу.

3. Включите обзор встречи.

4. Включите призыв к действию.

5. Закройте письмо.

6. Включите свою подпись.

1. Адресуйте электронное письмо соответствующему человеку или команде

Во-первых, определите, с кем вам нужно связаться. Вы можете отправить электронное письмо каждому участнику собрания или только определенному участнику. Если встреча была интервью или обсуждением с клиентом, вам нужно будет отправить электронное письмо только одному человеку. После собрания команды вы можете отправить групповое электронное письмо всем участникам.

Связанный: 20 способов начать электронное письмо

2. Поблагодарите получателя за встречу

Начните свое последующее электронное письмо с благодарности получателю за то, что он нашел время встретиться с вами. Это демонстрирует ваш уровень профессионализма и показывает человеку, что вы цените его время. Это также прекрасное время, чтобы поблагодарить их за ценную информацию или ресурсы, предоставленные на встрече.

3. Включите обзор встречи

Может быть полезно включить обзор встречи в тело письма. Это напоминает получателю о том, что обсуждалось. Дайте краткий обзор наиболее важных тем. Если вы сказали участникам встречи, что предоставите дополнительную информацию по теме позже, вы можете указать эти подробности в своем сообщении.

4. Включите призыв к действию

После того как вы напомнили получателю электронной почты об основных темах встречи, может быть полезно определить следующие шаги. Четко укажите действия, которые вы предпримете, и то, что ожидается от получателя. Используйте сильный призыв к действию, чтобы четко обозначить свое намерение. Если вы хотите запланировать еще одну встречу, спросите, когда они свободны. Если вы хотите, чтобы они рассмотрели вас для предстоящего проекта, предложите шаги, которые они могут предпринять, чтобы работать с вами.

5. Закройте письмо

Завершите письмо, поблагодарив получателя за то, что он нашел время снова встретиться с вами. Лучше всего завершать профессиональное последующее электронное письмо официальным завершением. Используйте такие фразы, как «Искренне ваш», «Еще раз спасибо за ваше время» или «Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами снова».

6. Включите свою подпись

Внизу письма укажите свою электронную подпись. Вы также можете указать свою контактную информацию, такую ​​как номер телефона и адрес офиса, чтобы получателю было легче связаться с вами, если у него возникнут дополнительные вопросы.

Связанный: Как написать профессиональное электронное письмо

Последующий шаблон электронного письма

Вы можете использовать этот шаблон в качестве руководства при составлении собственного последующего электронного письма:

дорогая [recipient name],

Я хочу поблагодарить вас за то, что вы нашли время встретиться со мной на [meeting date]. [Include one or two sentences that explain the overview of the meeting and its results.]

Я приложил дополнительную информацию, которую вы запросили, и я надеюсь, что вы найдете ее полезной. После того, как у вас будет время просмотреть это, я думаю, было бы полезно запланировать еще одну встречу. Я доступен в любое время в течение [availability]. Если у вас есть какие-либо вопросы до этого, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте или телефону.

Еще раз спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду возможности снова поговорить с вами в ближайшее время.

Искренне,

[Your name]
[Your contact information]

Скачать шаблон электронного письма с последующим сообщением
Чтобы загрузить шаблон в Документы Google, выберите «Файл» > «Открыть» > и выберите правильный загруженный файл.

Пример последующего электронного письма

Вот пример электронного письма после встречи с потенциальным клиентом:

Уважаемая мисс Эндрюс,

Я хочу поблагодарить вас за то, что вы нашли время встретиться со мной вчера. Я считаю, что встреча была очень полезной для того, чтобы больше узнать о компании, в которой вы работаете, и о своих обязанностях. Я очень впечатлен работой, которую вы и ваша команда делаете в Lyle Construction. Узнав о ваших трудностях с наймом, я считаю, что моя команда и я могли бы помочь вам найти квалифицированных сотрудников.

У нас есть большая база квалифицированных сотрудников, готовых к работе. Кроме того, мы можем предложить инструменты, которые помогут вам отслеживать сотрудников, регистрировать льготы и вести записи о занятости.

Я приложил запрошенную вами дополнительную информацию и надеюсь, что вы найдете ее полезной. После того, как у вас будет время просмотреть дополнительные данные, я хотел бы назначить еще одну встречу, чтобы сформировать предварительный план найма. Я доступен в любое время в течение недели с 1 августа. Если у вас есть какие-либо вопросы до этого времени, пожалуйста, свяжитесь со мной по электронной почте или по телефону.

Еще раз спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду возможности снова поговорить с вами в ближайшее время.

Искренне,
Джои Джонс
875-884-2733
jjones@staffingsolutions.net

Советы по написанию дополнительного электронного письма после встречи

Отправить письмо в течение 24 часов

Чтобы получатель помнил подробности встречи, полезно отправить последующее электронное письмо в течение 24 часов после даты встречи.

Включите описательную строку темы

Повысьте свои шансы на то, что получатель откроет ваше последующее электронное письмо, используя краткую и информативную строку темы. Включение такой информации, как ваше имя, дата встречи или название компании, поможет получателю легко распознать вашу электронную почту в своем почтовом ящике.

Пишите коротко

Чтобы сообщение было эффективным, ваше последующее электронное письмо должно быть коротким и простым. Ваше электронное письмо должно состоять из одного или двух абзацев и содержать только необходимую информацию. Это позволяет читателю просматривать содержимое и легко понимать сообщение.

Профессиональное электронное письмо после встречи показывает, что вы слушаете, планируете и ведете хорошие записи. Это также позволяет вам предоставить дополнительную информацию, которая может оказаться полезной для получателя. Вы можете использовать последующее электронное письмо, чтобы восстановить связь с кем-то после сетевого мероприятия, включить следующие шаги для проекта с вашей командой или добавить призыв к действию для потенциального клиента, чтобы использовать ваш продукт или услугу.