Начисленные расходы и кредиторская задолженность: ключевые отличия

Анастасия Инохоса

30 сентября 2021 г.

Анастасия Инохоса — опытный финансовый бухгалтер, получившая диплом Техасского университета A&M-Corpus Christi и Колумбийского университета. Работает в сфере здравоохранения более десяти лет.

Начисленные расходы и кредиторская задолженность являются важными счетами для бизнеса для учета его текущих обязательств. Оба счета признают обязательство выплатить долг, но между счетами есть ключевые различия. Они варьируются от того, как вы подошли бы к ним как к бухгалтеру, до их роли в выявлении состояния компании. Бухгалтеру, чтобы справиться с конкретными расходами и определить, должны ли они быть частью одного счета или другого, требуется некоторый опыт, чтобы все сделать правильно. В этой статье мы покажем разницу между начисленными расходами и кредиторской задолженностью и как можно определить, относится ли расход к той или иной категории.

Что такое начисленные расходы?

Самый простой способ учесть начисленные расходы — это платежи, которые компания должна кому-то за товары или услуги, которые они уже получили, но по которым не был выставлен счет. Начисленные обязательства отражаются в конце отчетного периода (обычно ежемесячно) и могут основываться на оценке или известной сумме. Оценки сторнируются в следующем периоде и либо начисляются снова (если счет все еще не получен), либо заменяются фактическим выставлением счетов (через кредиторскую задолженность).

К общим начисленным расходам относятся коммунальные услуги, заработная плата и оплата труда, а также услуги по уборке помещений. Эти расходы являются обычными, но могут быть выставлены только после закрытия отчетного периода. Поскольку компания знает, что у нее есть обязательство по оплате, она запишет начисление для признания долга.

Что такое кредиторская задолженность?

Самый простой способ представить себе кредиторскую задолженность — это товары или услуги, которые компания приобрела в кредит. Как бухгалтер, вы считаете эту кредиторскую задолженность текущим обязательством, поскольку кредитор требует оплаты в течение года после покупки. Задолженность признается в составе кредиторской задолженности при получении счета-фактуры.

Учет по методу начисления

Учет по методу начисления направлен на признание доходов или расходов по мере их возникновения, а не только тогда, когда денежные средства переходят из рук в руки. Учет по методу начисления использует начисления для признания доходов, которые были получены, но не выплачены, и для признания долгов, которые возникли, но не выставлены счета.

Признание начисленных расходов происходит в конце периода посредством так называемых «корректирующих проводок». Эти записи обычно заполняются в начале следующего месяца, но задним числом до последнего дня предыдущего месяца. Это делается для того, чтобы сотрудники по работе с кредиторской задолженностью могли дождаться прихода счета-фактуры, и в этом случае он будет записан на счет кредиторской задолженности. Начисление коммунальных услуг за июнь может быть завершено в течение первой недели июля, но в бухгалтерской книге оно будет датировано 30 июня.

В чем разница между начисленными расходами и кредиторской задолженностью?

Начисленные расходы и кредиторская задолженность являются обязательствами в балансе, которые представляют собой задолженность. Бухгалтеру, работающему в бизнесе, знание разницы между этими терминами может помочь определить, в каком счете регистрируется покупка.

Начисленные расходы — это задолженность, по которой компания не получила счет-фактуру. Это включает в себя обычные платежи, такие как коммунальные услуги или заработная плата, но также может включать нестандартные транзакции, за которые компания знает, что ей будет выставлен счет, и которые имеют существенную сумму для немедленной регистрации. Например, если вы купили новый копировальный аппарат, который был доставлен и настроен, но счет еще не отправлен. Начисленные расходы не оплачены. Расходы, оплаченные авансом, представляют собой расходы будущих периодов, которые являются активами на балансе.

Кредиторская задолженность — это задолженность компании, по которой она получила счет. Обычно это товары, купленные в кредит; однако предоплаченные расходы также обрабатываются через кредиторскую задолженность. В этом случае контракт, в котором указывается, что требуется предоплата, выступает в качестве резерва для счета-фактуры.

Большая разница здесь в том, что начисленные расходы не были оплачены и не поставлены в очередь на оплату из-за отсутствия счета-фактуры. Кредиторская задолженность обрабатывает текущие выплаты, в то время как начисленные расходы, по сути, являются оценками будущих выплат. Даже если вы всегда платите 1500 долларов за услуги по уборке, начисленные расходы в размере 1500 долларов по-прежнему являются оценочными, пока не будет получен счет, подтверждающий сумму расходов.

Отнесение текущих обязательств к кредиторской задолженности и начисленным расходам

Текущие обязательства представляют собой краткосрочные долги (со сроком погашения менее 12 месяцев), которые компания обязана выплатить. Учет всех текущих обязательств важен для предотвращения занижения расходов компании, что приводит к завышению чистой прибыли.

Кредиторская задолженность как текущее обязательство

Как правило, когда компания приобретает товары или услуги у поставщика, им предоставляется период, в течение которого необходимо оплатить эти товары или услуги. Кредиторская задолженность является текущим обязательством, потому что бизнес должен выполнить это обязательство до окончания льготного периода для оплаты. Этот период может варьироваться: некоторые поставщики предлагают всего 15 дней, а другие предоставляют 90-дневное окно для оплаты.

Некоторые поставщики, чтобы наладить отношения со своими клиентами и укрепить их доверие к платежеспособности клиента, могут предлагать скидки для предприятий, производящих платежи раньше или вовремя. Один из методов, который опытные бухгалтеры могут использовать для увеличения краткосрочного денежного потока, заключается в удлинении периода до наступления срока погашения кредиторской задолженности. Креативное управление этими учетными записями дает бизнесу большую подушку безопасности для ликвидных активов, но при этом может выполнять свои финансовые обязательства.

Начисленные расходы как текущее обязательство

Начисленные расходы относятся к текущим обязательствам, поскольку они являются краткосрочными обязательствами организации. Обычно существует задержка между признанием начисленных расходов и выплатой средств. Некоторые из наиболее распространенных примеров начисленных расходов включают в себя:

• Федеральные, региональные и местные налоги: налоги подлежат уплате сразу после окончания отчетного периода, но платеж, как правило, перечисляется позже.

• Гарантии: если бизнес предлагает гарантию на свою продукцию, он должен признать вероятные расходы, фактически не зная, каковы будут настоящие гарантийные расходы. Предприятие должно оценить гарантийное обязательство и сделать запись по методу начисления. Это отличается от других начислений тем, что бизнес может закончиться без гарантийных расходов. Тем не менее, он должен приложить усилия, чтобы признать вероятные расходы на основе прошлых требований.

• Процентные платежи: Предприятия, имеющие кредиты, должны начислять проценты по мере возникновения расходов. Если проценты выплачиваются одновременно с понесенными расходами, то запись по методу начисления не требуется. Например, ежемесячная выплата процентов не потребует записи по методу начисления. Однако ежемесячная выплата процентов на ежеквартальной основе потребует начисления. Когда начисляются проценты и когда они выплачиваются, зависит от условий кредита.