Как зашифровать файл Excel (по шагам)

8 апреля 2022 г.

Шифрование файлов — это практика, которая растет в геометрической прогрессии по мере того, как люди, предприятия и федеральные учреждения хранят больше информации на компьютерах. Профессионалы в различных отраслях используют такие программы, как Microsoft Excel, для создания электронных таблиц, таблиц и диаграмм, в которых хранится конфиденциальная информация, такая как финансы, продажи и история сотрудников. Если вы участвуете или планируете ввести поле, которое обрабатывает конфиденциальную информацию, с помощью таких программ, как Excel, может быть полезно понять процесс, необходимый для защиты файлов паролем и обеспечения их недоступности для неавторизованных лиц.

В этой статье мы обсудим, что означает шифрование файла в Excel, опишем случаи, когда уместно защищать файлы, и предоставим пошаговое руководство, которое поможет вам при шифровании собственной работы в Microsoft Excel.

Что значит зашифровать файл Excel?

Шифрование файла относится к процессу защиты конфиденциальных или личных цифровых материалов с использованием определенного ключа, обычно в виде пароля для повседневных целей, выбранного владельцем файла. Это форма безопасности, предназначенная для предотвращения доступа потенциально опасных лиц или организаций к информации, доступ к которой им не разрешен. Поскольку технологии продолжают развиваться, потребность в шифровании возрастает, поскольку люди, предприятия, правительства и организации хранят все больше своей конфиденциальной информации в цифровом виде. Хотя наиболее распространенной формой шифрования файлов является их защита паролем, другие методы включают закодированный текст и серию закодированных чисел, для проникновения в которые требуется ключ.

Когда шифровать файл Excel

Есть несколько случаев, когда вы можете захотеть добавить дополнительный уровень защиты к своим личным файлам. Вот некоторые из наиболее распространенных сценариев, в которых вы можете рассмотреть возможность шифрования файла в Microsoft Excel:

Персональная информация

Один из случаев, когда вы можете захотеть защитить паролем файл Excel, — это если у вас есть рабочий лист, содержащий конфиденциальную личную информацию о вас или других сторонах. Многие рабочие места используют такие программы, как Excel, для отслеживания контактной информации сотрудников, такой как номера телефонов, адреса электронной почты и домашние адреса. Отделы кадров могут использовать организационные инструменты, такие как Excel, для отображения платежной информации или истории, которая может включать банковскую информацию сотрудников. Шифрование может затруднить доступ хакеров или неавторизованных лиц к этим файлам.

Финансовые данные

Другой тип файла Excel, который вы можете зашифровать, — это любой файл, содержащий финансовую информацию. Для предприятий конкуренты могут попытаться взломать файлы, чтобы узнать прошлую финансовую историю и другие элементы, такие как продажи, прибыль, убытки и общий доход. Деловые практики, такие как инвестиции, партнерство и покупки, также чувствительны и могут выиграть от дополнительного уровня защиты в виде пароля или кода.

Юридическая история

Сохранение юридической истории и конфиденциальности информации является приоритетом для многих людей и компаний, поэтому важно шифровать электронные таблицы, содержащие такие данные. Хакеры могут иметь намерение найти информацию о законах и прошлых конфликтах, поэтому защита ваших данных с помощью пароля может помочь сохранить репутацию и успех вашей компании, бизнеса или личных средств к существованию. Примеры юридической истории, которую вы можете захотеть зашифровать, включают судебные процессы, явки в суд, аресты, испытательный срок, предупреждения, билеты, нарушения и любую другую частную юридическую информацию.

Как зашифровать файл Excel

Вот пошаговое руководство, которое поможет вам понять процесс шифрования файла в Microsoft Excel.

1. Откройте приложение Excel

Первым шагом к шифрованию файла Excel является открытие приложения Excel на вашем компьютере и переход к разделу «Файл» на верхней ленте экрана. Перейдите к «Информации», которая должна быть большой панелью с различными параметрами для изменения вашей книги, такими как «Проверить книгу» и «История версий». Прокрутите до параметра «Защитить книгу», где вы начнете процесс шифрования вашего файла.

2. Откройте «Защитить книгу».

Перейдя на вкладку «Защитить книгу», щелкните ее, чтобы открыть набор параметров в раскрывающемся меню. Перейдите в раскрывающийся список, чтобы найти, где написано «Зашифровать с помощью пароля». Здесь вы собираетесь ввести пароль, который защитит ваш документ Excel от любого, кто не знает требуемого кода.

3. Выберите пароль

Следующим шагом будет выбор пароля, которым вы хотите защитить файл Excel. При выборе пароля для любого приложения Microsoft важно выбрать тот, который вы, вероятно, запомните, поскольку Microsoft не может получить пароли, как вы могли бы с электронной почтой или учетной записью в социальной сети. Выбрав уникальный и достаточно надежный пароль для защиты от хакеров, запишите его в надежном месте, где при необходимости вы сможете сослаться на него в будущем.

4. Введите пароль для шифрования

После нажатия «Зашифровать с помощью пароля» программа предложит вам ввести новый пароль для защиты этого конкретного файла Excel. Введите новый пароль в соответствующее поле и нажмите «ОК». Затем Excel попросит вас повторно ввести пароль, чтобы подтвердить, что он совпадает и, следовательно, является правильным паролем, который вы намеревались ввести. Нажмите «ОК» еще раз, чтобы подтвердить пароль, который должен официально зашифровать ваш лист Excel.

5. Проверьте свой пароль

Следующим шагом при шифровании файла в Excel является запуск теста, чтобы убедиться, что рабочий лист защищен от внешних пользователей. Для этого откройте приложение Excel и перейдите к своим «Последним» файлам на боковой панели главного экрана. Найдите нужный файл и нажмите «Открыть», где программа должна попросить вас ввести пароль. Введите пароль, который вы выбрали для этого конкретного файла, и нажмите «ОК», чтобы узнать, предоставлен ли вам доступ или нет.

6. Сообщите пароль авторизованным сторонам

После шифрования вашего файла Excel последний шаг — убедиться, что все авторизованные стороны имеют к нему доступ с паролем, который вы назначили рабочему листу. Сообщая пароль, подумайте о том, чтобы сделать это лично или по защищенному каналу связи, например, в письменной записке. Вы можете попросить получателей проверить пароль, чтобы убедиться, что у них есть доступ к содержимому файла.