10 вопросов и ответов на собеседовании клерка на стойке регистрации
22 февраля 2021 г.
Вопросы, которые работодатель будет задавать во время собеседования на должность специалиста на стойке регистрации, скорее всего, будут специфичны для этой роли. Знание того, чего вам следует ожидать, и подготовка к обсуждению примеров с предыдущих мест работы — хороший способ обеспечить успешное собеседование. В этой статье мы собрали некоторые из самых популярных вопросов для собеседования на стойке регистрации с примерами ответов.
Чем занимаются администраторы на ресепшн?
Администраторы стойки регистрации выполняют различные административные задачи, помогая клиентам или посетителям компании. К основным обязанностям администратора ресепшн относятся:
Прием посылок
Раздача почты
Эффективное общение с клиентами и персоналом
Приветствие гостей
Заказ канцелярских товаров
Оформление документации
Доступ и безопасность
Администратор на стойке регистрации — это первое лицо из организации, с которым встретится гость, поэтому работодателю важно нанять кого-то, кто может представлять организацию в положительном ключе.
Общие вопросы на собеседовании на должность администратора
Работодатели, скорее всего, будут использовать примеры сценариев и попросить вас рассказать о ваших предыдущих ролях, чтобы понять, подходите ли вы для должности администратора. Ниже приведены некоторые из самых популярных вопросов для собеседования на стойке регистрации с примерами ответов, которые помогут вам подготовить свои собственные:
Как вы справлялись со стрессовыми ситуациями на предыдущих местах работы?
Можете ли вы рассказать о случае, когда вам приходилось иметь дело с расстроенным клиентом?
Что бы вы сделали, если бы человек позвонил и потребовал поговорить с кем-то, кто недоступен?
С каким софтом вы работали?
Как вы думаете, что портье приносит в компанию?
Как безопасно управлять общением в офисе?
Можете ли вы описать ситуацию, когда вам приходилось работать в режиме многозадачности?
Какие, по вашему мнению, самые важные качества, которые отличают отличного администратора?
Что вы делаете, чтобы оставаться организованным?
Готовы ли вы работать сверхурочно?
1. Как вы справлялись со стрессовыми ситуациями на предыдущих местах работы?
Работодатель должен знать, что вы умеете профессионально справляться с напряженными ситуациями с клиентами. Подумайте о прошлом опыте, когда вам приходилось сталкиваться с сильным стрессом, и помните об этих примерах, чтобы упомянуть их во время интервью.
Пример: «За годы работы в приемной я понял, что отличные навыки обслуживания клиентов являются ключом к решению стрессовых ситуаций. Сохранение спокойствия и уверенность в себе — важные качества, даже когда ситуация очень напряженная. Извинения также являются ключевым компонентом. в таких ситуациях люди могут быть очень понимающими, когда вы извиняетесь перед ними и объясняете ситуацию».
2. Можете ли вы рассказать о случае, когда вам приходилось иметь дело с расстроенным клиентом?
Работодателям нужен кто-то, кто останется профессионалом, даже когда клиент неприятен. Ваш ответ должен отражать вашу уверенность и профессионализм.
Пример: «Однажды мне пришлось иметь дело с агрессивным клиентом, который все время требовал, чтобы он поговорил с моим менеджером. Хотя этот человек был очень громким, я говорил ровным голосом, чтобы не обострять ситуацию. Я объяснил мужчине, что мой менеджер поговорит с ним, как только он выйдет из собрания, и предложит ему пока подождать в вестибюле. Мужчина согласился и даже успокоился».
3. Что бы вы сделали, если бы человек позвонил и потребовал поговорить с кем-то, кто недоступен?
Отличные навыки работы с телефоном необходимы для администратора. С помощью этого вопроса работодатель хочет увидеть, можете ли вы показать клиентам, что делаете все возможное, чтобы быть им полезными. Отвечая на телефонный звонок, вы должны доказать, что вы уверенно разговариваете по телефону, умеете переназначать звонки и делаете все возможное, чтобы быть полезным человеку на другом конце линии.
Пример: «Я бы сказал: «Мистер Беккер, мистер Этвуд сейчас на совещании, но как только он вернется, я сообщу ему, что вы звонили, и попрошу перезвонить. Он должен перезвонить». тебе к концу дня».
4. С каким программным обеспечением вы работали?
Работодатель, скорее всего, проверит, каким программным обеспечением вы владеете, с чем знакомы и о чем слышали. При этом работодатель получит представление о том, насколько легко вы сможете вписаться в организацию и потребуется ли вам обучение. Некоторое программное обеспечение, используемое администраторами на стойке регистрации, включает Microsoft Office, Google Sheets, Google Docs, Slack и Microsoft Calendars. Вы также должны быть готовы привести пример времени, когда конкретное программное обеспечение облегчало вашу работу.
Пример: «За пять лет работы в приемной я широко использовал Google Sheets, Google Docs и Microsoft Office. Я также использовал Slack для общения с остальными сотрудниками».
5. Как вы думаете, что портье приносит в компанию?
Работодателю нужен человек, который понимает, что роль администратора выходит за рамки административных задач. Ваш ответ должен отражать это знание. Постарайтесь доказать работодателю, что вы осознаете, как ваше поведение отражается на компании.
Пример: «Я понимаю, что как администратор, я первый человек, с которым контактируют клиенты. Соответственно, я стараюсь представлять организацию во всем, что я делаю, чтобы отражать ценности и культуру компании».
6. Как вы безопасно управляете общением в офисе?
Аккуратность – главное качество ресепшн. Этим вопросом работодатель хочет узнать, можете ли вы делиться информацией только с теми, кто должен ее знать.
Пример: «Когда клиенты задают мне определенные вопросы, я оцениваю, должен ли я предоставлять такую информацию и должны ли они ее знать. Я тверд, оставаясь при этом профессиональным и вежливым».
7. Можете ли вы описать ситуацию, когда вам приходилось работать в режиме многозадачности?
Работодатель должен знать, что вы можете справиться с очень загруженными днями и быть эффективным многозадачным, оставаясь при этом профессионалом для клиентов.
Пример: «На моей предыдущей работе мне приходилось ежедневно работать в режиме многозадачности, так как это была очень напряженная рабочая среда. Однажды в офисе было рекордное количество посетителей. У моего менеджера было 100 пациентов. В тот день я провел десять часов, проверяя людей и передавая им документы для заполнения. Мне приходилось планировать будущие визиты, обрабатывать платежи, отвечать на телефонные звонки и даже отвечать на любые вопросы, заданные посещающими пациентами. Несмотря на то, что я был очень занят, я оставался дружелюбным и профессиональным, делая уверены, что пациенты, ожидающие приема у врача, чувствовали заботу».
8. Какие качества, по вашему мнению, являются наиболее важными качествами отличного администратора?
Работодатель должен знать, что у вас есть свои приоритеты, когда дело доходит до этой работы. Отвечая на этот вопрос, укажите все важные качества, которые ищет работодатель.
Пример: «Я считаю, что отличный администратор — это тот, кто отлично справляется с многозадачностью. Кто-то, кто хорошо организован, внимателен к деталям и отлично общается. Другие важные качества включают отличные навыки общения по телефону и умение быть дружелюбным, оставаясь при этом профессионалом. “
9. Что вы делаете, чтобы оставаться организованным?
Ваш работодатель хочет не только узнать, как вы распланируете свой день, но и узнать, насколько вы организованы и насколько компетентны в своевременном выполнении своих задач.
Пример: «Первое, что я делаю каждое утро, — это выполняю задачи, требующие наивысшего приоритета. После этого я проверяю свою электронную почту и календарь, чтобы убедиться, что все в порядке, а затем я могу начать проверять свои дела. список.”
10. Готовы ли вы работать сверхурочно?
В определенных рабочих средах, таких как кабинет врача или адвоката, клиенты могут все еще ждать, чтобы войти после окончания рабочего дня. В этом случае работодатель должен знать, готовы ли вы остаться после оговоренных часов. Будьте честны, отвечая на этот вопрос.
Пример: «Я понимаю, что клиенты могут назначать встречи поздно вечером, но я не возражаю против сверхурочной работы. Я понимаю, что это часть работы».