Как выполнить анализ рисков в управлении проектами

Использование анализа рисков в управлении проектами означает выявление и подготовку ко всему, что может повлиять на проект. Люди во многих ролях и отраслях используют анализ рисков для планирования реагирования на потенциальные проблемы в своих проектах. Анализ рисков в управлении проектами часто позволяет выявлять проблемы до их возникновения и может помочь определить вероятность возникновения каждой проблемы. В этой статье мы даем определение анализу рисков в управлении проектами, объясняем его важность и обсуждаем, как проводить анализ рисков.

Что такое анализ рисков в управлении проектами?

Анализ рисков в управлении проектами — это структурированный мониторинг рисков, которые могут повлиять на сроки и качество выполняемого проекта и могут быть качественными или количественными. Анализ рисков определяет риски, оценивает вероятность их возникновения, намечает шаги, которые необходимо предпринять, чтобы избежать этих рисков, и определяет, как реагировать на них в случае их возникновения. Успех проекта часто зависит от качества анализа рисков, поскольку непредвиденный риск может иметь последствия в нескольких областях проекта.

Решение о том, следует ли использовать качественный или количественный анализ рисков, может зависеть от потребностей конкретного проекта. Вот определение каждого типа:

Количественный анализ рисков

Количественный анализ рисков — это статистическое исследование влияния риска на проект в целом. Он рассматривает различные результаты проекта путем численного расчета риска и его учета на этапах планирования. Количественный анализ рисков побуждает команды решать, как справляться с рисками в случае их возникновения. Измерение влияния потенциальных рисков помогает уменьшить неопределенность в отношении успеха проекта, способствуя созданию плана управления рисками. Этот метод анализа иногда требует специальных инструментов и занимает больше времени. Однако, как правило, он более объективен и точен.

Качественный анализ рисков

Качественный анализ рисков рассчитывает вероятность возникновения каждого риска. Это помогает команде определить, на каких рисках следует сосредоточиться, основываясь как на вероятности их возникновения, так и на том, насколько серьезно они влияют на проект. Качественный анализ рисков обычно включает организацию и классификацию рисков в виде матрицы, которая показывает вероятность, результат и влияние каждого риска на общий успех проекта. Этот метод быстрее, чем количественный анализ рисков, хотя и более субъективен.

Как выполнить количественный анализ рисков в управлении проектами

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы выполнить количественный анализ рисков для вашего проекта:

1. Определите потенциальные риски

Важно определить области потенциального риска для проекта, чтобы определить, какой метод анализа риска следует использовать. Прохождение каждого этапа проекта создает подробный список рисков и потенциальных результатов.

2. Соберите данные для оценки рисков

Используйте метод для сбора данных таким образом, который лучше всего подходит для вашего проекта. Один из методов заключается в опросе заинтересованных сторон, у которых есть опыт наблюдения за потенциальными рисками. Другой метод — анализ показателей прошлых проектов с использованием этих данных для расчета будущих рисков.

3. Рассчитайте вероятность риска и влияние

Определив вероятность риска, вы можете рассчитать его влияние на основе стоимости и вероятности его возникновения. Расчет финансовой стоимости каждого риска помогает определить приоритеты рисков, которые являются более вероятными и более дорогостоящими.

Используйте эту формулу для определения величины риска:

Значение риска = вероятность события x стоимость события

Например, представьте, что вероятность дождя в день вашего мероприятия составляет 45%, или 0,45. Перенос мероприятия в закрытое помещение обойдется вашему проекту в 20 000 долларов.

Используя формулу, стоимость дождя составляет 9000 долларов:

0,45 (вероятность события) x 20 000 долларов США (стоимость события) = 9 000 долларов США (величина риска)

4. Создавайте цели на основе данных

После расчета стоимости каждого риска используйте эти новые данные для определения целей проекта. Например, ваша команда может разработать бюджетную цель, специально предназначенную для того, чтобы избежать риска превышения бюджета из-за затрат на ресурсы.

Как провести качественный анализ рисков в управлении проектами

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы выполнить качественный анализ рисков для вашего проекта:

1. Создайте список рисков

Используйте несколько источников, таких как члены команды, заинтересованные стороны и эксперты проекта, чтобы создать список рисков, которые могут повлиять на ваш проект. Эти риски могут включать:

• Ограничения времени

• Погодные аномалии

• Расхождения в бюджете

• Кадровые вопросы

• Распределение ресурсов

• Объем проекта

2. Определить вероятность риска

Оцените потенциальные риски, созданные вашей командой, определив их вероятность. Качественный анализ риска обычно использует шкалу вероятности для этого шага. Например, присвойте каждому риску «высокий», «средний» или «низкий» рейтинг вероятности. Хотя это может быть трудно определить количественно, вы можете сделать оценку на основе других собранных вами данных. Например, если ваша команда завершила аналогичный проект в прошлом году, не нуждаясь в дополнительных ресурсах, вы можете сделать вывод, что вероятность того, что в этом году потребуются дополнительные ресурсы, «низка».

3. Разработайте матрицу

Выяснив вероятность, вы можете организовать риски в виде диаграммы или матрицы. Эта матрица записывает вероятность по шкале от низкой (0) до высокой (1) и измеряет интенсивность воздействия риска на проект. Использование матрицы может помочь вам систематизировать риски и может предоставить визуальное представление, помогающее в анализе.

4. Классифицировать риски

Размещение рисков в матрице дает вашей команде возможность классифицировать их дальше. Некоторые категории:

• Уязвимые области: У каждого проекта есть слабые места. Анализ рисков может привлечь внимание вашей команды к тем областям, которые необходимо усилить.

• Общие причины: Некоторые риски исходят из одной и той же области проекта. Например, перенос мероприятия в закрытое помещение и риск намокания оборудования — это два риска, которые связаны с погодными условиями.

• Уровни воздействия: различные риски могут оказывать более существенное влияние на проект в целом. Один риск может стоить компании 500 000 долларов, а другой — 400 долларов.

5. Внедряйте решения

После того, как вы проанализируете каждый риск на предмет его вероятности, воздействия и срочности, важно разработать план действий. Снижение рисков требует тщательного планирования, чтобы вся команда знала, что делать в случае возникновения определенного риска.

Почему анализ рисков важен в управлении проектами?

Вот несколько аспектов важности анализа рисков в управлении проектами:

• Поощряет прогресс: когда вы завершили управление рисками, ваш проект может двигаться вперед, ограничивая количество возникающих отклонений и неожиданностей.

• Сообщает о проблемах: знание потенциальных рисков позволяет вашей команде сообщать о проблемах и неудачах проекта заинтересованным сторонам.

• Делает риски управляемыми: анализ рисков создает возможности для подготовки вашей команды к тому, как справляться с проблемами, когда они возникают, уменьшая влияние на ваш проект.

• Сводит к минимуму ответственность: хотя продвижение проекта и снижение финансового воздействия рисков являются полезными результатами анализа рисков, это также приводит к снижению вероятности травм для тех, кто участвует в проекте.

• Соберите ресурсы. Раннее завершение анализа рисков показывает влияние на такие области проекта, как сроки и ресурсы. Это может помочь в принятии решений относительно количества или стоимости ресурсов.