Как сделать телефонный звонок об отказе в приеме на работу: руководство

Представители отдела кадров и менеджеры по найму обычно несут ответственность за уведомление об отказе в процессе найма. Телефонный звонок с отказом является распространенным способом подачи таких уведомлений и носит более личный характер, чем электронное письмо с отказом. Эти телефонные звонки важны для поддержания репутации вашей организации, и кандидаты часто ожидают получить эти звонки, если им не предложат работу. В этой статье мы обсудим шаги, связанные с проведением телефонных звонков с отказом, и дадим советы, которые помогут менеджерам по найму и представителям отдела кадров проводить такие звонки.

Что такое отказ по телефону?

Представители отдела кадров и менеджеры по найму проводят телефонные звонки с отказом, чтобы сообщить потенциальным кандидатам, что они не получили должность, на которую претендовали. Эти телефонные звонки часто представляют собой короткие разговоры из вежливости по отношению к кандидату, чтобы он не ждал получения информации, касающейся должности.

Как провести отказ по телефону

Есть несколько шагов, которые менеджеры по найму и представители отдела кадров часто предпринимают при телефонных звонках с отказом кандидатам, подавшим заявку или прошедшим собеседование на должности в их организации. Вот список общих шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сделать такие звонки эффективными:

1. Назовите себя

После того, как кандидат ответит на ваш звонок, сообщите ему, кто звонит, назвав свое имя, компанию, в которой вы работаете, и причину звонка.

Пример: Привет, Томас, это Энджи из Computer Science Innovators. Я звоню по поводу вашего недавнего заявления в нашей компании на должность торгового представителя программного обеспечения.

2. Поблагодарите кандидата

Представившись, поблагодарите кандидата за заявку и, если он уже это сделал, за собеседование. Это позволяет кандидатам чувствовать, что их больше ценят компании, в которые они подают заявки и проходят собеседование. Кроме того, выражение благодарности свидетельствует о вежливости.

Пример: Во-первых, я просто хотел поблагодарить вас за то, что вы нашли время подать заявку на вакансию и пришли на собеседование. Мы знаем, что ваше время ценно, и нам очень понравилась возможность познакомиться с вами в прошлую среду.

3. Доставьте сообщение

Поблагодарив кандидата, быстро переходите к донесению, что вы не предлагаете ему работу. Из вежливости по отношению к кандидату постарайтесь не заставлять его слишком долго интересоваться, предлагаете ли вы ему должность. Если ваша компания может быть заинтересована в том, чтобы в будущем они подали заявку на другую вакансию, обязательно укажите это в этой части телефонного звонка.

Пример: Мы решили не продвигать вашу заявку в настоящее время, но рекомендуем вам подать заявку на другие вакансии в нашей компании в будущем. На сайте нашей компании всегда есть актуальный список вакансий.

4. Решите, хотите ли вы указать причину отказа

Иногда полезно указать кандидатам причину, по которой они не получили должность. Признание ограниченных навыков в определенной области, которая имеет важное значение для должности, может помочь указать существенную причину отказа и позволить кандидату решить, следует ли ему продолжать занимать аналогичные должности или выбрать дальнейшее развитие своих навыков. Если причина отказа напрямую не связана с должностью, лучше просто указать, что вы отклоняете кандидата без объяснения причин.

Пример: К сожалению, мы решили продвигаться вперед с кандидатами, которые имеют более развитые навыки кодирования программного обеспечения, так как эта должность требовала обширных знаний конкретных языков кодирования.

5. Завершите разговор

Завершая телефонный звонок с отказом, укажите возможные следующие шаги, если таковые имеются, а затем еще раз поблагодарите кандидата. Некоторые возможные следующие шаги могут включать продолжение проверки открытия или ожидание открытия новых позиций.

Пример: Пожалуйста, следите за новыми вакансиями в нашей компании и еще раз благодарим вас за заявку на работу в нашей организации.

Советы по отклонению телефонных звонков

Есть много мягких навыков, связанных с проведением эффективных телефонных звонков с отказом. Вот несколько советов, которые могут помочь менеджерам по найму и представителям отдела кадров в проведении таких звонков:

Обратите внимание на свою формулировку

На протяжении всего телефонного звонка с отказом эффективные менеджеры по найму и представители отдела кадров должны тщательно подбирать слова, чтобы обеспечить позитивные отношения со всеми кандидатами. Это позволяет кандидатам чувствовать, что их ценят как личности и что вы уважаете их время, опыт и навыки. Чтобы помочь в достижении этой цели, ограничьте разговор темами, непосредственно связанными с заявлением конкретного кандидата, вместо того, чтобы упоминать других кандидатов или темы, не связанные с трудоустройством.

Поддерживать профессионализм

Чтобы сохранить профессионализм во время телефонного звонка с отказом, ограничивайте разговор темами, которые непосредственно связаны с отказом. Обращайтесь к кандидату таким образом, чтобы поддерживать формальность, чтобы кандидат знал, что вы основываете отказ на причинах, которые непосредственно связаны с бизнесом и должностью, на которую он претендовал.

Оставайся позитивным

Эффективные менеджеры по найму и представители отдела кадров могут отвечать по телефону с отказом, сохраняя при этом полезный и оптимистичный тон, что может создать у кандидата положительное впечатление о вас и компании, в которой вы работаете. Позитивность также помогает управлять реакцией кандидата на отказ, что в целом позволяет сделать телефонный разговор более продуктивным.

Держать его коротким

Старайтесь быть краткими в своих заявлениях во время телефонных звонков с отказом и не позволяйте разговору продолжаться после того, как вы доставили все сообщение. Это позволяет вам лучше поддерживать позитивный настрой, профессионализм и позволяет совершать большее количество телефонных звонков с отказом за более короткий промежуток времени.

Персонализируйте сообщение

Вместо того чтобы давать один и тот же отказ всем кандидатам, персонализируйте детали каждого телефонного звонка, чтобы включить конкретные ссылки на заявление кандидата, собеседование, навыки и опыт. Это помогает поддерживать позитивные отношения с кандидатом и признавать уникальные способности кандидата.