Как выбрать лучшие деловые приветствия для переписки
22 февраля 2021 г.
То, как мы передаем сообщение или информацию, иногда важнее самого сообщения. Важным фактором, влияющим на то, как будет воспринято ваше деловое письменное сообщение, является приветствие, которое задает тон остальной части письма. Выбрать наиболее подходящее приветствие сложно, потому что обычное приветствие может быть неуместным в официальных деловых ситуациях. Важно понимать, какие приветствия вы должны использовать в зависимости от сценария, чтобы построить лучшие деловые отношения.
В этой статье мы расскажем о нескольких методах выбора наиболее подходящих деловых приветствий.
Что такое деловые приветствия?
Деловое приветствие — это то, как вы приветствуете своего корреспондента при написании делового письма или сообщения. То, как вы обращаетесь к получателю сообщения, важно, так как это влияет на то, как сообщение будет воспринято, и создаст впечатление об отправителе.
Два примера, которые вы могли бы использовать, чтобы начать деловое письмо: «Уважаемый господин» или «Уважаемый господин». [name]», которые выражают формальность и уважение, но они, очевидно, не могут быть использованы во всех ситуациях. Ваш получатель может быть женщиной, и будут времена, когда вообще не будет имен для использования.
Заключительное приветствие также важно, так как оно может произвести сильное впечатление. Тон вступительного приветствия должен соответствовать заключительному приветствию. Вот несколько примеров:
Искренне,
С уважением,
С уважением,
Как выбрать деловое приветствие
Когда вы выбираете подходящее деловое приветствие, важно знать или получить как можно больше информации о человеке, с которым вы переписываетесь, и обращаться к нему по имени. Это, пожалуй, самый важный этап процесса, поскольку он устраняет все неточности или искажения и оставляет место для небольших вариаций.
Некоторые факторы, которые следует учитывать, могут включать:
Насколько вы знакомы с корреспондентом. Если вы хорошо знакомы с этим человеком, иногда может подойти имя.
Тип письма, которое вы пишете. Официальное деловое письмо требует официального приветствия.
Будь то письмо распечатано или электронная почта. Форматирование электронного письма может отличаться от печатного письма.
Еще одна важная вещь, которую следует учитывать при выборе подходящего приветствия, — это отсутствие известных контактов или имен. Неуместно отправлять деловое письмо, адресованное никому. В других случаях будут ситуации, когда имя известно, но вы не уверены в поле или статусе получателя. Приветствие, которое вы выбираете, должно отражать тон, который вы хотите передать. Вы можете быть формальным, уважительным, вежливым и дружелюбным, все зависит от контекста или сценария, в котором вы пишете письмо.
Деловые приветствия в различных сценариях
Есть несколько рекомендаций, которым следует следовать в различных ситуациях при написании деловых приветствий. Вот несколько примеров ситуаций, в которых вы можете оказаться, и приветствия, которые вы можете использовать в таких случаях:
Если у вас нет личного контакта
Запрос на работу без контактной информации
Профессиональный, но все же дружелюбный
Приветствия с именами и титулами
Приветствия с профессиональными титулами
Официальные деловые приветствия
Обращение к нескольким людям
Рекомендации по приветствию по электронной почте
Заключительное приветствие
1. Если у вас нет личного контакта
Есть несколько вариантов, которые следует учитывать, если у вас нет личного контакта с человеком, которому вы отправляете сообщение. Вы можете вообще опустить вступительное приветствие и просто начать первый абзац вашего сообщения, или вы можете использовать более неформальное обращение «Кому это может касаться», хотя это менее предпочтительно. Другие варианты включают «Уважаемый господин или госпожа» или просто «Здравствуйте» или «Приветствия».
Примечание об использовании «Для кого это может касаться:»
Он считается устаревшим и его следует использовать только тогда, когда нет других вариантов.
Вы должны написать всю строку с заглавной буквы и поставить после нее двоеточие.
Введите пустую строку перед первым абзацем вашего сообщения.
Перед отправкой сообщения убедитесь, что вы сделали все возможное, чтобы определить имя контакта. Это так же просто, как найти имена и должности на веб-сайте компании или позвонить, чтобы узнать по телефону. Личный контакт служит нескольким целям:
Проявляет инициативу.
Это показывает вашу заинтересованность в компании и получателя.
Это указывает на вашу креативность и способность решать проблемы.
2. Запрос о вакансии без контактной информации
Если вы отправляете запрос о приеме на работу и у вас нет имени или контактной информации конкретного человека, вы можете использовать одно из этих профессиональных деловых приветствий, чтобы начать свое сообщение, чтобы произвести хорошее первое впечатление на человека:
Уважаемый менеджер по персоналу
Уважаемый менеджер по найму
Уважаемые дамы и господа
Уважаемый менеджер по работе с клиентами
Уважаемый поисковый комитет
Уважаемый менеджер по подбору персонала.
Уважаемый комитет по найму
Уважаемый менеджер по персоналу
Уважаемый менеджер по персоналу
Уважаемый представитель отдела кадров
3. Профессионально, но дружелюбно
Как можно более быстрое установление взаимопонимания является важным элементом для создания успешных деловых отношений, и одно из приветствий, используемых, когда имя контактного лица неизвестно, — это просто «Приветствую». Это приемлемо в некоторых ситуациях, так как избавляет от формальностей и помогает при построении отношений.
4. Приветствия с именами и титулами
С именами и титулами правильное приветствие все еще может быть сложным, поскольку может быть несколько неизвестных, таких как пол или семейное положение.
Стандартное приветствие: «Дорогой [name]», что отражает профессионализм и выражает уважение. Это может показаться старомодным, но в целом более приемлемо, когда есть еще неизвестные.
Убедитесь, что имя написано правильно, так как неправильное написание имени в деловой обстановке, хотя и непреднамеренное, может указывать на небрежность или неуважение. Если пол неизвестен, самым безопасным приветствием будет просто назвать полное имя. Если пол известен, в типичном приветствии используется фамилия человека, перед которой ставится «Уважаемый мистер». или «Уважаемая госпожа». С женщинами: «Уважаемая госпожа». и “Уважаемая мисс” следует избегать, если вы не уверены в том, как они предпочитают, чтобы к ним обращались.
5. Приветствия с профессиональными титулами
Некоторые люди могут обидеться, если к ним не обращаются должным образом, поэтому убедитесь, что вы приложили все усилия, чтобы найти правильные названия. Если контакт имеет докторскую степень, правильное приветствие будет «Уважаемый доктор». с последующим их полным именем. Другие титулы, такие как раввин, профессор, судья, сенатор и пастор, могут быть написаны с использованием титула, за которым следует полное имя, например, «Дорогой профессор Сильвия Браун».
6. Официальные деловые приветствия
В формальной обстановке, когда вы знаете имя своего контактного лица, вот несколько рекомендуемых приветствий:
дорогая [name],
К [name],
Привет [name],
Если вы знакомы с контактом по имени, вы можете использовать его имя во вступительном приветствии. Однако в очень официальных отношениях имена должны включать «мистер», «миссис». или «мисс». с последующим их полным именем.
Если у вас уже сложились деловые отношения с кем-то или вы получили от него небрежное приветствие, вы можете небрежно ответить: «Привет! [name]” или “Привет [name]», так как это может быть способом наладить взаимопонимание. Однако использование этих приветствий в официальной деловой переписке, такой как рекомендательные письма, сопроводительные письма или письма-запросы, неуместно.
7. Обращение к нескольким людям
При написании нескольким людям в одном сообщении рекомендуется включать все имена по отдельности, разделенные запятыми. Например:
«Дорогой мистер Джон Смит, мистер Элвин Хоббс, мисс Сэнди Люкс и мистер Энтони Чепмен!»
Правильным деловым приветствием для супружеской пары будет: «Уважаемые мистер и миссис Джонсон».
8. Рекомендации по приветствию по электронной почте
Электронные письма часто воспринимаются как менее формальные, а сообщение «Привет! [name]” или “Здравствуйте [name]«Приветствие часто используется для установления контакта, что может быть чрезвычайно важно в деловой обстановке. Это может быть даже допустимо при холодном общении после того, как будет найдено имя адресата. Однако в качестве формы вежливости рекомендуется включить заявление о том, что представляет себя и указывает, как и где вы нашли имя контактного лица. Некоторые владельцы бизнеса могут предпочесть это приветствие в определенных отношениях, например, при регистрации нового клиента.
Вот пример того, как вы можете начать электронное письмо человеку, которого вы не встречали:
«Здравствуйте, Степан,
Меня зовут Алексис Уэйнрайт, и я представляю компанию «МИР». Я нашел ваше имя в справочнике членов правления…”
Подробнее: Как написать профессиональное электронное письмо
9. Заключительное приветствие
Заключительное приветствие так же важно, как и вступление, потому что это последнее впечатление, которое произведет читатель, а каждый хочет оставить хорошее впечатление.
Вот несколько формальных деловых приветствий при закрытии:
Искренне,
С уважением,
С наилучшими пожеланиями,
С уважением,
Искренне Ваш,
Эти закрытия обычно используются в официальных сообщениях или деловой переписке, такой как сопроводительные письма, где информация считается личной или, возможно, даже конфиденциальной. Заключительное приветствие должно соответствовать вступительному тону и содержанию корреспонденции. В зависимости от типа раскрываемой или обсуждаемой информации приветствие может быть изменено. Например, если ваше электронное письмо начинается со случайного «Привет! [name]а обсуждаемая информация была неформальной, подходит неофициальное закрытие.
Если вы находитесь в ситуации, когда уместно вести себя более неформально, убедитесь, что вы сохраняете уважение. В неформальной переписке есть несколько подходящих завершающих деловых приветствий, которые вы можете использовать:
Спасибо,
Спасибо,
Большое спасибо,
С уважением,
Неофициальные закрытия подходят для установившихся деловых отношений, когда связи уже установлены или находятся в стадии формирования. Идея состоит в том, чтобы выразить благодарность, а также сохранить уважение в дружеской и сердечной манере.
Подробнее: Как закончить письмо
Советы для хороших деловых приветствий
Вот несколько советов, которые вы можете использовать при написании деловых приветствий:
Знайте, чего следует избегать
Если есть какая-либо неопределенность в отношении конкретного делового приветствия, лучший подход — оставаться формальным или традиционным. Начинать сообщение со слов «Привет [name]” может показаться современным или модным, но, не зная респондента лично, это может быть воспринято как проявление неуважения.
Запомнить получателя и сообщение
Помните, что приветствие зависит от человека, которому оно адресовано, а также от характера переписки. Если вы начинаете с формального тона, лучше закончить на официальной ноте. Если вы сохраняете профессиональную и дружелюбную манеру, выберите подходящее дружелюбное завершение.
Используйте левое поле
Начните приветствие с левого края. Первое слово и все существительные в приветствии должны быть написаны с большой буквы. После приветствия поставьте двоеточие в деловом письме или запятую для меньшей формальности.
Закончите так, как начали
Сохранение постоянного тона как в начале, так и в конце делового приветствия показывает уважение к отношениям.