Как создать подпись для деловой электронной почты с 10 примерами
24 августа 2021 г.
Подпись электронной почты является жизненно важным элементом профессионального общения, поскольку она помогает правильно идентифицировать вас и вашу компанию.
В этой статье мы объясним, как создавать подписи для деловых писем, почему они важны, и приведем примеры, которые помогут вам написать свои собственные.
Описание изображения
Профессиональный формат электронной почты
Сюжетная линия
Приветствие
Тело
Закрытие
Подпись
Лучшие практики:
Определите свою цель, подумайте о своей аудитории, будьте лаконичны, откорректируйте свою электронную почту, соблюдайте надлежащий этикет и не забывайте о дальнейших действиях.
Что такое деловая подпись электронной почты?
Подпись деловой электронной почты — это блок текста, который вы устанавливаете для отображения в нижней части каждого электронного письма. Подписи также появляются в конце статей или сообщений на форуме. Цель электронной подписи состоит в том, чтобы идентифицировать контактную информацию и должность отправителя для клиентов, заказчиков или коллег.
Подписи электронной почты приносят пользу отправителю и получателю следующими способами.
Продажи и продвижение
Создает последовательность в брендинге
Обеспечивает ясность и последовательность в общении
Обеспечивает быстрый и легкий доступ к контактной информации
Как создать подпись для деловой электронной почты
Подпись деловой электронной почты помогает завоевать доверие получателя. Чувство доверия создает доверие между клиентами и коллегами, что может привести к повторным клиентам и более эффективной рабочей среде. Многие поставщики услуг электронной почты позволяют создавать электронные подписи, которые автоматически отображаются в конце каждого электронного письма. Некоторые позволяют создавать несколько версий, где вы можете выбрать, какая подпись будет отображаться онлайн. Чтобы создать эффективную подпись электронной почты, включите следующие элементы:
Начните с вашей контактной информации.
Свяжите свои социальные сети и веб-сайты.
Рассмотрите дополнительные визуальные элементы.
Добавьте информацию о конфиденциальности.
1. Начните с вашей контактной информации
Ваша электронная подпись — это презентабельный способ отображения вашей контактной информации. Он устанавливает вашу личность в вашей компании с получателем электронной почты и действует как индикатор ваших обязанностей. Кроме того, он позволяет получателю узнать, общается ли он с правильным человеком.
Стандартная профессиональная подпись электронной почты обычно включает:
Ваше полное имя
Должность
Название и адрес компании
Ваш корпоративный телефон, факс или мобильный номер
2. Свяжите свои социальные сети и веб-сайты
Социальные сети — это новейший способ связи с профессионалами на всех уровнях организации. Рассмотрите возможность добавления значков социальных сетей в свою подпись электронной почты. Это небольшие кликабельные элементы, которые ведут на ваши страницы в социальных сетях. Кроме того, рассмотрите возможность добавления своего веб-сайта. Это дает получателям электронной почты простой способ ответить на вопросы, которые могут у них возникнуть о ваших услугах. Добавление веб-сайта или портфолио имеет важное значение для предпринимателей, потому что это повышает осведомленность о вашем бренде и о том, что вы можете предложить.
3. Добавьте необязательные визуальные элементы
В то время как деловые электронные письма представляют собой просто черный текст, в электронных подписях обычно используется цветной текст, фотографии или логотипы. Фотографии с людьми на них, как правило, более эффективны. Выстрел в голову — отличный выбор для подписи электронной почты. Другие элементы включают анимацию, видео или продажи и рекламные ссылки. Эти элементы сделают вашу подпись запоминающейся. В некоторых случаях они увеличивают трафик на ваш сайт и улучшают продажи.
4. Добавьте информацию о конфиденциальности
Некоторые отрасли, такие как банковское дело и страхование, строго регулируются. Электронные письма, сообщающие личную информацию, должны содержать заявление об отказе от ответственности. В заявлении об отказе от ответственности обычно упоминается, что информация, содержащаяся в электронном письме, предназначена исключительно для определенного получателя. Проконсультируйтесь со своим руководителем или профессиональным юристом о требованиях любых заявлений об отказе от ответственности по электронной почте или уведомлений о конфиденциальности.
Примеры
Существует множество различных способов форматирования электронной подписи. Поэкспериментируйте с разными стилями, чтобы найти формат, соответствующий вашей бизнес-модели. Для подписей электронной почты в масштабах всей организации убедитесь, что они все согласованы друг с другом, создав рекомендации для сотрудников. Попробуйте воспользоваться услугой генератора или наймите графического дизайнера, чтобы создать подпись электронной почты, соответствующую вашему бренду.
Вот 10 примеров электронных подписей, которые вы можете попробовать:
Стандарт
Логотип
Фото
Фото и логотип
Призыв к действию
Стандарт со связанными социальными сетями
Фото, логотип, сайт в социальных сетях
Последняя запись в блоге
Отправлено с мобильного устройства
Информация о компании
1. Стандарт
Стандартная подпись электронной почты может использовать цвет для выделения важных областей, таких как имя, заголовок и веб-сайт.
Джанет Дэниелс
Графический дизайнер
Джанет Дизайнс, ООО
т: (717)-777-7777
w: janetdesigns.com
2. Логотип
Ваш логотип может быть размещен в любом месте подписи в зависимости от его формы и размера. Более широкие, более прямоугольные логотипы могут быть размещены под контактной информацией, а более квадратные или круглые логотипы аккуратно помещаются справа или слева.
[logo]Джанет Дэниэлс
Графический дизайнер
Джанет Дизайнс, ООО
т: (717)-777-7777
w: janetdesigns.com
3. Фото
Стандартное место для вашей фотографии, как правило, слева от вашей контактной информации. Вы также можете разместить его над или в центре под своим именем и должностью.
[photo]Джанет Дэниэлс
Графический дизайнер
Джанет Дизайнс, ООО
т: (717)-777-7777
w: janetdesigns.com
4. Фото и логотип
[photo]Джанет Дэниэлс
Графический дизайнер
Джанет Дизайнс, ООО
[logo]
т: (717)-777-7777
w: janetdesigns.com
5. Призыв к действию
Призывом к действию может быть одна строка текста с кликабельной ссылкой или графический элемент под вашей контактной информацией.
[photo]Джанет Дэниэлс
Графический дизайнер
Джанет Дизайнс, ООО
т: (717)-777-7777
w: janetdesigns.com
Скидка 50% на дизайны визитных карточек нажмите здесь
6. Стандарт со связанными социальными сетями
Значки социальных сетей могут появляться в любом месте. Некоторые выбирают конец контактной информации, другие предпочитают размещать их под своим именем и должностью.
Джанет Дэниелс
Графический дизайнер
Джанет Дизайнс, ООО
т: (717)-777-7777
w: janetdesigns.com
[social icon] [social icon] [social icon]
7. Фото, логотип, сайт в социальных сетях
[photo]Джанет Дэниэлс
Графический дизайнер
Джанет Дизайнс, ООО
т: (717)-777-7777
w: janetdesigns.com
[social icon] [social icon] [social icon][logo]
8. Самая последняя запись в блоге
[photo]Джанет Дэниэлс
Графический дизайнер
Джанет Дизайнс, ООО
т: (717)-777-7777
w: janetdesigns.com
[social icon] [social icon] [social icon]Блог: Как сделать подпись электронной почты заметной
9. Отправлено с мобильного устройства
Пока вас нет на рабочем месте, может возникнуть необходимость отвечать на электронные письма на телефоне. Электронные письма, отправленные на мобильные устройства, обычно содержат больше краткости и опечаток. Отправка подписи электронной почты возможна, но использование автоматически сгенерированного сообщения «отправлено с моего мобильного телефона» помогает поддерживать ваш профессиональный авторитет.
Пример подписи мобильного телефона:
Отправлено с мобильного устройства
М: (212) 222-3232
10. Информация о компании
[photo]Джанет Дэниелс
Графический дизайнер
Джанет Дизайнс, ООО
т: (717)-777-7777
w: janetdesigns.com[company achievement badges or logo]