Как внедрить моделирование бизнес-процессов за 5 шагов

Большинство предприятий постоянно ищут способы оптимизации различных организационных процессов, которые могут повысить вовлеченность сотрудников и удовлетворенность клиентов. Визуализация процессов может упростить определение шагов или областей, которые компании могут изменить. Моделирование бизнес-процессов — это распространенный метод визуализации, который можно использовать для улучшения различных процессов. В этой статье мы даем определение моделированию бизнес-процессов, обсуждаем различные типы и объясняем, как внедрить моделирование бизнес-процессов за пять шагов.

Что такое моделирование бизнес-процессов?

Моделирование бизнес-процессов включает в себя создание визуального представления, такого как график или диаграмма, для иллюстрации рабочих процессов, событий или действий в бизнесе. Целью моделирования бизнес-процессов является определение способов улучшения внутренних процессов, таких как производство изделия. Моделирование бизнес-процессов упрощает этапы процесса, чтобы руководство и другие лица, принимающие решения, могли их изучить. Компании используют моделирование бизнес-процессов, чтобы отразить текущее состояние своих процессов. Они также могут использовать это моделирование для определения будущего состояния после внесения изменений.

Список типов моделирования бизнес-процессов

Существует множество типов моделирования бизнес-процессов, в том числе:

Нотация моделирования бизнес-процессов

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) представляет собой график, который использует символы, линии и стрелки для представления рабочих действий. BPMN имеет стандартный набор символов, но компания может создавать свои собственные символы для обозначения шагов или действий, специфичных для ее процессов. Роль этих символов состоит в том, чтобы сообщать о ходе процесса. BPPN обычно легко понять, потому что они визуально показывают этапы процесса. Член команды должен иметь возможность взглянуть на BPPN и легко идентифицировать процесс, который он моделирует.

Диаграмма унифицированного языка моделирования

Диаграмма унифицированного языка моделирования использует UML для представления или визуализации программных систем. Диаграммы UML также используют символы и стрелки для представления частей бизнес-процесса. Бизнес может использовать диаграмму UML, чтобы показать процесс использования покупателем своего интернет-магазина для поиска, просмотра и покупки продукта. Диаграммы UML обычно измеряют поведение процесса.

Универсальная нотация процесса

Универсальная нотация процесса (UPN) — это диаграмма, которая моделирует происходящий процесс с помощью стрелок и флажков. Цель имени участника-пользователя — сделать процесс быстрее и эффективнее, показывая этапы процесса. Имя участника-пользователя фокусируется на том, что делает каждый блок, кто выполняет задачу каждого блока и когда они должны ее выполнить. Начальная стрелка переходит к первому флажку. После того, как член команды завершит и установит флажок, другая стрелка указывает на новое поле, содержащее следующий шаг процесса.

Блок-схемы

Использование блок-схемы позволяет бизнесу определять этапы процесса в последовательном порядке, что полезно для точного представления процесса от начала до конца. Блок-схемы позволяют компаниям иллюстрировать свои процессы, используя только один или несколько рабочих процессов на диаграмме. Блок-схема является одним из самых основных типов моделирования бизнес-процессов, потому что они просты и легко настраиваются в соответствии с различными потребностями.

Диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это блок-схема, которая показывает весь бизнес-процесс за определенный период времени. Основная цель диаграммы Ганта — проиллюстрировать, сколько времени требуется для завершения процесса, чтобы помочь смоделировать временную шкалу. Диаграммы Ганта делят процесс на задачи и подзадачи, а это означает, что они также могут показывать, сколько времени требуется для выполнения различных компонентов задачи. Бизнес может использовать диаграмму Ганта для моделирования процесса с коротким сроком выполнения.

Как внедрить моделирование бизнес-процессов

Вот пять шагов, которые помогут вам внедрить моделирование бизнес-процессов:

1. Определите области для моделирования

Вы можете начать с определения областей, которые нуждаются в улучшении в вашем бизнесе. При необходимости создайте список всех бизнес-процессов, а затем найдите те, которые могут потребовать вашего внимания. Например, если у вас есть интернет-магазин с медленным процессом покупки, вы можете смоделировать его, чтобы исключить шаги и упростить процесс покупки.

Попробуйте привлечь членов команды и сотрудников из других отделов, чтобы ваша модель была тщательной. Вовлечение сотрудников также может заставить их чувствовать себя более ценными в компании, и они могут с большей вероятностью принять изменения, которые являются результатом модели бизнес-процесса.

2. Выберите тип модели

После того как вы определили некоторые процессы, которые, по вашему мнению, могли бы выиграть от моделирования, вы можете выбрать тип модели. У вас есть несколько разных моделей на выбор, поэтому важно учитывать процесс, который вы хотите отобразить, и вашу общую цель. Например, если вы хотите улучшить процесс онлайн-покупок в своем бизнесе, вы можете выбрать диаграмму UML, чтобы отобразить типичный путь клиента к покупке.

3. Запишите шаги и цели

Как только вы выберете идеальную модель, вы можете шаг за шагом записать текущий процесс. Записывая каждый шаг перед добавлением его в модель, вы сможете тщательно рассмотреть и включить каждую часть. Постарайтесь сделать шаги максимально простыми, чтобы их понял любой, кто работает с моделью.

Вы также можете создать основную цель, которую вы надеетесь достичь с помощью модели процесса. Например, если процесс онлайн-покупок в вашем бизнесе идет медленно, ваша цель может состоять в том, чтобы ускорить его и повысить конверсию продаж.

4. Создайте модель

Теперь вы можете создать свою модель, чтобы проиллюстрировать свой бизнес-процесс. Хотя вы можете создавать модели бизнес-процессов вручную, может быть полезно использовать цифровые инструменты или программное обеспечение, чтобы модель было легко читать и интерпретировать. В зависимости от вашего процесса ваша модель может включать базовое описание процесса, временную шкалу, действия сотрудников или другие важные этапы.

5. Изучайте и используйте результаты

Используйте свою модель, чтобы определить любые области в процессе, которые вы могли бы улучшить, например, исключить шаги или уменьшить центр города между ними. Получите информацию от сотрудников, которые помогли создать модель, чтобы убедиться, что вы найдете все потенциальные неудачи или узкие места. Если можете, попробуйте оценить результаты, которые вы ожидаете от улучшения процесса, что может помочь мотивировать членов команды на внесение изменений.