Как включить и использовать отслеживание изменений в Excel

14 апреля 2022 г.

Если вы работаете с электронной таблицей Microsoft Excel с несколькими людьми, вы можете отслеживать изменения, которые вносит каждый из них. Инструмент «Отслеживание изменений» может быть полезен для сравнения исходного контента с обновленной версией, повышения производительности и прозрачности проектов вашей команды. В этой статье мы обсудим, как отслеживать изменения в Excel, и объясним, когда это может быть полезно.

Что делает инструмент «Отслеживание изменений»?

Команда «Отслеживать изменения» записывает изменения, внесенные в общую электронную таблицу. Вы можете использовать эту функцию, чтобы увидеть, кто вносит изменения и какие корректировки они вносят. Члены группы могут принять или отклонить изменения, а затем отключить команду, когда они будут готовы завершить работу над содержимым.

Например, член команды может добавить новый столбец в гистограмму, чтобы отразить новые данные. Надзорный орган может признать необходимость этого дополнения, когда он проверит его на фоне исходного документа и примет изменение.

6 шагов, чтобы включить «Отслеживание изменений» в Excel

Вот список шагов по включению инструмента «Отслеживание изменений» в Excel:

1. Откройте вкладку «Рецензирование» в книге.

Первый шаг — открыть новый рабочий лист или восстановить удаленный рабочий лист для обновления. Перейдите на вкладку «Обзор» рабочего листа, расположенную между вкладками «Данные» и «Просмотр». Вы можете найти эти вкладки на верхней ленте Excel.

2. Найдите на ленте функцию «Отслеживать изменения».

После того, как вы нажмете на вкладку «Обзор», вы увидите параметры для таких команд, как «Проверка», «Специальные возможности» и «Статистика». Найдите команду «Отследить изменения». Если он уже присутствует, вы можете перейти к использованию этой функции. Однако Excel автоматически отключает команду «Отслеживание изменений», поэтому она может отсутствовать, если вы не добавили эту команду раньше.

3. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку «Обзор», чтобы добавить «Отслеживание изменений».

Вы можете добавить эту команду, щелкнув правой кнопкой мыши на вкладке «Обзор». Эта задача создает два параметра: «Свернуть ленту» и «Настроить ленту». Выберите опцию «Настроить ленту».

4. Добавьте новую группу во всплывающем окне.

После нажатия на опцию «Настроить ленту» появляется всплывающее окно с двумя панелями. Перейдите на панель справа и установите флажок «Обзор». Обратите внимание, что нет соответствующего флажка для «Отслеживать изменения». Вы можете добавить этот флажок вручную, нажав кнопку «Новая группа» в нижней части панели.

При нажатии на эту кнопку создается новая группа. Любая новая группа автоматически получает имя «Новая группа (Пользовательская)». Вы можете найти эту новую группу под флажком «Чернила». Щелкните правой кнопкой мыши эту новую группу и выберите «Переименовать». Введите «Отслеживать изменения» в разделе «Отображаемое имя», чтобы вы могли присвоить этой группе более подходящее имя. Подтвердите это действие, выбрав «ОК».

5. Добавьте соответствующую команду в новую группу

Создав новую группу, вы можете добавить соответствующую команду. Перед переходом на левую панель убедитесь, что вы выбрали группу «Отслеживать изменения (настраиваемые)» на правой панели. Под левой панелью найдите раскрывающееся меню с надписью «Выбрать команды из». Измените выбор с «Популярные команды» на «Все команды».

Результатом этого действия является список всех команд Excel в алфавитном порядке. Прокрутите вниз, пока не найдете команду «Отследить смены (устаревшие)». Нажмите на эту команду, а затем нажмите кнопку «Добавить» между левой и правой панелями. Это действие добавляет команду в вашу новую группу «Отслеживание изменений (настраиваемая)». Подтвердите эти изменения, выбрав «ОК» в правом нижнем углу всплывающего окна.

6. Убедитесь, что инструмент «Отслеживание изменений» отображается правильно.

Как только вы закроете всплывающее окно, вернитесь на вкладку «Обзор». Вы можете подтвердить, что ваша группа «Отслеживание изменений» видна. Группа читается как «Отслеживание изменений», и прямо над ней находится инструмент «Отслеживание изменений (устаревшие)». Вы можете найти эту новую группу в самой правой части ленты «Обзор».

6 шагов, чтобы использовать «Отслеживание изменений»

Теперь, когда вы включили инструмент «Отслеживание изменений» в Excel, вот шесть шагов, как его использовать:

1. Включите инструмент «Отслеживание изменений».

Вы можете включить инструмент «Отслеживание изменений», сначала нажав на значок. Эта задача создает раскрывающееся меню только с двумя вариантами. Нажмите на опцию «Выделить изменения». Просмотрите появившееся диалоговое окно и найдите флажок «Отслеживать изменения при редактировании. Это также дает общий доступ к вашей книге». Установите флажок.

2. Выберите свои предпочтения

В том же диалоговом окне вы можете выбрать свои предпочтения для процесса отслеживания. Вы можете оставить параметры по умолчанию, для которых изменения вы хотите выделить, если вы не хотите делать свой собственный выбор. Обязательно свяжитесь со своей командой, чтобы все соавторы могли согласовать настройки.

Убедитесь, что вы установили флажок «Выделять изменения на экране», чтобы все изменения были видны. Подтвердите выбор по умолчанию или ваш индивидуальный выбор, нажав «ОК». Это приводит к появлению другого окна, в котором вас спрашивают, хотите ли вы сохранить книгу. Вы можете выбрать «ОК».

3. Внесите и просмотрите изменения по мере необходимости

После того, как вы выбрали свои предпочтения, вы и ваша команда можете вносить и просматривать изменения по мере необходимости. Например, член команды изменяет значение в ячейке. Эта ячейка отображает маленький синий треугольник в верхнем левом углу ячейки, что является признаком того, что кто-то внес изменения. После наведения курсора на ячейку вы увидите примечание, объясняющее, кто внес изменение и что это было.

4. Создайте отдельную таблицу для записи всех изменений

Если вы хотите создать новую электронную таблицу, в которой будут записаны все изменения, вы можете щелкнуть значок «Отслеживать изменения» и выбрать «Выделить изменения». В диалоговом окне установите флажок «Перечислить изменения на новом листе». Нажмите «ОК» для подтверждения. При этом создается новая электронная таблица, в которой подробно описаны все изменения, внесенные вами и членами вашей команды.

5. Сохраните исходный лист с новыми изменениями.

Вернитесь к исходному листу. Перейдите на вкладку «Обзор» и еще раз нажмите на значок «Отследить изменения». Выберите параметр «Принять/отклонить изменения». Выберите предпочтительные настройки для «Когда», «Кто» и «Где». Выберите «ОК».

Вы можете пройти каждое изменение отдельно. У вас есть возможность «Принять» или «Отклонить» каждое изменение. Вы также можете сразу выбрать «Принять все» или «Отклонить все» изменения, но может быть полезно проверять каждое изменение отдельно для точности. Электронная таблица автоматически сохраняется в зависимости от выбранных вами параметров.

6. Отключите инструмент «Отслеживание изменений».

Отключение инструмента «Отслеживание изменений» может быть полезно, если вы планируете завершить работу над электронной таблицей. Нажмите кнопку «Отследить изменения (предыдущие версии)» и выберите «Выделить изменения». Снимите флажок «Отслеживать изменения при редактировании. Это также дает общий доступ к вашей книге». Это позволяет вносить корректировки, не записывая их.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.