Руководство по гибкому графику работы
22 февраля 2021 г.
Некоторым сотрудникам может быть сложно совмещать работу и личную жизнь. Чтобы помочь, многие компании предлагают гибкий график работы, который может повысить производительность и эффективность, а также общую удовлетворенность сотрудников. В этих ситуациях гибкий график работы полезен как для работодателя, так и для работника.
В этой статье мы объясним, что такое гибкие графики работы, их виды, как ими управлять, а также преимущества и недостатки гибких графиков работы.
Связанный: 16 вакансий с гибким графиком
Что такое гибкий график работы?
Благодаря гибкому графику работы сотрудники могут выполнять задачи в то время, когда они чувствуют себя наиболее продуктивными, что может быть вне стандартного рабочего времени (с 9:00 до 17:00). Тип гибкого графика работы сотрудников варьируется в зависимости от предпочтений сотрудников и одобрения менеджера.
Общие типы гибких графиков работы, которые компании предлагают своим сотрудникам, включают:
Сжатый график рабочей недели
Работники, которым разрешено участвовать в сокращенной рабочей неделе, имеют возможность работать только четыре дня в неделю, а не пять. Они могут работать десять часов в день вместо восьми, что дает им три дня выходных. Некоторые работодатели позволяют сотрудникам выбирать, какие три дня они могут взять в отпуск, если компания работает по выходным.
Регулярный гибкий график
При работе по этому графику сотрудники могут приходить в офис раньше или позже обычного времени, если они отрабатывают необходимое количество часов. Например, сотрудник, который более продуктивно работает по утрам, может приходить в 7 утра и уходить в 16:00, что дает ему дополнительный час вечером.
Очень гибкий график
Этот график позволяет сотрудникам работать в соответствии со своим личным графиком. Они могут приходить в офис, когда им удобно, и уходить, когда им удобно. Сотрудники также могут работать из дома, если считают, что это более продуктивно. Многие работодатели, допускающие этот гибкий график, не требуют от сотрудников работать 40 часов в неделю, если они выполняют все свои задачи и сдают работу в установленные сроки.
Удаленное расписание
Сотрудники могут работать большую часть своего времени удаленно или полностью удаленно. Это означает, что они могут выполнять свою работу из дома или где угодно, пока они поддерживают постоянный контакт с сотрудниками и работодателями с помощью видео или телефонных звонков.
Как управлять гибким графиком работы
Управление гибким графиком работы повышает производительность сотрудников, если им правильно управлять. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы обеспечить эффективное управление гибким графиком работы.
Проведите встречу, чтобы обсудить новое расписание.
Начните работать по гибкому графику один день в неделю.
Планируйте свой рабочий график с учетом совещаний.
Запишите ближайшие сроки.
При составлении расписания помните о членах команды.
Сообщите все необходимые стороны вашего графика.
1. Проведите встречу, чтобы обсудить новый график
Прежде чем внедрять гибкий график работы, проведите встречу между сотрудниками и их руководителями, а также сотрудниками и другими членами команды. Во время этой встречи участники должны обсудить свой план работы в эти гибкие часы. Работодатели также могут использовать эту встречу, чтобы обсудить свои правила и рекомендации для сотрудников, участвующих в гибком графике.
Некоторые работодатели расширяют правила для сотрудников, например, регулярно уведомляют менеджеров о своем графике, следят за тем, чтобы они работали в офисе в определенные дни недели, и обещают постоянно соблюдать сроки. Они также могут ответить на любые вопросы сотрудников о гибком графике работы во время этой встречи.
2. Начните работать по гибкому графику один день в неделю.
Если вы хотите просто перейти на работу по гибкому графику, начните с ограниченного гибкого графика и постепенно переходите к обычному гибкому графику. Вы можете сделать это, работая по гибкому графику в течение одного дня в неделю.
День в начале или в конце недели, например понедельник или пятница, может обеспечить более плавный переход для сотрудников, членов команды и менеджеров. Каждую неделю или две продолжайте постепенно увеличивать количество гибких дней, пока не выработаете удобный гибкий график работы.
3. Планируйте свой рабочий график с учетом встреч
Если вы планируете новый гибкий график работы каждую неделю, попробуйте спланировать его в соответствии с вашими еженедельными встречами. Например, если у вас собрание в 16:00, убедитесь, что ваш гибкий график позволяет вам присутствовать на собрании в офисе, если только ваш руководитель не разрешит вам присутствовать на нем по телефону или видеосвязи. Это позволяет вам присутствовать на собраниях, которые требуют вашего участия или содержат важную информацию, которую вам нужно знать.
4. Запишите предстоящие сроки
При построении гибкого графика на неделю отмечайте крайний срок, установленный для каждого проекта на этой неделе. Это поможет вам быть уверенным в том, что вы знаете о каждом крайнем сроке, что может упростить планирование вашего графика, когда вы выполняете более напряженные или трудоемкие задачи в рамках проекта, где бы и когда бы вы ни чувствовали себя наиболее продуктивными.
Например, если у вас есть срок выполнения крупного проекта, и вы знаете, что более продуктивны в офисе утром, запланируйте выполнение более сложных задач в рамках этого проекта на раннее утро в офисе. Запланируйте выполнение более простых проектных задач дома во второй половине дня, если это одобрено вашим руководителем.
5. Не забывайте о членах команды при составлении расписания
Сложным аспектом работы по гибкому графику является сотрудничество с членами команды. Если вы решите работать по гибкому графику, предполагающему, что другие будут находиться в офисе, когда вы будете удаленно, регулярно консультируйтесь с ними, чтобы поддерживать совместную работу и продуктивность, особенно если вы работаете над групповым проектом. Вы также можете работать с ними, создавая гибкий график, чтобы убедиться, что вы находитесь в офисе, когда они несколько дней в неделю.
6. Сообщите все необходимые стороны вашего графика
Если ваш график регулярно меняется каждую неделю или вы решили уйти из офиса в удобное для вас время, постарайтесь уведомить об этом графике как руководителей, так и других сотрудников. Это помогает им оставаться в курсе, когда вы будете доступны.
Например, если сотруднику необходимо поговорить с вами и он планирует встретиться во второй половине дня, он может быть удивлен, обнаружив вас недоступным во второй половине дня, если вы решите уйти без предупреждения. Сообщите сотрудникам о своем отсутствии либо заранее, либо когда вы решите уйти. Это дает им время поговорить с вами перед тем, как вы уйдете, что может помочь им оставаться эффективными и вовремя в соответствии с их собственным графиком.
Преимущества гибкого графика работы
Работа по гибкому графику может дать много преимуществ, которые сделают сотрудников более заинтересованными и эффективными. Ниже приведены положительные аспекты участия в гибком графике работы:
Правильный баланс между работой и личной жизнью
Более эффективные поездки
Повышает моральный дух и вовлеченность сотрудников
Общие расходы компании могут снизиться
Поддерживайте правильный баланс между работой и личной жизнью
У многих людей насыщенная личная жизнь, включая друзей, семью и детей. Если вы проводите большую часть времени на работе, вам может быть сложно поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. Благодаря гибкому графику сотрудники могут планировать свой рабочий график с учетом своей личной жизни, чтобы удовлетворить оба набора потребностей.
Предоставление сотрудникам возможности поддерживать надлежащий баланс между работой и личной жизнью может привести к более расслабленному и продуктивному уму, что позволит отправлять проекты более высокого качества.
Более эффективные поездки
Поскольку рабочий день обычно длится с 9 до 17 часов, многие сотрудники в это время ездят на работу. Чтобы сделать поездку на работу и с работы более эффективной для сотрудников, они могут выбирать гибкий график, что позволяет им водить машину, когда пробки менее загружены. Это повышает безопасность сотрудников и позволяет им выполнять больше работы из дома, а не тратить это время на вождение в пробках.
Повышает моральный дух и вовлеченность сотрудников
Сотрудники, получившие больший контроль над своим графиком, будут чувствовать себя более преданными компании, поскольку она устанавливает доверие между ними и их руководителями. Это доверие может мотивировать их оставаться продуктивными, обеспечивая при этом качественную работу. Это также повышает их общий боевой дух и вовлеченность с компанией, что может привести к меньшей текучести кадров.
Вовлеченные сотрудники с высоким моральным духом также могут с большей вероятностью рассказать другим о гибком графике компании. Это привлекает в компанию других сотрудников, которые могут быть высококвалифицированными и впечатляющими кандидатами, что может значительно повысить эффективность компании.
Общие расходы компании могут снизиться
Если внедряется гибкий график работы, особенно удаленный график работы, стоимость различных предметов компании, таких как стулья, столы и другое оборудование, может снизиться, поскольку сотрудники редко находятся в офисе, чтобы использовать их. Также может быть реализована система совместного использования рабочих мест, которая позволяет одному сотруднику работать за столом, когда другой отсутствует, что экономит деньги компании на рабочих столах и предоставляет дополнительные офисные площади.
Недостатки гибкого графика работы
Хотя в гибком графике работы есть много положительных моментов, некоторые компании сталкиваются с проблемами при внедрении этих графиков. Ниже приведены общие недостатки для сотрудников, участвующих в гибком графике работы:
Трудности в сотрудничестве с сотрудниками
Меньше контроля со стороны менеджеров
Может ограничивать взаимодействие с клиентом
Доступно только для определенных сотрудников
Трудности в сотрудничестве с сотрудниками
Работа с членами команды с гибким графиком может быть сложной задачей, если они выполняют проекты в команде и полагаются на помощь других членов команды в этих проектах. Сотрудники могут попытаться решить эту проблему, выстраивая графики друг вокруг друга или общаясь по телефону или видеозвонкам.
Поддержание гибкого графика работы также может быть сложной задачей для руководителей и сотрудников. Сотрудникам может быть сложно связаться со своими руководителями с вопросами, если руководитель работает по другому графику или если они работают дома и не могут отвечать на сообщения.
Меньше контроля со стороны менеджеров
Руководителям может быть сложно поддерживать гибкий график работы, поскольку им может быть труднее контролировать работу, которую выполняют их сотрудники. Руководителям также может быть сложнее обучать и давать рекомендации сотрудникам, которые редко работают с ними в офисе. Сотрудники и руководители могут попытаться согласовать графики, или менеджеры могут потребовать, чтобы их сотрудники проводили определенное количество времени, работая в офисе.
Может ограничивать взаимодействие с клиентом
Для сотрудников, работающих с клиентами, может быть сложнее регулярно разговаривать с клиентами из-за гибкого графика работы сотрудника. Большинство клиентов работают по обычному графику с 9:00 до 17:00 и могут ожидать, что сотрудники встретятся с ними и поговорят с ними, когда это необходимо в это время. Эту проблему можно решить, поработав с клиентами заранее, чтобы предупредить их об изменении графика и попытаться изменить график в соответствии с их потребностями.
Доступно только для определенных сотрудников
Для сотрудников, которые в основном работают за компьютером на своем рабочем месте, может быть проще поддерживать гибкий график работы, поскольку они могут использовать свой компьютер дома или в любом удобном месте. Для других сотрудников, таких как медсестры, например, их работа редко может выполняться из дома или им может потребоваться работать в определенные часы, что затрудняет корректировку их графика.
Чтобы попытаться преодолеть эту проблему, сотрудники могут попытаться встретиться с руководителями, чтобы попытаться найти расписание, которое будет работать как с расписанием компании или отдела, так и с их собственным. Они также могут попросить поменяться графиками с другим сотрудником, который, возможно, захочет работать в другое время, если это возможно.