Как стать хорошим исполнительным спонсором за 6 шагов

14 октября 2021 г.

Успешный проект часто требует участия нескольких членов команды. Компании иногда используют роль исполнительного спонсора для координации командных проектов с корпоративными должностями. Если вы участвуете в бизнес-проектах, возможно, вам будет полезно узнать, как эта должность влияет на работу команды и как повысить свою производительность, если вы занимаете эту должность. В этой статье мы обсудим, что такое исполнительный спонсор, как быть хорошим исполнительным спонсором и типичные характеристики человека, добившегося успеха на этой должности.

Что такое хороший исполнительный спонсор?

Исполнительный спонсор — это руководитель высокого уровня, который наблюдает за идеей и реализацией проекта. Хороший исполнительный спонсор несет ответственность за успех проекта и согласовывает проект с миссией компании. Они присутствуют с самого начала проекта и подписывают концепцию проекта и анализ стоимости. Они также могут предлагать предложения по построению команды или графику, результатам или целям проекта. Вот некоторые обязанности исполнительного спонсора:

• Руководство проектным менеджером и командой

• Защита ресурсов с другими отделами

• Защитить важность проекта

• Безопасное финансирование

• Понимать и сообщать о приоритетах проектов в отделах

• Помогите решить проблемы

• Консультировать и поддерживать руководителя проекта

• Сообщайте о прогрессе другим коллегам на руководящем уровне

• Держите заинтересованные стороны в курсе хода проекта

• Помогите создать новые идеи для проектов и инициатив, которые ускорят развитие бизнеса.

• Контролировать успех своей команды и работу членов проектной команды

Как стать хорошим исполнительным спонсором

Хороший исполнительный спонсор — это человек, ответственный за проект и доступный для команды. Вот несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы стать хорошим исполнительным спонсором при спонсировании проекта или инициативы:

1. Установите ожидания

Как самый исполнительный участник проекта, ваша работа состоит в том, чтобы формировать ожидания и сообщать о них руководителю проекта и команде. Начните свой проект с четкого понимания ожиданий акционеров. Кроме того, уточните цели проекта, как этот проект может помочь в достижении целей компании и возможностей команды. Это может настроить менеджера проекта на достижение успеха, который хотят видеть все стороны.

Перед началом проекта найдите время, чтобы обдумать, чего вы хотите достичь, и поговорите с членами команды и руководством, чтобы получить хорошее представление о том, чего вы ожидаете от проекта. В ходе проекта вы можете ссылаться на эти ожидания при оценке обновлений. Вы можете помочь руководителю проекта не сбиться с пути и нести ответственность за общее видение проекта.

2. Свяжитесь с вашим менеджером проекта

Одной из ваших основных обязанностей является руководство менеджером проекта и обеспечение успешного выполнения проекта в соответствии с графиком и брендом. Менеджер проекта руководит всеми аспектами проекта, такими как члены команды, бюджет, поставщики и расписание. Чтобы иметь четкое представление о ходе проекта и о том, какие дополнительные ресурсы могут понадобиться команде, выбирайте и используйте эффективные способы коммуникации с руководителем проекта. Установление такой связи также может сэкономить время и нервы, если руководителю проекта понадобится помощь в решении каких-либо проблем.

Перед началом проекта найдите время, чтобы встретиться с вашим менеджером проекта и обсудить ожидания и стили общения, чтобы вы могли установить взаимопонимание. На протяжении всего проекта вы можете запрашивать регулярные обновления у менеджера проекта, чтобы узнавать о любых событиях, имеющих отношение к исполнительному уровню или акционерам.

3. Возьмите на себя ответственность за проект

Как исполнительный спонсор, вы являетесь самым высокопоставленным членом команды. Вы несете ответственность за идею проекта и действия ваших подчиненных. Успех проекта в конечном счете находится под вашим контролем. Хороший исполнительный спонсор осознает это и берет на себя ответственность за проект. Вы можете сделать это, постоянно получая информацию о проекте, давая советы и представляя проект перед другими руководителями или отделами.

Перед началом проекта установите его важность среди соответствующих групп и отделов. Это может помочь вам собрать необходимые ресурсы и установить требуемый уровень срочности. Во время проекта вы можете отстаивать любые принятые решения и брать на себя ответственность за любые неудачи с исполнительной командой и акционерами. Понимание того, почему случаются неудачи или ошибки, может помочь вам стать более способным и успешным в качестве исполнительного спонсора.

4. Доверяйте своему менеджеру проекта

Ваш менеджер проекта отвечает за большую часть проекта, включая операции, коммуникации, планирование и бюджетирование. Тем не менее, вы можете поддержать руководителя проекта и предоставить рекомендации. Доверьте менеджеру проекта выполнение своих обязанностей, в том числе уступку вам, если у него возникнут вопросы.

Время, потраченное на установление связи и ожиданий, может помочь укрепить доверие между исполнительным спонсором и менеджером проекта. Во время проекта вы можете поручить своему руководителю проекта выполнять его работу, но оставаться доступным для вопросов. Напомните менеджеру проекта, что ваша роль может повысить эффективность, когда вы помогаете отвечать на вопросы, чтобы ему не приходилось использовать метод проб и ошибок или тратить время на поиск ответа.

5. Поддержите свою команду

Во время проекта вы предоставляете ресурсы, финансирование и направление, которые необходимы вашей команде для достижения успеха. Вы представляете проект другим отделам, членам исполнительной команды и акционерам. Вы можете использовать свое положение руководителя, чтобы преодолевать препятствия внутри компании, которые руководитель проекта может не чувствовать себя комфортно. Кроме того, вы можете выступать за дополнительные ресурсы, такие как время или финансирование.

Перед началом проекта выясните, какую поддержку ваш руководитель проекта ожидает от своего исполнительного спонсора. Вы можете изучить, какие ресурсы им могут понадобиться и как проект соотносится с другими приоритетами компании. Эта информация может дать вам представление о том, что возможно в этом проекте. Во время проекта помните о проблемах проекта, связанных с ресурсами или давлением со стороны других отделов.

6. Поощряйте обратную связь

Запросите отзыв о вашем участии в проекте и о том, как улучшить свою работу. После завершения проекта назначьте встречу с руководителем проекта и предоставьте членам команды способ отправки комментариев. Этот отзыв может помочь вам понять, что помогло вашей команде, и как вы можете улучшить свою поддержку.

Перед началом проекта поговорите со своей командой об их ожиданиях от вашей роли. Если вы работали вместе ранее, вы можете обсудить прошлые проекты и их успех. После того, как вы закончите проект, вы можете запросить отчет об успехе проекта, распределении ресурсов и о том, как команда использовала ваши рекомендации для завершения проекта. Просьба об обратной связи также может помочь вам лучше понять других членов команды, чтобы вы могли лучше отстаивать их интересы в будущем.

Характеристики хорошего исполнительного спонсора

Вот личные качества хорошего исполнительного спонсора:

Хороший слушатель

Исполнительный спонсор слушает, чтобы понять потребности своей команды при выполнении проекта. Они могут соответствующим образом скорректировать ожидания и работать с менеджером проекта над перераспределением средств или ресурсов. Умение слушать помогает исполнительному спонсору быть в курсе и оставаться полезным для своей команды.

Образец для подражания и наставник

Хороший исполнительный спонсор консультирует своего менеджера проекта и других членов команды. Инвестиции в обучение и наставничество членов команды могут повысить ее продуктивность и уровень успеха. Это может обеспечить четкое направление и доверие, помогая команде работать быстрее и с более четкой целью для достижения общей цели.

наблюдательный

Наблюдательный исполнительный спонсор может видеть и интерпретировать значение различных моделей поведения. Такое поведение может указывать на нехватку ресурсов, путаницу в отношении цели проекта или выполнения проекта. Раннее распознавание этих признаков и понимание того, как с ними бороться, очень важно для хорошего руководителя-спонсора. Как человек, который в конечном итоге несет ответственность за успех проекта, важно, чтобы спонсор был достаточно наблюдательным, чтобы распознавать возникающие проблемы и решать их.

Стратегический

Исполнительный спонсор часто является человеком, создающим инициативы, которые выполняет их команда. Они используют стратегию для сравнения текущей эффективности бизнеса с будущими бизнес-целями. Руководители-спонсоры могут наблюдать за действиями своих конкурентов и других отделов, чтобы найти стратегические пути повышения эффективности компании. Они создают проекты, которые реализуют организационные инициативы и долгосрочные цели, чтобы гарантировать, что каждый проект достигает стратегической цели.

Коммуникативный

Исполнительные спонсоры — это продвинутые коммуникаторы, умеющие планировать проектные инициативы и сотрудничать с ними. Они могут выразить свое видение каждой новой инициативы и вдохновить своих коллег на осуществление изменений в своей компании. Они также выражают свои ожидания в отношении каждого элемента инициативы, сообщая их точно и полностью.

прогрессивный

Способный исполнительный спонсор является прогрессивным и дальновидным в своих идеях управления проектами. Они быстро адаптируются и выявляют тенденции внутри компании и отрасли, чтобы повысить производительность. Они ведут свою команду к изменениям и обновлению любых технологий, источников или методов, которые могут повысить эффективность и производительность. Это помогает им улучшать бизнес-операции и инициативы, сохраняя при этом бренд и производя впечатление на акционеров.

Влиятельный

Хороший исполнительный спонсор может оказывать влияние посредством общения и занимаемой должности. Убеждение может помочь им выдвинуть новые инициативы, заручившись поддержкой своих проектов. Они также могут использовать свое влияние среди руководства более высокого уровня, чтобы организовать ресурсы или изменить приоритетность своего проекта.