Как создать временную шкалу (с шагами, примерами и советами)
Графики, диаграммы и таблицы являются полезными устройствами для измерения прогресса или отображения информации. Временные шкалы — это основной и популярный метод отображения вех, целей и важных событий, происходящих в определенное время. Профессионалы могут извлечь выгоду из использования таких устройств, чтобы продемонстрировать достижимые ожидания и рекомендации по проекту. В этой статье мы рассмотрим преимущества создания временной шкалы, включая определение временной шкалы и три способа ее создания, а также советы по ее эффективному созданию.
Что такое временная шкала?
Временная шкала — это диаграмма, которая показывает важные события или вехи, происходящие в течение определенного интервала времени. События появляются в хронологическом порядке вдоль линии, обычно слева направо по горизонтальной линии. На этой диаграмме могут отображаться большие или малые периоды, но обычно они сосредоточены на конкретных моментах времени, когда происходят соответствующие события. Вы можете использовать временные шкалы для изучения истории, показывая, как и когда произошли важные события в прошлом, но вы также можете использовать их для отслеживания будущих вех проектов.
Преимущества создания временной шкалы
Создание временной шкалы может быть полезно в ситуациях, когда вам нужно визуальное представление последовательности событий. Рабочее место — одно из самых распространенных мест, где вы можете найти временные рамки, потому что они могут помочь командам отслеживать прогресс в достижении своих целей и оставаться сосредоточенными, чтобы вовремя выполнять вехи компании.
Например, если компания начинает новый проект, руководители групп или менеджеры могут создавать графики, показывающие, когда они должны завершить определенные части проекта. Руководство может использовать эти временные рамки для делегирования работы сотрудникам, что делает рабочий процесс более эффективным и помогает команде завершить проект вовремя. Другие способы использования графиков на рабочем месте включают в себя демонстрацию годового прогресса, управление самоотчетностью и выражение ожиданий.
Как создать временную шкалу
Вы можете легко создать временную шкалу всего за несколько простых шагов с помощью бумаги или компьютерной программы со специальными инструментами для диаграмм и графиков. Разнообразное программное обеспечение и шаблоны также доступны в Интернете. Поскольку эти диаграммы настолько просты, их легко настроить или изменить в соответствии с вашими потребностями, поэтому выберите носитель, который лучше всего подходит для вас. Вот три способа создания временной шкалы:
Создание временной шкалы из бумаги
Вот шаги для создания бумажной временной шкалы:
Определите свою цель. Начните с размышлений о том, чего вы хотите от своей временной шкалы. После того, как вы определились с целью, соберите материалы и проведите необходимые исследования.
Возьмите письменные принадлежности и бумагу. Для быстрой работы подойдет карандаш или ручка и бумага. Для более крупных проектов или презентаций рассмотрите плакаты и маркеры, чтобы сделать временную шкалу достаточно большой, чтобы ваши коллеги могли ее прочитать.
Проведите прямую линию поперек страницы. Линейка может быть полезна для аккуратного ведения линии. Не забудьте подумать о расположении линии, прежде чем рисовать маркерами или ручками, которые нельзя стереть.
Укажите свой период времени. Напишите интервалы времени, которые измеряет ваша диаграмма. Например, если вы измеряете с марта по сентябрь, напишите название каждого месяца через равные промежутки вдоль линии.
Отметьте важные даты и объясните. Для каждого события или цели проведите линию к соответствующему времени, когда оно произошло или должно произойти. Напишите точную дату или приблизительную оценку и кратко объясните событие или цель.
Настроить. Используйте цвета, границы и формы, чтобы настроить временную шкалу. Это может помочь читателю дифференцировать информацию и сделать диаграмму более привлекательной.
Создание временной шкалы с помощью Google Document
Эти шаги могут помочь вам создать временную шкалу с документами Google:
Определите свою цель. Как и в случае с бумажной временной шкалой, прежде чем начать, подумайте о цели вашего проекта, а затем соберите информацию, необходимую для создания диаграммы.
Откройте программу. Найдите значок Документов Google на своем компьютере. Когда вы нажмете на нее, откроется новый пустой документ.
Установите ориентацию страницы на альбомную. Вам нужно как можно больше места для вашей временной шкалы. Поскольку документы Google по умолчанию настроены на книжную (вертикальную ориентацию), вам придется изменить ориентацию страницы на альбомную (горизонтальную ориентацию). Нажмите на меню «Файл» в документе Google, затем выберите «Параметры страницы».
Откройте инструмент рисования. Вы можете использовать инструмент рисования, который также является средством создания диаграмм Google, для создания временной шкалы. Встроенный инструмент позволяет пользователям рисовать линии, управлять текстом и фигурами, а также добавлять цвета. Чтобы начать, щелкните меню «Вставка» в документе. Выберите параметр «Рисование», а затем нажмите «+ Новый», чтобы открыть пустой холст, который появится поверх вашего документа.
Создайте свою временную шкалу. На верхней панели инструментов холста для рисования нажмите кнопку раскрывающегося списка рядом с инструментом «Линия», затем выберите параметр «Стрелка» в раскрывающемся списке. Затем, начиная с одного конца холста, щелкните и перетащите линию по горизонтали, чтобы создать основную временную шкалу. Чтобы разместить стрелки на концах линии, щелкните значок «Начало линии» на панели инструментов, а затем выберите тип стрелки в раскрывающемся меню.
Добавьте события временной шкалы или задачи проекта. Щелкните инструмент текстового поля в рамке «T», щелкните область выше или ниже горизонтальной линии, затем введите время или событие. Перетащите угол или сторону поля, чтобы изменить размер и положение текстового поля по мере необходимости. Скопируйте и вставьте первое текстовое поле, чтобы дублировать стиль и формат. Затем отредактируйте текст по мере необходимости. Чтобы связать задачи или события с их временными точками с помощью вертикальных линий, сделайте это, вернитесь к инструменту «Линия» на панели инструментов, затем выберите «Линия» из вариантов.
Сохраните свою временную шкалу. Нажмите синюю кнопку «Сохранить и закрыть» в правом верхнем углу, чтобы добавить временную шкалу в документ Google. Если вам нужно вернуться на холст для рисования, чтобы внести изменения, просто дважды щелкните временную шкалу.
Создание временной шкалы в Microsoft Word
Эти шаги могут помочь вам создать временную шкалу в Microsoft Word:
Определите свою цель. Как и в случае с бумажной временной шкалой, прежде чем начать, подумайте о цели вашего проекта, а затем соберите информацию, необходимую для создания диаграммы.
Откройте программу. Найдите значок Microsoft Word на своем компьютере. Когда вы нажмете на нее, откроется новый пустой документ.
Найдите вкладку «Вставка» и выберите «SmartArt». В верхней части документа найдите вкладку «Вставка» и нажмите на нее, затем выберите параметр «SmartArt». Откроется диалоговое окно.
Выберите «Процесс», затем макет временной шкалы. В левой части диалогового окна нажмите «Обработать» и выберите макет временной шкалы из списка.
Введите вашу информацию. В текстовом поле введите информацию, которую вы хотите поместить в каждую часть временной шкалы. Это может быть каждое важное событие или веха и дата, когда это произошло или должно произойти.
Сохраните файл. Найдите опцию «Сохранить» или «Сохранить как». Назовите свой файл и сохраните его в папке на вашем компьютере.
Шаблон временной шкалы
Ваша временная шкала будет уникальной для вашей цели и информации, но большинство временных шкал выглядят одинаково, поскольку они следуют основному шаблону. В зависимости от того, сколько деталей вы хотите отобразить, вы можете адаптировать базовую временную шкалу в соответствии со своими потребностями. Чтобы помочь вам понять, вот шаблон временной шкалы в самом простом формате:
[Title stating the purpose of timeline]
[Date: first milestone overview]
[Date: second milestone overview]
[Date: third milestone overview]
[Date: milestone overview]
Пример временной шкалы
Вот пример временной шкалы проекта, чтобы дать вам представление о типе информации, которую вы можете включить:
Проект умного гаража
15.06.2021: сбор информации о требованиях к сети, безопасности и Интернету.
01.07.2021: Подписание контрактов с подрядчиками и поставщиками для сети и строительства
01.08.2021: Начало строительства, разработки приложений и создания сети
01.09.2021: Установите световые панели над парковочными местами и переведите приложение на приемочное тестирование пользователями.
01.10.2021: Торжественное открытие
Советы по созданию временной шкалы
Когда вы создаете временную шкалу, вы можете сделать ее простой, но есть несколько полезных советов, которые помогут вам сделать информативную и полезную временную шкалу:
Четко определите, что вы хотите показать на временной шкале. Подумайте об этом и примите решение до того, как начнете составлять временную шкалу. Подумайте о том, чтобы набросать его, прежде чем начать.
План структурная декомпозиция работ (WBS). Процесс разбивает большой проект или цель на более мелкие, более управляемые части, которые вы можете разумно оценить и назначить командам.
Будьте конкретны в отношении периода времени, который вы используете. Убедитесь, что это охватывает все события, которые нужно включить, будь то временная шкала всего проекта или только его части.
Используйте зигзаги или ломаные линии, чтобы показать пробелы. Это полезно, если в определенные моменты есть перерывы с небольшой активностью.
Используйте изображения для иллюстрации событий. Это делает временную шкалу более визуально интересной, а также может помочь сделать ее более запоминающейся.
Используйте визуальные эффекты, такие как цвета и границы, экономно. Использование большого количества визуальных элементов или цветов может утомлять или отвлекать, поэтому убедитесь, что результат четкий и понятный.
Выделяйте только самую важную информацию и события. Включите основные вехи в свою временную шкалу и делайте описания краткими и четкими.
Дайте временной шкале четкое название. Это проясняет, о чем идет речь, и облегчает понимание другими.
Спросите об обратной связи перед презентацией. Если вы планируете представить временную шкалу на собрании или мероприятии, попросите коллегу или руководителя оставить отзыв, чтобы убедиться, что временная шкала эффективна и включает всю необходимую информацию.
Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.