Как создать шаблон управления рабочей нагрузкой за 9 шагов
14 октября 2021 г.
При работе над несколькими проектами полезно расставить приоритеты задач и упорядочить их в визуальной электронной таблице, чтобы вся ваша команда могла видеть предстоящие задания. Шаблоны управления рабочей нагрузкой также могут помочь вам распределить задания между членами команды в зависимости от их навыков и опыта. Понимание того, как использовать этот инструмент, может помочь вашей организации повысить производительность за счет улучшения рабочего процесса. В этой статье мы определяем шаблоны управления рабочей нагрузкой, объясняем, как их создать, и даем несколько советов по использованию этого инструмента.
Что такое шаблон управления рабочей нагрузкой?
Шаблон управления рабочей нагрузкой — это схема, которую организации могут использовать, чтобы помочь им расставить приоритеты в своих проектных задачах. Это помогает руководителям распределять задания на основе навыков членов команды, чтобы добиться наивысшего качества результатов и максимизировать общую производительность. Организации, использующие эти шаблоны, могут повысить свою производительность и определить любые препятствия, которые могут прервать рабочий процесс.
Шаблоны управления рабочей нагрузкой часто включают следующие элементы:
Правопреемники
Названия проектов
Усилия проекта
Статусы проекта
Пиковые часы работы
Сроки проекта
9 шагов для создания шаблона управления рабочей нагрузкой
При создании шаблона управления рабочей нагрузкой для вашей команды рассмотрите следующие девять шагов:
1. Перечислите проекты вашей команды
Составьте список всех проектов, над которыми работает ваша команда, чтобы определить, что нужно завершить в первую очередь. Рассмотрите возможность включения заметок о текущем статусе проектов и предполагаемой продолжительности их выполнения. Разбивайте большие проекты на более мелкие задачи. Вы также можете упорядочивать задачи по степени сложности, потому что выполнение более сложных задач может занять больше времени или потребовать больше ресурсов.
Вот пример того, как может выглядеть список проектов команды:
Обработка фотографий (один день)
Разместите два новых поста в социальных сетях (одна неделя)
Написать новый пост в блоге (одна неделя)
Поиск нового ресторана для обзора (две недели)
2. Определите возможности вашей команды
Затем рассмотрите навыки и способности членов вашей команды, чтобы выяснить, кто лучше всех справляется с выполнением каждого компонента проекта. Подумайте о прошлых заданиях и о том, кто был наиболее успешным в определенных задачах. Например, если технический писатель проделал отличную работу, освещая сложные темы, рассмотрите их для своего предстоящего письменного проекта о том, как увольнять сотрудников. Также полезно подумать о том, у кого есть возможность работать над новым проектом, а кто уже работает над другим проектом или запросил отпуск в ближайшие недели.
3. Откройте программу для работы с электронными таблицами
Когда вы будете готовы создать шаблон управления рабочей нагрузкой, откройте программу для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel. На новом листе создайте строку уполномоченного с именами всех членов вашей команды. Вы можете выделить имя каждого сотрудника цветом, чтобы его было легко найти. Также рассмотрите возможность включения отдела правопреемника и должности.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.
4. Создайте строку проекта
Используйте следующую строку для отслеживания названий проектов. Под именем каждого члена команды перечислите их текущие задания. Если у них более одного проекта, разделите их запятой или добавьте разрывы строк внутри ячейки.
5. Обозначьте усилия по проекту
Третья строка может показать, сколько времени, по вашему мнению, займет каждый проект. Поскольку вы оцениваете это до начала проекта, сроки могут измениться позже. Но построение прогноза продолжительности каждого проекта может помочь вам эффективно планировать. Вы можете получить информацию от членов вашей команды, чтобы узнать, сколько времени, по их мнению, может занять определенная задача. Например, опытный веб-разработчик может подсчитать, что ему потребуется четыре недели, чтобы изменить дизайн веб-сайта.
6. Назначьте строку для статуса проекта
Создайте еще одну строку для отслеживания статуса каждого проекта. Это может быть полезно для проверки того, как каждый член команды справляется со своими заданиями. В зависимости от их статуса вы можете видеть, отстают ли члены команды от графика или они почти закончили свою задачу и готовы к новой. Чтобы обозначить статус проекта, вы можете использовать такие фразы, как «в процессе», «на рассмотрении» или «завершен». Вы также можете отслеживать статусы в процентах.
7. Выделите пиковое рабочее время
В последней строке укажите часы пик каждого члена команды или время, когда они обычно выполняют большую часть своей работы. Например, если кто-то лучше всего работает в понедельник и вторник утром, вы можете поручить ему выполнение задач в эти дни. Отображение пиковых рабочих часов в шаблоне управления рабочей нагрузкой также может помочь вам запланировать встречи с вашей командой на время, когда все будут доступны.
8. Свяжитесь с членами команды
После создания шаблона управления рабочей нагрузкой встретьтесь с членами вашей команды, чтобы узнать, как они справляются со своей рабочей нагрузкой. Внесите необходимые изменения, если возникнут проблемы. Полезно регулярно проводить как индивидуальные, так и командные собрания, чтобы все были в курсе хода проектов и могли сообщать обновленную информацию о целях проекта.
9. Подумайте, как улучшить свой шаблон
Поскольку шаблон управления рабочей нагрузкой — это то, что вы можете использовать в нескольких проектах, полезно подумать о том, как он работает, и при необходимости внести коррективы. Это позволяет постоянно улучшать процесс. Если вы определили, что есть категории, за которыми может быть полезно следить, включите их в свой следующий шаблон. Хранение шаблона управления рабочей нагрузкой в легкодоступном месте также может помочь при планировании будущего проекта.
Советы по использованию шаблона управления рабочей нагрузкой
Вот несколько советов по успешному использованию шаблона управления рабочей нагрузкой:
Используйте инструмент управления работой. Инструменты управления работой помогают хранить всю информацию о вашем проекте в одном месте, чтобы она была легко доступна для всех членов команды.
Расставляйте приоритеты в своих проектах. Сообщите своей команде, какие проекты вы хотите, чтобы они завершили в первую очередь, исходя из их уровня важности или сроков. Это может помочь вашей команде расставить приоритеты в своей работе.
Поддерживайте частое общение. Найдите эффективный способ общения с членами команды, чтобы вы могли задавать вопросы и получать обновления о статусе проекта.