Как создать шаблон управления рабочей нагрузкой команды в Excel

Существует множество стратегий, обеспечивающих эффективную работу вашей команды по управлению проектами каждый день. Помощь в управлении их рабочей нагрузкой путем выделения каждому сотруднику управляемой суммы может повлиять на качество их общего результата работы. Если вы заинтересованы в использовании наглядного пособия для распределения новых задач проекта в вашей команде, подумайте о том, чтобы узнать больше о том, как управлять рабочей нагрузкой вашей команды с помощью Excel.

В этой статье мы обсудим, что такое управление рабочей нагрузкой, объясним, как создать шаблон управления рабочей нагрузкой в ​​Excel, приведем пример и опишем несколько преимуществ реализации этой стратегии с вашей командой.

Что такое управление рабочей нагрузкой?

Управление рабочей нагрузкой — это процесс равномерного распределения работы по нескольким предстоящим проектам между каждым членом команды. Реализация этой стратегии может помочь сотрудникам работать более эффективно и выполнять больше задач. Это также может снизить уровень стресса, потому что вы можете разделить задачи так, чтобы ни один человек не переутомлялся.

Как создать шаблон управления рабочей нагрузкой команды в Excel

Вот шаги, необходимые для создания эффективного шаблона управления рабочей нагрузкой в ​​Excel:

1. Определите текущую рабочую нагрузку и возможности вашей команды

Прежде чем управлять рабочей нагрузкой вашей команды в Excel, важно получить четкое представление об объеме работы, которую в настоящее время выполняет каждый член вашей команды. Зная эту информацию, вы можете лучше понять, сколько времени они могут посвятить предстоящим проектам, и включить ее при создании листа рабочей нагрузки в Excel.

Элементы, которые вы хотите принять во внимание, включают:

• Количество проектов, которые каждый человек в настоящее время завершает

• Объем каждого проекта

• Количество времени, необходимое для завершения каждого проекта

• Степень их участия в каждом проекте

2. Создайте столбец «правопреемник»

После того, как вы определили, над какими проектами в настоящее время работает ваша команда, вы можете создать таблицу Excel для управления рабочей нагрузкой. После открытия нового листа Excel создайте столбец под названием «Уполномоченный». Используйте этот столбец, чтобы ввести имя каждого сотрудника в вашей команде. Вы можете оставить достаточно строк под именем каждого сотрудника, чтобы вы могли перечислить все их предстоящие проекты в последующих столбцах. Если в вашей команде много сотрудников, вы можете пометить имя каждого члена команды цветом, чтобы их было легче сортировать после заполнения листа.

3. Создайте столбец «Название проекта».

Во втором столбце «Название проекта» перечислены названия всех предстоящих проектов, над которыми члены вашей команды будут работать в ближайшие недели. У некоторых сотрудников будет больше названий проектов, чем у других, в зависимости от того, сколько времени они могут добавить к своей текущей рабочей нагрузке. Если сотрудник работает над несколькими задачами долгосрочного проекта, подумайте о том, чтобы разбить название проекта на отдельные имена задач, чтобы вы и член команды оба знали о рабочей нагрузке, которую представляет каждая задача.

4. Создайте столбец «Продолжительность проекта».

Затем добавьте столбец под названием «Продолжительность проекта», где вы можете указать, сколько времени вы ожидаете, что члены команды будут выполнять свою часть в каждом проекте. Например, им может потребоваться три недели, чтобы закончить свои задачи в более крупном проекте, и всего два дня в чем-то гораздо меньшем. Вы можете получить информацию от каждого члена команды о времени, которое они прогнозируют, и внести соответствующие коррективы.

5. Создайте столбец «Статус проекта».

В столбце «Статус проекта» члены команды указывают свой уровень завершения каждого проекта. Вы можете использовать этот раздел, чтобы определить, кто завершил проекты, кто все еще работает над своим, а кто еще не начал. С помощью этой информации легче установить, какие сотрудники готовы к большему количеству проектных задач в рамках своей рабочей нагрузки.

6. Создайте столбец «Оптимальное рабочее время»

Последний столбец «Оптимальное рабочее время» является необязательным, но он полезен при планировании групповых собраний или поиске времени для планирования индивидуальных бесед в офисе. Это также может помочь вам управлять рабочими нагрузками, поскольку вы можете видеть, в какое время члены команды могут добавлять другие задачи в свой текущий рабочий график. Если вы работаете с большим количеством удаленных сотрудников, этот раздел позволяет легко определить лучшее время для связи с ними.

7. Создайте столбец «Срочность проекта»

«Срочность проекта» — еще один необязательный столбец, который вы можете включить, чтобы показать важность каждого проекта. Это может помочь вам организовать порядок выполнения сотрудниками своих задач, установив приоритет срочности каждого проекта в списке. Вы можете создать систему с цветовой кодировкой, которая легко уведомит каждого члена команды о важности каждого проекта, например:

• Зеленый: зеленый цвет указывает на то, что проект не является срочным, и сотрудник может сосредоточиться на этой задаче после завершения более срочных проектов.

• Желтый: Желтый цвет показывает, что есть незавершенная задача, для которой приближается крайний срок.

• Красный: Красный показывает, что проект является главным приоритетом сотрудника в зависимости от объема работы, которую необходимо выполнить. У проекта также может быть красный индикатор, потому что срок его выполнения истек.

• Черный: после того, как сотрудник завершает проект, индикатор срочности становится черным, поэтому все знают, что задача выполнена.

Пример листа управления рабочей нагрузкой

Вот пример листа управления рабочей нагрузкой:

Исполнитель Название проекта Масштаб проекта Статус проекта Оптимальное рабочее время Срочность проекта Джуди Смит Обслуживание программного обеспечения Одна неделя Недавно назначенный 8:00–12:00 Зеленый Джуди Смит Разработка программного обеспечения 1 месяц Просрочено с 14:00 до 17:00 Красный Фрэнсис Джонс Строительство Plaza 1 месяц Завершено с 9:00 до 15:00 дневной Черный Джон Палмер Новая система учета 3 недели Работает с 7:30 до 12:00 Желтый Джон Палмер Дизайн-план 5 дней Недавно назначенный с 13:00 до 14:30 Зеленый

Преимущества управления рабочей нагрузкой

Вот некоторые преимущества использования системы управления рабочей нагрузкой в ​​вашей команде:

Уменьшить стресс, связанный с работой

Когда ваша команда знает ваши ожидания и четко понимает свои текущие и предстоящие задачи, они с меньшей вероятностью будут переживать из-за объема своей работы. Они могут приходить на работу каждый день, просматривать свои задачи и эффективно работать, зная, что в течение дня им не придется выполнять неожиданную работу. Сотрудникам с меньшим стрессом на рабочем месте также может быть легче поддерживать баланс между работой и личной жизнью и получать удовольствие от работы.

Добивайтесь результатов более высокого качества

Когда вы эффективно управляете рабочей нагрузкой своей команды, они могут сосредоточиться исключительно на работе, которую вы указали на листе Excel. Визуальное представление их рабочей нагрузки показывает как вам, так и вашей команде их обязанности. При управляемом объеме работы они могут давать высококачественные результаты. Кроме того, переход от одной задачи к другой становится более эффективным, поскольку вы перечисляете каждый проект и его важность на листе Excel.

Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.