Как создать расписание сотрудников, которое работает для вашей команды

10 сентября 2021 г.

Составление рабочего графика для сотрудников может быть сложной задачей. К счастью, технологии значительно улучшили весь процесс. Хотя планирование персонала стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует тщательного рассмотрения. В этой статье мы рассмотрим лучшие практики планирования сотрудников и предложим несколько идей, как сделать планирование сотрудников максимально безболезненным.

Лучшие способы составить расписание для сотрудников

С развитием технологий дни построения расписания с ручкой и бумагой почти устарели. Размещение расписания в центральном месте по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вы должны избегать того, чтобы это было основным способом, которым люди узнают, когда они работают. Этот метод требует, чтобы сотрудники часто заходили или звонили, чтобы проверить расписание, тратя впустую как свое время, так и время других сотрудников.

К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание со своего компьютера или мобильного устройства. Рассмотрите возможность использования одного из этих вариантов:

Программное обеспечение для работы с электронными таблицами в Интернете

Онлайн-программы для работы с электронными таблицами часто бесплатны и легкодоступны. Существуют разработанные шаблоны, которые вы можете найти в Интернете и скачать, чтобы помочь вам составить график работы. Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загружают соответствующие приложения для просмотра календаря. После того, как вы создали расписание, установите для него режим «только для чтения», прежде чем отправлять его своим сотрудникам, и предложите им использовать комментарии или примечания для сообщения о любых проблемах или изменениях.

Приложения для планирования работы

Приложения для планирования работы — лучший и наиболее эффективный способ составить расписание для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения интегрируют инструменты планирования и общения с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам отслеживать время прихода и ухода. Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать торговые смены с помощью большинства приложений для планирования.

Советы по созданию расписания

Планирование — сложная задача, состоящая из множества движущихся частей. Вот несколько моментов, которые следует учитывать при составлении рабочего графика:

1. Выявите любые нарушения расписания у себя или своих сотрудников.

Нарушение расписания со стороны ваших сотрудников может выглядеть так:

• Часто просят уйти пораньше

• Избегание смен, которые требуют от них выполнения рутинных или напряженных задач

• Опаздывать на смены

• Переключение смен на те, которые приносят больше денег

• Часто звоню

• Частые просьбы внести изменения в расписание в последнюю минуту

Программное обеспечение для планирования отлично помогает вам распознать, если кто-то из ваших сотрудников злоупотребляет расписанием. В противном случае поговорите со своим персоналом и следите за посещаемостью сотрудников. В вашем руководстве для сотрудников должна быть описана процедура решения таких вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществом, отведите его в сторону, чтобы узнать, имеет ли он дело с кризисом или нарушает график.

Нарушение расписания со стороны работодателя может выглядеть так:

График работы по телефону

Планирование по вызову — это когда вы просите кого-то быть готовым к работе, но в последнюю минуту можете решить не вызывать его. потребности в доходах. Сотрудник не имеет достаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или для работы в другом месте. Кроме того, это деньги, на которые они могли бы положиться, но больше не зарабатывают.

Если вы собираетесь использовать эту форму планирования, нанимайте сотрудников, которые понимают и соглашаются с тем, что им не будут гарантированы смены. Некоторые люди могут искать этот вид работы для дополнительного дохода.

Отмена запланированных смен

Отмена запланированных смен аналогична планированию по вызову. Вы убрали смену и дали им недостаточно времени, чтобы строить другие планы. Хотя сотрудники могут время от времени получать неожиданный выходной, большинство сотрудников полагаются на этот доход, и это серьезно негативно скажется на их банковском счете.

Редактирование и планирование в последнюю минуту

Время от времени может потребоваться редактирование и планирование в последнюю минуту, но не превращайте это в привычку. Уважительно относитесь ко времени своих сотрудников, предоставляя им широкие возможности планировать и подстраивать свою жизнь под свои смены. Заблаговременное планирование также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для решения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать расписание как минимум за две недели до окончания текущего расписания.

Продление смены

Продление смен сверх запланированного времени иногда неизбежно, но не превращайте их в рутину. Некоторые сотрудники могут добровольно остаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не может или не делает этого, никогда не должны подвергаться наказанию. Не забудьте спросить, готовы ли сотрудники остаться, и никогда не ожидайте этого.

2. Знайте своих сотрудников

Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который подходит вам и вашим сотрудникам. Есть ли у них дети, которых нужно забрать из школы? Они в колледже? Продуманное планирование повысит моральный дух, а также удержание сотрудников.

Вы должны быть в курсе личной жизни и доступности сотрудников, но вы также должны знать об их сильных и слабых сторонах. Этот уровень осведомленности позволяет вам построить график, который улучшит опыт сотрудников, а также клиентов.

Например, медленный, но приятный официант в загруженную обеденную смену может быть проблематичным, но вы можете легко решить эту проблему, запланировав его во время обеденного обслуживания, когда у людей больше времени для участия.

К счастью, многие приложения для планирования позволяют сотрудникам добавлять свою доступность и предпочтения в расписании, что делает продуманное планирование проще, чем когда-либо.

3. Знайте свои потребности

Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления грамотного и всеобъемлющего расписания. Вы более заняты в разное время, дни или месяцы? Нанимайте персонал в это время и, что неблагоприятно, сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для планирования удобно предлагают информацию о бизнес-тенденциях и кадровых потребностях.

Как составить график работы сотрудников

Вы можете выполнить следующие действия, чтобы создать расписание для своих сотрудников:

1. Создайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгулы

Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для планирования, общий календарь или лист бумаги, важно настроить ожидания и требования для запроса отгулов. Несмотря на то, что выполнение просьб сотрудников об отпуске требует много времени, оно всегда должно быть приоритетом. В конце концов, чтобы сотрудники оставались довольными, вы снижаете текучесть кадров и улучшаете качество обслуживания клиентов.

Вы можете установить правила и рекомендации, чтобы свести к минимуму это бремя:

• Требование, чтобы сотрудники уведомляли об определенных обстоятельствах. Все зависит от того, насколько далеко вы планируете, но обычно работодатели просят не менее двух недель.

• «Зачеркивание» определенных дат, когда вы знаете, что вам потребуется полная доступность сотрудников.

• Ограничение количества сотрудников, которые могут запросить отпуск в один и тот же день.

2. Внедрите систему, позволяющую сотрудникам звонить или меняться сменами.

Люди заболевают, возникают чрезвычайные ситуации, поэтому рекомендуется наметить ожидания для таких ситуаций. Поручение персоналу найти себе замену (кроме экстренных случаев) — полезный способ облегчить вашу нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, рассчитывайте на то, что у вас есть окончательное одобрение всех замен и обменов.

Наличие специального средства связи для вас и ваших сотрудников может значительно упростить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые вы можете использовать для общения с персоналом, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для планирования. Вместо того, чтобы пытаться выяснить, кто работает или свободен на индивидуальной основе, сотрудники могут разослать открытое объявление о смене, и те, кто готов принять его, могут ответить так же быстро.

3. Найдите сотрудников, готовых заполнить пробелы, когда это необходимо

Не у всех жизнь гибкая, поэтому есть сотрудники, которые не захотят или не смогут брать дополнительные смены, и это нормально. Определите членов вашего персонала, которые ищут дополнительный доход, имеют квалификацию для работы по сменам и имеют гибкий график личной жизни. Если в вашей команде нет людей, соответствующих этим критериям, вы всегда можете составить список возможных кандидатов.

Использование резервных копий не всегда идеально, но может быть полезно в экстренных случаях. Будь то бывший сотрудник, который рад снова работать с персоналом, или потенциальный сотрудник, который жаждет возможности проявить себя, обязательно найдутся люди, которые хотели бы заменить их, когда это необходимо.