Как создать пример шаблона плана развертывания
Когда компания представляет новый продукт, услугу или процесс, важно предоставить членам своей команды и потенциальным клиентам информацию и ресурсы, необходимые им для адаптации. Многие бизнес-лидеры используют пример шаблона плана развертывания, чтобы четко определить, какие шаги необходимо предпринять для эффективного внедрения этого изменения. Если вы управляете командой или компанией, вам может пригодиться изучение того, как создать эффективный пример шаблона плана развертывания.
В этой статье мы обсудим, что такое пример шаблона плана развертывания, изучим преимущества его использования и поделимся шагами, которые вы можете предпринять, чтобы создать пример шаблона плана развертывания для вашей организации.
Что представляет собой пример шаблона плана развертывания?
Внедрение — это термин, используемый в бизнесе, который относится к внедрению и интеграции нового продукта или услуги. Компании также могут использовать развертывание, чтобы познакомить свою команду с организационными изменениями или новым процессом. Образец шаблона плана развертывания — это план, который можно настроить для успешного развертывания. В нем представлена схема и базовая структура плана развертывания. Вы можете использовать пример шаблона плана развертывания при внедрении нового:
продукт или услуга для ваших клиентов
программное приложение для вашей команды
организационная структура
процесс или процедура
логотип или бренд компании
рекламная кампания
Каковы преимущества использования образца плана развертывания?
Использование образца шаблона плана развертывания поможет вам подготовиться к успешному развертыванию, определить ключевые действия и систематизировать свой подход. Если вы начнете с образца плана развертывания вместо разработки плана развертывания с нуля, вы также можете получить следующие преимущества:
Экономия времени: вместо разработки совершенно новой структуры плана развертывания вы можете сосредоточиться на заполнении ключевых деталей и внесении небольших изменений в существующий пример шаблона плана развертывания. Это может сэкономить ваше время и ускорить развертывание.
Улучшение коммуникации. Использование образца шаблона плана развертывания поможет вам четко определить цели и действия, которые назначенные члены команды должны предпринять на разных этапах развертывания. Это может помочь вам общаться более эффективно и гарантировать, что у каждого есть информация, необходимая для достижения успеха.
Снижение стресса. Наличие образца плана развертывания, на который можно ссылаться при создании плана развертывания, может упростить определение ключевых элементов каждого этапа развертывания. Это также может уменьшить стресс, предоставив вашей команде простые рекомендации, чтобы убедиться, что все хорошо подготовлены.
Повышение заинтересованности: Индивидуальная настройка шаблона образца плана развертывания, иллюстрирующего ваше видение развертывания, может помочь вам объяснить, почему вы представляете новый продукт, услугу или процедуру. Это может помочь вам убедиться, что другие члены команды понимают важность плана развертывания и разделяют те же цели.
Улучшение организации. Во многих образцах шаблонов плана развертывания используются диаграммы и схемы с цветовой кодировкой, чтобы упростить определение различных этапов и ключевых элементов процесса развертывания. Использование образца плана развертывания поможет вам создать хорошо организованную и визуально привлекательную стратегию развертывания.
Что включено в образец шаблона плана развертывания?
Хотя вы можете настроить образец плана развертывания в зависимости от отрасли, в которой вы работаете, и продукта, услуги или процедуры, которые вы представляете, есть несколько важных элементов, которые необходимо включить. Вот некоторые из ключевых элементов, которые вы можете выделить для создания эффективного плана развертывания:
Цели и задачи. Важно определить общую цель внедрения, поскольку это может помочь вам объяснить, почему вы представляете новый продукт, услугу или процесс. После того, как вы определили свою общую цель, установите вспомогательные цели или ключевые этапы, которые помогут вам измерить ваш успех.
Шаги действий: в эффективном образце плана развертывания указаны шаги действий, которые необходимо выполнить для успешного внедрения изменений. Создайте список четко определенных задач и включите их в свой план развертывания.
Ключевые роли. Также важно определить, кто может помочь вам выполнить каждый шаг действия. Назначьте различные задачи ключевым членам вашей команды, включив их имена и обязанности в план развертывания.
Временные рамки. Эффективный образец плана развертывания устанавливает конкретные временные рамки для каждого этапа развертывания. Это может помочь вам сгруппировать задачи и установить сроки.
Контрольные точки. Еще одним важным элементом, который следует включить в пример шаблона плана развертывания, являются контрольные точки. Определите, какие этапы необходимо выполнить на каждом этапе развертывания, чтобы отслеживать прогресс.
Как создать пример шаблона плана развертывания
Независимо от того, внедряете ли вы новую технологию или представляете новый бренд для своей организации, потратьте время на разработку стратегического плана по ознакомлению вашей команды с этими изменениями. Это поможет вам убедиться, что все понимают, почему происходят изменения, и имеют необходимые ресурсы. необходимо эффективно адаптироваться. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы настроить пример шаблона плана развертывания для вашей организации:
1. Определите ключевые заинтересованные стороны и пользователей
Первый шаг к созданию эффективного плана развертывания — определить, на кого может повлиять изменение. Подумайте, какие ключевые заинтересованные стороны или руководители вашей компании должны быть осведомлены о плане развертывания. Это могут быть члены команды, от которых вы хотите получить обратную связь или которые могут помочь вам обучить остальную часть вашей команды. Затем определите других членов команды, которых может затронуть это изменение.
Подумайте, какие проблемы этим членам команды, возможно, придется преодолеть в процессе развертывания, а также какие долгосрочные преимущества они могут получить. Это может помочь вам подготовиться к устранению потенциальных проблем во время развертывания и предоставить вашей команде всю информацию, которая им нужна, чтобы увидеть ценность нового продукта, услуги или процесса.
2. Выберите команду внедрения
Затем подумайте, кто из членов вашей команды может помочь вам реализовать план развертывания. Вы можете начать с выбора ключевых руководителей в вашей компании, которые помогут вам обучать различные команды или отделы. Подумайте также о том, чтобы определить членов команды для участия в пилотной программе. Эти члены команды могут предоставить вам отзывы о новом продукте, услуге или процессе и помочь вам уточнить план развертывания, прежде чем вы представите изменение всей компании. Некоторые роли, которые вы можете назначить для создания команды внедрения, включают:
Исполнительный спонсор: это внутренний защитник, занимающий руководящую должность в вашей компании. Как исполнительный спонсор, этот человек может помочь вам донести концепцию вашего плана развертывания и заручиться поддержкой вашей команды.
Администратор организации. Администратор организации выступает в качестве основного контактного лица по любым вопросам, возникающим у вашей команды. Они могут оказывать поддержку, устранять неполадки и предоставлять обновления остальным сотрудникам компании.
Поддержка внедрения: вы можете назначить нескольких членов команды на роли поддержки внедрения, чтобы они помогали вам на разных этапах плана развертывания. Группа поддержки внедрения отвечает за обучение других сотрудников и положительное продвижение внедрения.
Создание группы внедрения может помочь вам четко определить роли и заручиться поддержкой других сотрудников.
3. Опишите основные действия и этапы
После того, как вы определили, какие члены команды могут помочь реализовать план развертывания, определите, за какие ключевые действия они отвечают. Вы можете начать с составления списка различных задач. Некоторые из элементов, которые вы можете включить:
Адаптация администратора
Первоначальное объявление
Тренировка команды
Назначение ролей и обязанностей
Основные вехи
Коммуникации
Опросы обратной связи
Встречи
Вы можете работать с другим руководителем в вашей компании, чтобы разработать список ключевых мероприятий и вех. Это может помочь вам генерировать больше идей и обеспечить включение наиболее важных шагов в план развертывания.
4. Разработайте временную шкалу
Затем определите, каков график вашего плана развертывания. Вы можете начать с окончательного срока или даты запуска и двигаться в обратном направлении, чтобы убедиться, что вы достигли своей цели. Затем организуйте свой список ключевых действий, расположив их в логическом порядке. Подумайте, какие шаги необходимо предпринять вашей команде и какая информация им необходима для выполнения каждой задачи. После того, как вы организовали свой список ключевых действий, вы можете сгруппировать задачи по различным этапам, например:
Пилотная программа
Адаптация администратора
Тренировка команды
Официальное объявление о выпуске
Оцените, сколько времени нужно вашей команде для успешного завершения каждого этапа. Затем назначьте конкретные даты для каждого этапа плана развертывания. Это может помочь вам убедиться, что все понимают, к какому сроку должны быть выполнены определенные задачи.
5. Включите контрольно-пропускные пункты
Установите контрольные точки для каждого этапа плана развертывания, чтобы измерять прогресс вашей команды. Например, в конце этапа пилотной программы вы можете убедиться, что каждый участник протестировал новый продукт, услугу или процесс, попросив их заполнить опрос для получения отзывов. Это может улучшить общение между членами команды, обеспечить выполнение плана развертывания и помочь вам определить области для улучшения. Это также может помочь вам обеспечить подотчетность членов команды, убедиться, что у каждого есть необходимые ресурсы, и повысить вероятность успеха вашего плана развертывания.
Пример
Вот пример образца плана развертывания, который вы можете настроить для своей организации:
Первая неделя *Цель:* Познакомить с программным обеспечением ключевых руководителей *Участники:* Руководящая группа *Действия:*
Объявите о новом программном приложении на собрании руководства
Отправьте членам руководящей команды инструкции по входу в систему
Попросите руководство изучить приложение и просмотреть видеоуроки.
Попросите руководство настроить свои профили в приложении.
* Контрольная точка: встретьтесь с руководством, чтобы получить отзывы о новом программном приложении и процессе обучения.*
*Вторая неделя
Цель: разработать пилотную программу
Участники: Лидерская команда и тестировщики пилотной программы
Действия:*
Попросите каждого лидера выбрать нескольких человек в своей команде для тестирования нового программного приложения.
Предоставьте информацию для входа членам команды, участвующим в пилотной программе.
Попросите руководителей обучить этих членов команды работе с программным приложением.
Попросите этих членов команды настроить свои профили в приложении.
Начните использовать новое программное приложение для общения с членами команды в рамках пилотной программы.
* Контрольная точка: попросите всех, кто участвовал в пилотной программе, заполнить анкету, чтобы поделиться своими отзывами о новом программном приложении и обучении, которое они прошли.*
* Третья неделя
Цель: усовершенствовать процесс адаптации.
Участники: Лидерская группа
Действия:*
Встретьтесь с руководством, чтобы рассмотреть опросы обратной связи в рамках пилотной программы.
Определите области для улучшения и внесите необходимые изменения
Создайте учетные записи для всех в компании
Настройте поля профиля и установите разрешения
Создавайте группы, чтобы сотрудники могли легко находить важную информацию
* Контрольная точка: пусть каждый руководитель уведомит остальных членов группы внедрения, когда они создадут все профили для сотрудников, которых они планируют обучать.*
*Четвертая неделя
Цель: Запустить программное приложение
Участники: руководство и все сотрудники
Действия:*
Представьте новое программное приложение на общекорпоративном совещании.
Предоставьте информацию для входа каждому члену команды
Попросите руководителей обучить членов команды работе с программным приложением.
Попросите членов команды настроить свои профили в приложении
Начните использовать новое программное приложение для общения со всеми членами команды.
* Контрольная точка: попросите каждого члена команды заполнить анкету в конце недели, чтобы поделиться своими отзывами о новом программном приложении и обучении, которое они прошли.*