Как создать политику запроса на отгул

22 марта 2021 г.

Как менеджер, вы можете нести ответственность за утверждение запросов на отгулы от своих рабочих обязанностей. Создание четкой политики запросов на отгулы помогает сотрудникам избежать путаницы в отношении того, в какие дни они могут уйти, и предугадать, получат ли они свободное от работы время в желаемые дни. Вы должны разработать политику запросов на отгулы, в которой четко описывается процесс утверждения дней отпуска сотрудников в организации.

В этой статье мы рассмотрим, что такое политика запросов на отгулы, почему это важно и как ее создать.

Какова политика запроса на отгул?

Политика запросов на отгулы — это раздел в справочнике сотрудников организации, в котором содержатся рекомендации для сотрудников, запрашивающих оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск с работы. Эффективная политика запроса отгулов должна четко детализировать правила компании, когда дело доходит до запроса отгулов. Информация, обычно включаемая в общую политику запросов на отгулы, включает:

• Сколько дней неоплачиваемого или оплачиваемого отпуска могут запросить сотрудники

• Насколько заранее работники могут подавать заявления на отгулы

• Любые конкретные даты или случаи, когда сотрудники не могут запрашивать отгулы

• Организационный процесс принятия решения о том, какие сотрудники получают отгулы при наличии нескольких запросов

Почему важна политика запросов на отгулы?

Политики запросов на отгулы важны, потому что они упрощают процесс утверждения отгулов и информируют как руководителей, так и сотрудников о том, что приемлемо при запросе дней отпуска, чтобы избежать путаницы или недоразумений. Прежде чем принять решение о предоставлении отпуска сотруднику в определенные дни, вы можете легко сослаться на политику запросов на отпуск, чтобы убедиться, что вы соблюдаете конкретные правила компании. Это помогает поддерживать продуктивность рабочего места и предотвращает нехватку персонала в определенные рабочие дни.

Как создать политику запросов на отгулы

Вы должны разработать политику, ориентированную на потребности, цели и предпочтения организации. Выполните следующие действия, чтобы создать эффективную политику запросов на отгулы:

1. Определите, какие дни самые загруженные для компании

Одна из основных причин, по которой компании могут разрабатывать политику нерабочего времени, заключается в том, чтобы гарантировать, что они не будут недоукомплектованы персоналом в дни пиковой нагрузки, когда бизнес занят. Например, розничным компаниям могут потребоваться дополнительные сотрудники для работы в праздничный сезон, когда все больше клиентов покупают подарки для своих близких. Бизнес-офисы могут потребовать, чтобы больше сотрудников работали сверхурочно в конце квартала, чтобы обеспечить выполнение определенных квот.

Работайте над установлением конкретных дней, когда компании потребуется больше сотрудников для работы. Определите, сколько сотрудников вам понадобится в эти дни. Затем вы можете решить, будете ли вы ограничивать количество сотрудников, которые могут взять отпуск в течение этого периода, или вы полностью заблокируете любые запросы на отпуск на этот период времени. В политике четко укажите конкретные даты и причины, по которым вы ограничиваете время отпуска и запросы на эти дни. Это помогает сотрудникам понять, почему они могут не получить разрешение на этот отпуск в течение этого периода.

2. Решите, насколько заранее сотрудники должны запросить отпуск

Вы должны четко указать, насколько заранее вы позволите сотрудникам отпрашиваться. Это гарантирует, что у руководителей отделов будет достаточно времени, чтобы спланировать отсутствие члена команды. Число, которое вы указываете в политике, может зависеть от потребностей компании, от того, насколько ответственным является сотрудник и сколько дней он требует отгула.

Например, если сотрудник запрашивает несколько дней отпуска и у него нет важных задач, которые нужно выполнить в эти дни, политика может требовать от него запрашивать этот отпуск только за несколько дней до недели. Если они просят неделю или две отпуска и у них есть крайние сроки для проектов в эти дни, политика может потребовать от них запросить эти выходные за несколько месяцев.

3. Укажите, сколько дней и как часто сотрудники могут брать отпуск

В политике также должно быть указано, сколько выходных дней вы предоставляете сотрудникам. Это число может варьироваться в зависимости от таких факторов, как отдел сотрудника или продолжительность его работы в компании. Например, у некоторых членов команды, проработавших в компании несколько лет, со временем может накопиться больше дней отпуска. Уточните точное число, которое вы позволите уволить определенным сотрудникам.

Вы также должны указать частоту, с которой сотрудникам разрешено уходить. Некоторые компании позволяют сотрудникам брать отпуск только несколько дней за раз, в то время как другие могут разрешить сразу несколько недель. Определите потребности отдельных отделов или компании в целом, чтобы помочь вам создать этот раздел политики.

4. Предоставьте инструкции о том, как и где сотрудники могут подавать запросы

Чтобы менеджеры могли эффективно просматривать и утверждать все запросы на отгулы в одном месте, напишите четкие инструкции и шаги, которым должны следовать сотрудники при подаче своих запросов. Наличие всех запросов на отпуск в одном месте позволяет ссылаться на них позже и отслеживать, сколько дней отпуска осталось. Места, где вы можете попросить сотрудников отправлять запросы, включают:

• Приложение для планирования рабочего времени: загрузите приложение для планирования рабочего времени для сотрудников и проинструктируйте их о том, как получить к нему доступ и зарегистрировать свое рабочее время в системе. Может быть даже полезно организовать учебные курсы по использованию этой программы, чтобы убедиться, что сотрудники правильно запрашивают отпуск.

• Электронная почта: поручить сотрудникам отправлять запросы на отпуск по электронной почте. В политике может быть указана информация, которую сотрудники должны включать в текст электронного письма.

• Цифровая или печатная форма: создайте форму запроса на отгулы и раздайте ее в цифровом виде или физически раздайте членам команды. Сотрудники могут ввести свое имя, должность, отдел, даты и время, когда они хотели бы отдохнуть, а также причину, по которой они запрашивают свободное время. Вы можете оставить место в форме, чтобы менеджеры могли одобрить или отклонить запрос и вернуть его им.

5. Подробно опишите свой процесс для перекрывающихся запросов на отгулы

Могут быть случаи, когда несколько сотрудников могут запросить отпуск одновременно. Чтобы избежать нехватки персонала в эти дни, у вас должен быть четкий процесс принятия решения о том, кто должен получить отпуск. Создайте и изложите в политике систему, гарантирующую сотрудникам, что процесс выбора выходного дня осуществляется справедливо. Если несколько сотрудников одновременно просят отгул, вы можете использовать следующие системы:

• Частота предыдущих запросов на отгулы: предоставление отгулов сотрудникам, которые запрашивали и брали меньшее количество часов от работы в прошлом.

• Первые люди, которые запросят выходной: первые несколько сотрудников, которые первыми запросят определенные выходные, могут получить эти дни раньше людей, которые отправят запросы после них.

• Важность причин для отгула: сотрудники могут объяснить вам, почему они просят отгул, чтобы вы могли их просмотреть. Вы можете определить, кому отдать приоритет в отпуске, исходя из того, насколько важна или безотлагательна их причина.

6. Организуйте запросы сотрудников

Чтобы гарантировать сотрудникам, что вы эффективно отслеживаете их дни отпуска и не теряете их запросы, вы должны установить организованный процесс хранения этих запросов и поделиться им в политике. Некоторые места, где вы можете сохранять и отслеживать запросы сотрудников и принятые выходные дни, включают:

• Электронная таблица: пометьте столбцы именами сотрудников, датами запросов на отгулы и статусами утверждения.

• Приложение для управления временем: используйте программу для управления временем, которая может автоматически организовывать запросы на отгулы и их даты и отправлять их непосредственно вам для утверждения.

• Папка: Сохраняйте запросы сотрудников, даты и другую информацию о нерабочих днях в помеченных папках на вашем компьютере, чтобы быстро просматривать и обращаться к ним при необходимости.

Образец заявления на отгулы

Используйте этот шаблон, чтобы создать форму запроса на отгул, которую легко заполнить вашим сотрудникам:

Запрос на отгул сотрудника

Дата отправки запроса:
Имя сотрудника:
Должность сотрудника:
Отделение:

Запрошенная(ые) дата(ы) выходного дня:
Общее количество запрошенных выходных дней:
Причина запроса на отгул (необязательно):

Подпись работника:
Дата:

Статус утверждения отгулов (только для менеджера): одобрен/отклонен
Подпись менеджера:
Дата: