Как создать матрицу RACI (с примером) и успешное планирование проекта

22 февраля 2021 г.

Если вы планируете проект, матрица RACI (Ответственный, Подотчетный, Консультируемый и Информированный) может помочь упростить процесс коммуникации и рационализировать процесс принятия решений. Это также может устранить любую двусмысленность в отношении того, кто в вашей команде отвечает за какие задачи. Хотя создание матрицы RACI может занять некоторое время, это ценный шаг в процессе планирования проекта. В этой статье мы обсудим, что такое матрица RACI, преимущества и недостатки этого типа диаграммы и как вы можете создать ее самостоятельно. Мы также приводим пример, чтобы было легко увидеть, как это будет работать в реальной жизни.

Что такое RACI-матрица?

Матрица RACI — это диаграмма распределения ответственности, которая используется для определения и документирования задач, этапов или ключевых решений, связанных с завершением проекта. Аббревиатура RACI означает «ответственный, подотчетный, консультируемый и информированный» — четыре роли, которые заинтересованные стороны могут играть в любом проекте. Он определяет, какие должности являются ответственными, какой сотрудник является подотчетным, с кем необходимо консультироваться и кого необходимо информировать на протяжении всего проекта.

Ответственный: люди, которые несут ответственность, являются заинтересованными сторонами, которые выполняют работу и достигают цели. На протяжении всего проекта может быть несколько человек, несущих совместную ответственность.

Подотчетный: человек, который несет ответственность, — это тот, кто является владельцем проекта, человек, который должен подписать, когда цели будут выполнены или решения будут приняты. За успех проекта может нести ответственность только один человек.

Консультации: Люди, с которыми следует консультироваться, являются ключевыми заинтересованными сторонами, которым необходимо подписать проект или которым необходимо внести свой вклад, прежде чем работа может быть завершена.

Информированные: те, кого необходимо информировать, — это заинтересованные стороны, с которыми не нужно официально консультироваться или которые не вносят свой вклад, но которым необходимо быть в курсе процесса проекта.

Преимущества матрицы RACI

Создание матрицы RACI перед началом проекта имеет ряд преимуществ. Они включают:

• Оптимизация коммуникации. Используя матрицу RACI, вы можете упростить коммуникацию и привлечь нужных людей в нужное время. Это может ускорить и упростить процесс принятия решений.

• Упрощает ввод данных заинтересованными сторонами. Проводя различие между ключевыми заинтересованными сторонами, которых нужно попросить предоставить информацию, и теми, кого нужно только информировать, вы снижаете вероятность задержек из-за обратной связи. Вы можете гарантировать, что те, кого следует информировать, будут получать информацию только о прогрессе.

• Упростите делегирование: заранее создав матрицу RACI, вы четко определите роли каждого. Существует также четко определенный человек, который отвечает за проект и к которому другие люди могут обратиться за советом, вопросами или обратной связью.

• Ожидания ясны: путаница устранена, потому что все участники проекта знают, кто отвечает за выполнение каждой задачи. Это также помогает ключевым заинтересованным сторонам понять свои роли.

Недостатки матрицы RACI

Использование матрицы RACI имеет несколько недостатков:

• В нем не разъясняются действия, которые должны предпринять члены команды.

• Это может усложнить некоторые проекты или процессы.

• Подходит не для всех типов проектов.

Как создать матрицу RACI

Вот основные шаги, которые вы можете использовать для создания матрицы RACI:

1. Определите роли проекта.

2. Определите задачи и результаты.

3. Назначьте RACI каждой задаче.

4. Поделитесь матрицей со своей командой.

5. Поделитесь матрицей с заинтересованными сторонами.

1. Определите роли проекта

Во-первых, определите конкретных лиц, которые будут вовлечены в проект, будь то член команды, выполняющий задачи, или заинтересованное лицо, которого необходимо информировать о ходе выполнения. Традиционно вы определяли роли — названия должностей — в верхней части матрицы, однако вы можете указать человека по имени, если есть несколько человек, выполняющих аналогичные роли, или если вы просто считаете, что это проще. В некоторых случаях вы можете предпочесть использовать роли, если один человек выполняет несколько ролей.

2. Определите задачи и результаты

Составьте список всех задач и результатов, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта. Вы поместите все это в крайний левый столбец диаграммы. Хотя на диаграмме может быть столько задач, сколько вы хотите, старайтесь не слишком детализировать, чтобы ваша диаграмма была как можно более простой для чтения.

3. Назначьте RACI каждой задаче

Просмотрите каждую задачу в своей таблице и назначьте человека или роль, которые должны нести за них ответственность. У каждой задачи должна быть только одна роль/ответственное лицо, хотя это не обязательно должен быть один и тот же человек, ответственный за каждую задачу. Кроме того, подумайте о том, с кем нужно консультироваться или информировать на протяжении всего процесса и после того, какие задачи или результаты будут выполнены.

4. Поделитесь матрицей со своей командой

Обсудите и поделитесь своей матрицей с членами вашей команды. Обсудите роли и обязанности каждого и запросите обратную связь, чтобы разрешить любые потенциальные конфликты или неясности между задачами или назначенными ролями.

5. Поделитесь матрицей с заинтересованными сторонами

Как только ваша команда утвердит матрицу и предложит какие-либо изменения, поделитесь матрицей со всеми ключевыми заинтересованными сторонами. Получите одобрение заинтересованных сторон и определите, с кем следует общаться или консультироваться на протяжении всего проекта. Это поможет управлять ожиданиями в будущем и устранить путаницу.

Пример матрицы RACI

Вот пример того, как может выглядеть матрица RACI. Добавляя различные задачи, вы можете захотеть разделить их в соответствии с этапом проекта, к которому они относятся. Затем добавьте RACI в матрицу. Каждая задача должна иметь, как минимум, одного ответственного и одного подотчетного.

Задачи проекта Роль 1 Роль 2 Роль 3 Роль 4 Роль 5 Роль 6 Роль 7 Роль 8 Этап Задача/Результат 1 Задача/Результат 1 Задача/Результат 2 Задача/Результат 2 Задача/Результат 3 Задача/Результат 3