Как создать и реализовать план тайм-менеджмента

10 сентября 2021 г.

План тайм-менеджмента — это четкая структура, которой вы следуете каждый день и которая гарантирует, что вы будете тратить определенное количество времени на определенные задачи. Это позволяет вам легче ставить цели на рабочем месте и регулярно достигать их в установленные сроки. Выбор эффективного графика и стратегии зависит от темпа вашей работы и количества задач, которые вы должны выполнять каждый день. В этой статье мы расскажем о преимуществах реализации плана управления временем и о том, как его создать.

Преимущества внедрения плана тайм-менеджмента

Ежедневная организация и планирование задач поможет вам подготовиться к решению любой задачи, проекта или задания каждый день по мере их возникновения, при этом неукоснительно укладываясь в сроки. Следуя четкому плану управления временем, вы можете снизить уровень стресса, уменьшить прокрастинацию и улучшить концентрацию, что часто может привести к тому, что вы сдадите высококачественную работу, которая впечатлит руководителей. Вот другие распространенные преимущества внедрения плана тайм-менеджмента в вашу рабочую рутину:

• Повышение уровня производительности и эффективности. Когда у вас есть подготовленный список задач, которые нужно выполнять каждый день, можно легко перемещаться по списку, выполняя рабочие элементы и отмечая их по мере выполнения. Регулярное выполнение пунктов списка дел поможет вам выполнить больше заданий в течение дня, чтобы гарантировать, что вы сдадите всю работу в установленные сроки.

• Улучшите качество работы. Следование четкому графику позволяет вам в первую очередь расставлять приоритеты для более важных задач, а не спешить от одного задания к другому. Это означает, что вы можете уделять больше времени основным элементам, чтобы убедиться, что вы отправляете ценную работу.

• Соблюдайте все необходимые сроки: с планом управления временем вы можете иметь перед собой список всех сроков, чтобы вы понимали, когда должно быть выполнено каждое задание. Знание всех предстоящих сроков и построение графика на их основе увеличивает ваши шансы с легкостью уложиться в каждый крайний срок.

• Почувствуйте себя более подготовленным: контролируя свое расписание и зная, какие предстоящие задачи нужно выполнять каждый день, вы и выглядите, и чувствуете себя подготовленными. Это может повысить вашу уверенность и показать другим, что вы готовы решать любые неожиданные задачи или проблемы по мере их появления.

• Управляйте эффективным балансом между работой и личной жизнью. Более эффективное управление задачами поможет вам составить расписание, которое позволит вам легче сбалансировать свое время между работой и личной жизнью. Правильный баланс между работой и личной жизнью может увеличить ваше счастье, поскольку вы тратите больше времени на отдых мозга и достаточное количество необходимых перерывов от сложных задач.

Как составить план тайм-менеджмента

Выполните следующие шаги, чтобы создать надежный план управления временем:

1. Посмотрите, сколько времени уходит на выполнение задач

Прежде чем вы сможете точно планировать свои задачи, важно понять, сколько времени они занимают, чтобы убедиться, что вы правильно организуете свое время. Проведите аудит своего времени, который включает в себя отслеживание того, сколько времени у вас уходит на выполнение каждой задачи каждый день. Потратьте около недели, работая над различными задачами, и выделите время для выполнения всех рабочих задач. Вы можете использовать приложение для отслеживания времени или общий таймер и ежедневно регистрировать свои результаты. Используйте этот журнал в качестве справочного материала при построении расписания, чтобы более точно оценить продолжительность различных элементов, над которыми нужно работать каждую неделю.

2. Составьте список всех предстоящих задач

В начале каждой недели записывайте все задачи, которые вы должны выполнить. Это поможет вам визуализировать все предстоящие рабочие элементы, чтобы лучше организовать их и вписать в свое расписание. Подумайте о любых повторяющихся задачах, которые вы выполняете каждую неделю, и просматривайте свои электронные письма, чтобы напомнить себе о любых приближающихся сроках. Увидев эти задачи перед собой, вы сможете понять, сколько времени у вас есть и каким задачам отдать приоритет.

3. Установите ограничения по времени

Используйте свой текущий список дел, чтобы составить четкое расписание всего, что нужно выполнить в течение следующей недели. Аудит времени может помочь вам оценить, сколько времени нужно выделить для каждой задачи. Установка ограничений по времени гарантирует, что вы потратите необходимое количество времени на каждое задание, чтобы у вас была достаточная гибкость, чтобы перейти к следующему элементу или сделать перерыв. Может быть полезно продолжать использовать таймер, чтобы быть в курсе того, насколько хорошо вы остаетесь в пределах своего лимита времени, чтобы помочь вам оставаться в графике и выполнять работу вовремя.

4. Определите, каких целей нужно достичь на день

Перед каждым днем ​​размышляйте о том, какие цели, по вашему мнению, вам нужны и какие вы предпочитаете выполнять в этот день. Вы можете напоминать себе об этом в течение рабочего дня, чтобы больше сосредоточиться на этих задачах и повысить вероятность их завершения. Составляя свое расписание, записывайте как минимум три задачи, которые вы надеетесь выполнить каждый день, и стройте вокруг них свой план управления временем. Это гарантирует, что вы достигнете этих целей, даже если в течение дня возникнут другие непредвиденные рабочие задачи.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Старайтесь каждый день выделять время, чтобы позволить себе работать только над одним заданием за раз. Это повышает вашу концентрацию и позволяет быстрее выполнить качественное задание. Рассмотрите возможность планирования работы над приоритетным проектом в течение одного-двух часов в день и ограничьте любые отвлекающие факторы в это время.

Вы можете убрать телефон, отключить уведомления и работать в более тихом месте, чтобы минимизировать отвлекающие факторы. Укажите в своем рабочем календаре, что вы планируете использовать этот отрезок времени для выполнения определенной задачи, чтобы уведомить членов команды о необходимости поговорить или назначить встречи с вами в другое время.

6. Планируйте неожиданные события

Создавая свой план управления временем, постарайтесь учитывать любые неожиданные события, которые могут происходить каждый день. Это может включать в себя такие случаи, как встречи, вопросы от коллег или задания, выполнение которых занимает больше времени, чем предполагалось изначально. Постарайтесь спланировать это, выделяя больше времени, чем ожидалось, для выполнения определенных задач. Вы можете потратить любое дополнительное время на то, чтобы раньше начать работу над следующим пунктом или сделать перерыв.