Как составить электронное письмо с запросом на отпуск
15 марта 2021 г.
Электронное письмо с запросом на отпуск — это ваша возможность запросить у работодателя конкретные даты отпуска. Эффективное электронное письмо с запросом информирует вашего работодателя о ваших планах по обеспечению выполнения или покрытия вашей работы в дополнение к тому, когда вы будете отсутствовать и возвращаться на работу. Вы можете написать четкое, краткое и информативное электронное письмо с запросом, которое способствует общению и доверию между вами и вашим работодателем.
В этой статье мы обсудим, почему это письмо важно, покажем, как написать эффективное письмо, и предоставим примеры, которые помогут вам начать работу.
Почему важно написать электронное письмо с просьбой об отпуске?
Важно написать электронное письмо с просьбой об отпуске, чтобы получить разрешение от вашего руководителя на отгул с работы. Если вы попросите отгул задолго до отпуска, это даст вашей команде дополнительное время, чтобы гарантировать, что ваша работа будет покрыта, когда вас нет в офисе. Может быть полезно иметь письменный запрос на тот случай, если вам, вашему руководителю или отделу кадров потребуется сослаться на него позже.
Связанный: Как попросить выходной: советы, шаблон и пример
Как написать письмо с просьбой об отпуске
Вы можете выполнить несколько шагов, чтобы написать эффективное электронное письмо с запросом на отпуск, чтобы сохранить профессионализм на рабочем месте и убедиться, что вы соблюдаете особые правила вашей компании в отношении выходных. Вот шаги, чтобы написать электронное письмо с просьбой об отпуске:
Напишите короткую прямую тему письма.
Сформулируйте цель написания.
Укажите даты, которые вы запрашиваете.
Подумайте о том, чтобы упомянуть, почему вы берете отпуск.
Обсудите, как вы готовитесь к выходным.
Оставайтесь доступными для вопросов.
1. Напишите короткую прямую тему
Строки темы — это первое впечатление получателя о вашем электронном письме. Для запроса на отпуск по электронной почте напишите короткую строку, в которой укажите общую цель вашего сообщения и даты, связанные с вашим запросом. Если вы работаете в крупной компании, подумайте о том, чтобы также указать свою фамилию в строке темы, чтобы получатель мог быстро определить, кто и когда просит отгул.
Связанный: Как написать профессиональное электронное письмо
2. Укажите цель вашего письма
Поприветствовав получателя, используйте первую строку своего электронного письма, чтобы прямо указать, что вы пишете, чтобы попросить отгул. Вы можете использовать заявление, если вы уже говорили со своим руководителем о своем запросе, или вы можете сформулировать свою цель в виде вопроса, если это электронное письмо является первым, в котором вы обсуждаете запрос. Спросить своего начальника или работодателя, разрешат ли они вам взять отпуск, — это проявление профессиональной вежливости, демонстрирующее ваше уважение к их времени.
3. Укажите даты, которые вы запрашиваете
В первой строке или первом коротком абзаце вашего электронного письма обязательно укажите даты, когда вы запрашиваете отпуск. Убедитесь, что даты совпадают с датами, указанными в строке темы, чтобы обеспечить ясность. Этот шаг может помочь обеспечить четкое информирование о вашем запросе и предоставить вашему работодателю точную документацию.
Если ваша компания придерживается политики накопления оплачиваемых выходных, вы также можете указать, сколько часов вы будете брать в отпуск. Этот элемент может показать, что вы понимаете, как этот запрос влияет на ваше оставшееся оплачиваемое время, и поможет вашему работодателю обновить эту информацию.
4. Не забудьте упомянуть, почему вы берете отпуск
Хотя это и необязательно, упоминание причины вашего отпуска может еще больше помочь с точным документированием вашего отпуска. Это может сообщить вашему работодателю, что вы уходите в отпуск, но если вы берете отпуск по другой личной причине, упоминание этой причины может помочь вашему работодателю лучше понять цель вашего запроса. Этот шаг может помочь вашему руководителю или работодателю принять решение о разрешении вашего отпуска.
5. Обсудите, как вы готовитесь к выходным
Во второй части — часто во втором кратком абзаце — вашего электронного письма предоставьте подробную информацию о задачах, которые вы выполняете, работе, которую вы делегируете, и других способах, которыми вы готовите свою команду и другие соответствующие стороны к вашему времени. выключенный. Этот шаг показывает вашу приверженность успеху вашей организации во время вашего отсутствия и гарантирует, что ваш работодатель понимает всю степень влияния вашего отсутствия на эффективность.
Подумайте о том, чтобы перечислить проекты и задачи, над которыми вы работаете, то, что вы ожидаете закончить, а также когда и кому вы будете поручить свою работу, пока вас нет. Если у вас есть невыполненные задачи, сообщите об этом своему работодателю, чтобы он мог соответствующим образом спланировать и делегировать работу.
6. Оставайтесь доступным для вопросов
В конце письма разрешите вашему работодателю или руководителю связаться с вами для получения дополнительной информации и подтверждения решения по вашему запросу. Этот элемент представляет собой профессиональную вежливость, которая также способствует четкому и открытому общению между вами и вашим работодателем.
Связанный: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе
Советы по составлению электронного запроса на отпуск
Если вы планируете взять отпуск и составляете запрос на отпуск по электронной почте, рассмотрите следующие шаги:
Изучите политику отпусков вашей компании
Компании могут иметь самые разные политики в отношении отпусков и нерабочих дней. Прежде чем запросить отпуск, убедитесь, что вы понимаете политику отпуска вашей компании. Если в вашей компании нет письменной политики, узнайте у своего руководителя или в отделе кадров о лучших или предпочтительных практиках. Если ваша компания придерживается политики накопления оплачиваемого отпуска, узнайте, сколько оплачиваемых и неоплачиваемых дней вы можете использовать, чтобы знать, сколько времени вы можете запросить.
Выбирайте даты с максимально заблаговременным уведомлением
Полезно попросить отгул по крайней мере за два месяца. Некоторым организациям может потребоваться определенное количество дней, недель или месяцев при подаче заявления на отпуск. О выходных во время популярных каникул, например, летом или во время зимних каникул, предупредите своего работодателя еще больше. Если вы попросите отгул с как можно более заблаговременным уведомлением, это покажет вашему руководителю, что вы ответственно подходите к этому запросу, и гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы спланировать, как будет выполняться ваша работа в ваше отсутствие.
Найдите удобные даты
Если возможно, примите во внимание режим работы при выборе даты отпуска. Старайтесь планировать свободное время в нерабочие сезоны, после того, как большие проекты должны быть завершены, и на основе графиков членов вашей команды. Эта стратегия может помочь вам выбрать наиболее удобное время.
Сначала спросите своего руководителя или работодателя лично
Лучше всего обсудить ваш потенциальный запрос лично, чтобы дать вашему работодателю представление о том, когда вы планируете взять отпуск. В этом разговоре вы можете спросить их предпочтения относительно дат, продолжительности времени, альтернативных вариантов работы и того, как лучше всего подготовиться к вашему отсутствию.
Отправить последующее электронное письмо
После личного обсуждения вы можете отправить запрос на отпуск по электронной почте в качестве дополнительного сообщения, чтобы подтвердить детали и предоставить свой запрос в письменной форме. Этот шаг может помочь вам обновить общение в свободное время, если что-то изменится.
Укажите письмо с напоминанием
Вы также можете отправить электронное письмо с напоминанием своему работодателю и вашей команде до начала отпуска. Это электронное письмо может сообщить им о вашем процессе обеспечения завершения или покрытия всей работы, а также о том, с кем связаться в ваше отсутствие.
Образцы писем с просьбой об отпуске
Вот несколько примеров писем с просьбой об отпуске и черновик письма с напоминанием, которые помогут вам начать работу:
Образец неформальной заявки на отпуск по электронной почте
*Тема: Заявка на отпуск с 1 по 15 июня*
Привет Жан,
Я хотел бы запросить отпуск с понедельника, 1 июня, по вторник, 15 числа. Я буду путешествовать, чтобы навестить своих родителей/взять семейный отпуск.
Пока я в отъезде, со мной можно будет связаться по электронной почте на мой рабочий адрес smith@email.com, но не по телефону. Как мы уже обсуждали, моя команда согласилась обеспечить освещение, пока меня не будет, и я завершу свой проект по возвращении к 1 августа.
Спасибо,
Эми Смит
Образец официального заявления на отпуск
*Тема сообщения: Smith – Заявка на отпуск с 1 по 15 июня*
Уважаемая госпожа Гонсалес,
Это письмо является официальным запросом на недельный отпуск с понедельника, 1 июня, до вторника, 15 июня. Я вернусь в офис в среду, 16 июня.
Все проекты, над которыми я работаю, будут завершены до моего отъезда. Моя команда согласилась взять на себя мои обязанности, пока меня не будет. Руководитель моей группы одобрил мою просьбу об отпуске (прилагается письмо с одобрением от нее).
Если у вас есть какие-либо вопросы или опасения, со мной можно связаться по моему рабочему адресу электронной почты smith@email.com или по телефону 1-555-445-5454. Пока меня нет, я не смогу регулярно проверять свою электронную почту, но в случае срочной необходимости со мной можно связаться по номеру мобильного телефона.
Спасибо, что рассмотрели мою просьбу.
Лучший,
Эми Смит
Образец письма с напоминанием об отпуске
*Тема письма: Напоминание – Отпуск Смита, 1–15 июня*
Дорогой Жан,
Я просто хотел напомнить вам, что, согласно нашему разговору в прошлом месяце, меня не будет в офисе с понедельника, 1 июня, по вторник, 15 июня.
Как мы уже говорили, моя коллега Леэнн Жирар будет освещать мой проект, пока меня не будет. Мы завершили наш групповой проект досрочно, поэтому я смогу предоставить вам дополнительные документы на следующей неделе.
Опять же, я буду доступен по электронной почте smith@email.com, если вам или кому-либо из команды потребуется связаться со мной. Спасибо.
Лучший,
Эми Смит