Как скопировать данные из PDF в Excel за 7 шагов (плюс советы)

Многие профессионалы используют файлы PDF для обмена информацией и используют Excel для хранения данных. Иногда они могут захотеть скопировать информацию из PDF в Excel, чтобы легко систематизировать и анализировать информацию. Если вы работаете с электронными таблицами Excel, вам может быть полезно научиться копировать данные из файла PDF в Excel. В этой статье мы обсудим, как скопировать данные из файла PDF в Excel, объясним причины, по которым вы можете это сделать, и перечислим семь шагов для копирования данных в электронную таблицу, а также несколько советов, которые помогут вам в этом процессе.

Причины для копирования данных из PDF в Excel

Существует несколько причин, по которым вы можете копировать данные из файла PDF в электронную таблицу Excel. Это можно сделать, чтобы не вводить вручную данные из PDF-файла в каждую ячейку. Файлы PDF являются ценными ресурсами для обмена и сохранения информации. Однако редактировать данные в таблице или диаграмме в формате PDF сложно. В PDF-файле могут быть данные, которые вы хотели бы проанализировать или отсортировать. В Excel есть несколько инструментов, позволяющих сортировать и вычислять данные. По этой причине вам может быть выгодно скопировать данные из PDF в Excel.

Вот несколько дополнительных причин, по которым вы копируете данные из PDF в Excel:

• Анализ финансовых данных

• Создание бюджета

• Организация научной информации

• Сортировка информации в базе данных

Как скопировать данные из PDF в Excel

Вот семь шагов для копирования данных из PDF в Excel:

1. Откройте PDF в Word

Начните с открытия файла PDF, содержащего данные, которые вы хотите скопировать. Есть два способа добиться этого. Сначала откройте проводник Windows и найдите PDF-файл. С помощью мыши щелкните файл правой кнопкой мыши, чтобы открыть раскрывающееся меню. Наведите курсор на опцию «Открыть с помощью», чтобы открыть другое меню. Выберите версию Microsoft Word, установленную на вашем компьютере. Например, вы можете выбрать Microsoft 2019.

Второй способ — открыть документ Word и перейти на вкладку «Файл». Выберите «Открыть», а затем «Обзор». Это представляет окно «Открыть». Найдите документ Word и нажмите «Открыть» в нижней части окна.

2. Преобразуйте документ и нажмите «Включить редактирование».

После того, как вы открыли PDF-файл в Word, появится окно, информирующее вас о том, что программа преобразует файл в документ. Он также говорит, что преобразование может занять некоторое время. Это зависит от размера файла и наличия в нем графики. Нажмите кнопку «ОК» для подтверждения. После преобразования файла PDF в документ Word может потребоваться включить функцию редактирования. Иногда Word открывает документ в режиме «Защищенный просмотр», что означает, что вы можете только просматривать файл. Найдите желтый баннер в верхней части страницы и нажмите кнопку «Включить редактирование».

3. Скопируйте данные из документа

После того, как вы включили функцию редактирования, теперь вы можете просматривать и редактировать исходный PDF-файл как документ Word. Найдите таблицу, график или данные, которые вы хотите скопировать в Excel. С помощью мыши щелкните данные и перетащите мышь, чтобы выделить всю таблицу. После того, как вы выделили информацию, скопируйте данные. Есть три способа сделать это. Сначала щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» в раскрывающемся меню. Либо выберите параметр «Копировать» на вкладке «Главная» на панели инструментов. Наконец, вы можете использовать сочетание клавиш «Ctrl» и «C», чтобы скопировать данные.

4. Откройте правильную электронную таблицу Excel

Далее запустите Microsoft Excel. Вы можете найти Excel, выполнив поиск в строке поиска Windows в нижней части экрана. После того, как вы запустили программу, откройте нужный файл. Выберите новую таблицу, нажав «Пустая книга» на вкладке «Создать». Если у вас уже есть подготовленный документ, то выберите вкладку «Открыть», а затем «Обзор». Найдите электронную таблицу в проводнике и дважды щелкните ее, чтобы открыть в Excel.

5. Вставьте данные в Excel

Открыв нужную электронную таблицу, вставьте данные в Excel. Есть три способа сделать это. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку или область, куда вы хотите вставить информацию, и выберите параметр «Вставить» в раскрывающемся меню. Вы также можете нажать кнопку «Вставить» на вкладке «Главная» на панели инструментов. Последний способ — использовать сочетание клавиш «Ctrl» плюс «V». Если вы выбрали электронную таблицу с уже содержащимися данными, попробуйте вставить новую информацию в пустую область рабочей книги.

6. Отформатируйте информацию

После того, как вы вставили данные в Excel, вы можете отформатировать электронную таблицу. Иногда информационная таблица переносится корректно, то есть не требует правок. В других случаях некоторые значения или таблицы становятся неуместными. Когда это произойдет, вы можете отформатировать информацию, чтобы она была удобочитаемой и выровнена с остальными данными. В зависимости от того, что это за ошибка, вы можете использовать различные методы для ее исправления. Например, вам может потребоваться вставить или удалить строку или столбец. Вы можете сдвигать ячейки влево или вправо. Наконец, попробуйте объединить и разъединить ячейки, к которым вы можете получить доступ через вкладку «Главная».

7. Назовите и сохраните таблицу.

После того, как вы отформатировали информацию, дайте название и сохраните данные. Возможно, у вас уже есть заголовок, если вы открыли ранее начатую электронную таблицу. В этом случае вы можете нажать «Файл», а затем «Сохранить» или «Сохранить как», чтобы сохранить документ. Если вы создали новую электронную таблицу, Excel требует, чтобы вы назвали документ, прежде чем вы сможете его сохранить. Нажмите «Сохранить как» и введите название в текстовое поле «Введите имя файла здесь». Наконец, нажмите кнопку «Сохранить» справа от текстовых полей, чтобы сохранить электронную таблицу. Сохранение электронной таблицы подтверждает все внесенные вами изменения.

Советы по копированию данных из PDF в Excel

Следуйте этим советам для копирования данных из PDF в Excel:

Используйте маленькие файлы

При использовании Microsoft для копирования данных в Excel старайтесь использовать небольшие файлы. Обычно Microsoft требуется меньше времени для преобразования небольшого PDF-файла в документ Word. Если возможно, используйте более короткие и простые файлы. Например, двухстраничный документ, содержащий только текст, может конвертироваться быстрее, чем семистраничный документ с изображениями, графиками и таблицами. Преобразование простого и короткого PDF-файла может помочь Word отформатировать документ с меньшим количеством ошибок.

Попробуйте конвертер файлов

Конвертер файлов позволяет легко преобразовать PDF в электронную таблицу Excel. Это может быть полезным вариантом, если вам приходится часто копировать данные из файла PDF в Excel. Если PDF представляет собой длинный и сложный документ, рассмотрите возможность использования конвертера файлов. Конвертер обычно может работать с большим документом без ущерба для времени или качества, а это означает, что может быть меньше ошибок форматирования. С помощью конвертера файлов вы можете выбрать данные с определенной страницы PDF без преобразования всего документа.

Скопируйте и вставьте данные

Один из самых простых способов передачи данных в Excel — копирование и вставка данных прямо в электронную таблицу. Найдите информацию в файле PDF и выберите ее с помощью мыши. Скопируйте данные и вставьте их в электронную таблицу Excel. Как правило, этот метод вставляет данные с некоторыми ошибками. Вы можете легко исправить это, отформатировав электронную таблицу. Вставляйте или удаляйте ячейки, строки и столбцы по мере необходимости.

Используйте Microsoft Office онлайн

Если у вас нет доступа к Microsoft на вашем компьютере, рассмотрите возможность использования Microsoft Office Online. Это программа, которая позволяет вам использовать Microsoft бесплатно. Создайте учетную запись для использования Microsoft Online. Вы можете хранить свои документы в OneDrive, программе онлайн-хранилища Microsoft. Чтобы скопировать данные из PDF-файла в Excel, загрузите файл в OneDrive и выполните действия, перечисленные выше.

Применить «Преобразовать текст в таблицу»

Другой способ скопировать данные из PDF в Excel — скопировать информацию из файла в документ Word. Вставив данные в документ, скопируйте и снова вставьте их в электронную таблицу Excel. Чтобы сделать данные в документе Word удобочитаемыми, примените параметр «Преобразовать текст в таблицу». Разделяйте наборы данных такими символами, как запятые или точки с запятой. Перейдите к «Вставка» на панели инструментов и найдите кнопку «Таблица». Нажмите на него и нажмите «Преобразовать текст в таблицу», чтобы создать таблицу из ваших данных.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.