Как сделать временную шкалу в Excel за 8 шагов
28 декабря 2021 г.
Временная шкала в Excel показывает поток событий или вех с отметками времени в графическом формате. Вы можете улучшить свои компьютерные навыки, научившись создавать временную шкалу и управлять ею с помощью этой программы. В этой статье мы обсудим использование временных шкал Excel, восемь ключевых шагов по созданию временной шкалы Excel и способы создания временной шкалы PowerPoint в Excel.
Каково использование временной шкалы в Excel?
Временные шкалы Excel могут предоставить вам визуальную ссылку для определенного бизнес-процесса. Временные шкалы показывают важные вехи и задачи в удобном для понимания формате. Вместо инструментов управления проектами команды могут использовать временные шкалы Excel, чтобы эффективно расставлять приоритеты в своей работе и максимально управлять собой, оптимизируя процесс управления.
Изучение того, как сделать временную шкалу в Excel, может помочь вам планировать мероприятия в совершенно новом формате, показывая все дополнительные задачи и логистические шаги, которые необходимо выполнить до крайнего срока проекта. Это может помочь сделать процессы более эффективными, поскольку вы координируете свои действия с различными поставщиками и организациями. Временные шкалы Excel также легко редактировать, что делает их полезными для растущих команд или проектов, которые могут включать изменения.
Как сделать временную шкалу в Excel
Вот шаги для создания временной шкалы в Excel:
1. Будьте организованы
Составление списка задач включает в себя сбор информации, которую вы хотите включить в временную шкалу. На этом этапе рассмотрите возможность организации и определения приоритетов всех задач, которые вам и вашей команде еще предстоит выполнить. Наличие макета необходимых задач от начала до конца упрощает добавление этой информации в Excel.
2. Выберите свой формат
Определите, хотите ли вы создать отдельный лист, соответствующий потребностям вашей организации, или вы можете продолжить работу с шаблоном. На многих сайтах по управлению проектами есть шаблоны временной шкалы Excel, которые можно бесплатно загрузить, чтобы упростить дизайн листов. Кроме того, вы можете выбрать один из множества шаблонов, которые Microsoft Office предоставляет бесплатно.
При оценке того, какой вариант лучше всего подойдет для ваших конкретных потребностей, подумайте о том, чтобы проконсультироваться с коллегами по команде и вместе оценить различные варианты дизайна. Это может помочь вам сделать лучший выбор для вашей команды.
3. Оцифруйте свои результаты
После того, как вы выбрали свой шаблон или дизайн листа, введите все ключевые даты, задачи и промежуточные результаты в свой лист. Вы можете сделать это любым способом, который соответствует вашему дизайну или потребностям, но многие предпочитают использовать столбцы Excel для создания простой в использовании структуры. Например, вы можете перечислить задачи в столбце A и указать соответствующие сроки выполнения в столбце C.
4. Создайте назначения высоты для значений
Затем введите соответствующие значения высоты в столбце B, который Excel использует для графического отображения соответствующих значений высоты. Вы можете сделать это, назначив каждой ячейке числовое значение. Многие предпочитают использовать значения от одного до пяти. Затем Excel преобразует это в дифференциацию высоты для ваших данных. Это различие по высоте определяет, где Excel размещает вашу информацию на временной шкале.
5. Создайте свой точечный график
Используйте функцию точечной диаграммы, чтобы собрать свои задачи в удобочитаемую и понятную визуальную временную шкалу. Чтобы создать точечную диаграмму, выполните следующие шаги:
Щелкните пустую ячейку на листе Excel.
Перейдите в верхнюю часть экрана на вкладку «Библиотека» и выберите «Вставить».
Перейдите в раскрывающееся меню диаграммы и выберите «Scatter».
После выполнения этих шагов у вас появится пустая белая диаграмма. Чтобы заполнить точечную диаграмму данными, которые вы собрали из своего списка задач, выполните следующие шаги:
Щелкните правой кнопкой мыши пустую диаграмму и выберите «Выбрать данные».
Перейдите в область «Серия легенд».
Нажмите «Добавить», чтобы добавить соответствующие даты проекта.
Заполните значения X, щелкнув и выделив столбец от первой до последней даты.
Перейдите к значению Y и очистите заполнитель, который Excel добавляет автоматически.
Заполните значения Y, щелкнув и выделив столбец вниз, чтобы зафиксировать все назначения высоты.
Нажмите «ОК», чтобы закончить точечный график.
6. Оптимизируйте график рассеивания
Чтобы оптимизировать точечную диаграмму для форматирования временной шкалы, выполните следующие действия:
Нажмите на точечную диаграмму и нажмите на зеленый «Плюс», который появляется справа.
Войдите в область «Элементы диаграммы» и снимите флажки «Заголовок диаграммы» и «Линии сетки».
Наведите указатель мыши на параметр «Оси» в «Элементах диаграммы», затем снимите флажок «Основная вертикаль».
Отметьте «Метки данных» и «Планки погрешностей».
7. Преобразуйте точечную диаграмму в временную шкалу
Теперь ваша точечная диаграмма готова для форматирования временной шкалы. Ниже приведены шаги для форматирования осей временной шкалы:
Щелкните правой кнопкой мыши дату на оси точечной диаграммы и выберите «Формат оси».
Используйте стрелку раскрывающегося списка в «Опциях оси», чтобы выбрать «Планы погрешностей серии X 1».
Войдите в меню «Параметры панели ошибок» и нажмите «Нет строки».
Повторите описанные выше шаги, чтобы отформатировать ось Y, просто выбрав «Полосы ошибок серии Y 1» в «Параметры оси» вместо «Полосы ошибок серии X 1».
После форматирования осей последние шаги по преобразованию точечной диаграммы Excel в временную шкалу:
Войдите в меню «Полосы вертикальных ошибок» и выберите направление «Минус».
Установите «Процент количества ошибок» на 100%.
Назовите свою временную шкалу.
8. Назначьте имена задачам
После правильного размещения данных на осях вы можете добавить заголовки задач к каждой точке данных, чтобы добавить детали для временной шкалы вашего проекта. Для этого просто:
Войдите в меню «Формат оси» и выберите раскрывающееся меню «Параметры оси».
Нажмите «Метки данных серии 1» и выберите соответствующее меню «Форматировать метки данных».
Нажмите «Параметры ярлыка».
Установите флажок «Значение из ячеек» и снимите флажок со значения Y.
В появившемся диалоговом окне «Диапазон данных» щелкните и перетащите от первой задачи к последней и нажмите «ОК».
Что такое временная шкала PowerPoint в Excel?
Microsoft PowerPoint позволяет пользователям создавать базовую временную шкалу, которую они могут изменять и изменять в соответствии со своими потребностями. Это позволяет вам составить временную шкалу, которую вы можете включить в презентации для руководителей или заинтересованных сторон. Используя надстройку, вы можете использовать данные из временной шкалы Excel, чтобы создать копию PowerPoint, содержащую ту же информацию.
Как создать временную шкалу PowerPoint в Excel
Office Timeline, надстройка PowerPoint, которая автоматически создает и обновляет временные шкалы с помощью Excel, доступна в виде подключаемого модуля PowerPoint. Вот как использовать временную шкалу Office:
Нажмите на вкладку «Office Timeline Basic» в PowerPoint.
Затем нажмите кнопку «Создать», где вы сможете выбрать один из множества стилей временной шкалы, стандартных шаблонов или пользовательских шаблонов.
Дважды щелкните «Шаблон» или стиль, который вы хотите использовать на временной шкале, в галерее, чтобы открыть окно предварительного просмотра.
Далее выберите «Использовать шаблон».
Скопируйте таблицу Excel с датами и описаниями этапов.
Вставьте таблицу Excel в PowerPoint, используя ссылку «Основная вставка» временной шкалы Office в правом верхнем углу мастера.
Нажмите кнопку «Создать», чтобы завершить создание временной шкалы.
Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.