Как сделать слияние почты с Microsoft Office

Слияние почты — полезная функция в Microsoft Office, позволяющая настраивать множество документов одновременно. Этот инструмент может помочь вам отправлять информационные бюллетени в список рассылки или проверять всех своих старых друзей или коллег. Если вы хотите сэкономить время на персонализации документов, рассмотрите возможность узнать, как работает слияние писем. В этой статье мы даем определение слиянию, объясняем, почему вы хотите использовать слияние, обсуждаем, как выполнить слияние, и перечисляем советы для достижения успеха.

Что такое слияние почты?

Слияние почты — это процесс экспорта контактных данных из электронной таблицы в шаблон Microsoft Word для автоматической персонализации многих документов одновременно. Для этого вам понадобится электронная таблица или документ Outlook с контактной информацией. Вам также понадобится шаблон, содержащий поля, которые вы хотите заполнить слиянием, используя данные из электронной таблицы. Вы можете настроить этот процесс для заполнения многих типов полей данных, таких как имена и фамилии, адреса и названия компаний, что делает его очень полезным как для коммерческого, так и для личного использования.

Почему вы хотите использовать слияние почты?

Объединение писем может сэкономить ваше время и значительно упростить отправку большого количества документов одновременно. Например, допустим, вы работаете в кабинете стоматолога и хотите отправить весеннее обновление, чтобы пожелать всем своим клиентам счастливой весны и сообщить им, что кабинет закрыт на неделю в апреле. Чтобы сделать эти письма более представительными, вы можете включить в приветствие имя каждого клиента. Ввод имени каждого клиента в новый документ вручную был бы трудоемким и утомительным, но если вы используете слияние, вы можете автоматизировать процесс настройки.

В качестве альтернативы, возможно, вы хотите связаться с коллегами с прошлой работы, отправив письма. Возможно, вы захотите спросить их, как у них дела, как продвигается их карьера и нравится ли им место, где они живут. Вместо того, чтобы писать каждое письмо отдельно, вы можете создать шаблон, и вместо того, чтобы вводить имя каждого сотрудника по отдельности, вы можете создать таблицу Excel с их информацией. Эта электронная таблица может включать их имя, адрес, работу и местонахождение. Используя слияние, вы можете автоматически вводить информацию из электронной таблицы в документ Word и одновременно персонализировать все свои письма.

Как сделать слияние почты

Выполните следующие пять шагов, чтобы успешно завершить слияние:

1. Создайте свой источник данных

Иногда, например, если у вас есть список рассылки, этот источник данных может быть уже готов к использованию. Однако, если у вас нет электронной таблицы данных для слияния, создайте ее с разделом для каждой части информации, которую необходимо настроить. Обязательно правильно отформатируйте эту таблицу. Важно, чтобы заголовки столбцов в электронной таблице соответствовали значениям, которые вы собираетесь вводить в Word. Все данные, которые вы хотите использовать в документе Word, должны находиться на первой странице электронной таблицы.

2. Напишите свой шаблон

Хотя вы можете сделать это позже, следующим шагом обычно является создание черновика вашего электронного письма или письма в качестве шаблона в документе Word. Как только вы это сделаете, вы будете знать, где вы хотите ввести различные поля данных, прежде чем начать слияние. Когда вы пишете, не беспокойтесь о приветствии или других полях, которые вы планируете импортировать из своей электронной таблицы, потому что Word поможет вам собрать их воедино.

3. Перейдите на вкладку Рассылки и запустите слияние.

Выберите «Рассылки» в верхней части документа Word и нажмите кнопку с надписью «Начать слияние». В нижней части раскрывающегося списка нажмите «Пошаговый мастер слияния». Выберите из писем, сообщений электронной почты, конвертов, этикеток и каталогов. Если вы уже написали свое письмо в текущем документе, выберите вариант использования текущего документа. В противном случае вы можете начать с шаблона или использовать другой документ.

4. Добавьте получателей и поля данных

Затем вам нужно либо ввести список получателей, либо импортировать список из электронной таблицы, нажав «Обзор» и выбрав соответствующую электронную таблицу из ваших файлов. После того, как вы импортируете контакты, вы можете отменить выбор тех, которые вам не нужно включать. В противном случае просто нажмите OK и перейдите к следующему шагу. Теперь вы можете добавлять такие элементы, как адреса, строки приветствия, электронные почтовые расходы и многое другое. Здесь вы добавляете поля, которые меняются с каждой буквой, например приветствие.

5. Предварительно просмотрите документы, а затем отправьте или распечатайте

Нажмите, чтобы перейти к следующему шагу, где вы можете просмотреть каждое письмо, чтобы проверить наличие ошибок. Это отличный шанс быстро вычитать и отредактировать сообщения, прежде чем завершить их. После того, как вы просмотрите весь документ, вы можете распечатать свои документы, если они доступны для печати. Если это электронные письма, в Word есть встроенная функция, которая позволяет отправлять их непосредственно из функции слияния, при условии, что в вашем листе контактных данных указаны их адреса электронной почты.

Советы по успешному слиянию почты

Чтобы слияние почты прошло гладко, вот несколько советов, которые следует учитывать:

• Используйте прилагаемые шаблоны. Использование предоставленных шаблонов может сэкономить вам много времени, особенно когда вы выполняете большое слияние.

• Проверьте и отформатируйте свои контактные данные. Важно убедиться, что вы адресуете каждое письмо или электронное письмо нужному человеку с правильным написанием. Хотя использование функции слияния писем может значительно упростить отправку большого количества писем или сообщений электронной почты за раз, все же рекомендуется потратить дополнительное время, чтобы убедиться, что ваши данные не содержат ошибок.

• Сохраняйте чаще. Последнее, чего вы хотите, — это потерять свой прогресс, работая над масштабным проектом слияния почты. Обязательно сохраняйте документ почаще, чтобы не начинать заново.

• Проверьте свой принтер. Если вы используете эту функцию для печати документов, проверьте принтер и убедитесь, что в нем нет замятий и в нем достаточно чернил и бумаги для выполнения задания.

• Отправить копию себе. Если вы используете эту функцию для массовой рассылки электронных писем, зарегистрируйтесь в списке рассылки. Это дает вам способ убедиться, что электронные письма отправляются правильно и выглядят правильно.