Как расположить по алфавиту в Microsoft Word (плюс шаги и советы)

8 апреля 2022 г.

Организация содержимого — это функция Word, которая может помочь профессионалам систематизировать данные в своих документах. Алфавитизация может помочь сотрудникам систематизировать слова, которые они печатают, в списках или диаграммах. Понимание того, как расставлять по алфавиту в Word, может помочь вам более эффективно упорядочивать документы. В этой статье мы обсудим, что такое алфавитный порядок в Word, как это сделать и почему это важно.

Что такое алфавит в Word?

Алфавитизация в Word — это когда пользователь упорядочивает несколько элементов в документе в алфавитном порядке. Эти элементы включают заголовки, фразы, имена или другие слова, которые вы, возможно, захотите перечислить. Алфавитизация может быть полезна в различных рабочих контекстах, например, для организации, составления списков и инструкций. Алфавитизация в Word может применяться ко многим структурам, включая диаграммы, графики или наборы абзацев.

Почему алфавитный порядок в Word важен?

Алфавитизация в Word может быть важна по многим причинам, в том числе:

Помогает вам и читателям найти информацию

Список элементов в алфавитном порядке может помочь вам быстро найти информацию, например рабочее время человека на диаграмме. Если вы составляете длинный список, расположите его в алфавитном порядке, чтобы читателям было легче находить в нем имена. Если вы создаете инструкции, расположение каждой области в алфавитном порядке может помочь читателям легко ориентироваться в руководстве.

Организует информацию

Даже если документ предназначен только для вас, алфавитный порядок также может быть полезен для организации. Примеры документов, которые могут использовать алфавитный порядок для организации, включают расписания, сообщения с запросами или графики отпусков. Алфавитный организационный формат поможет вам быстрее и эффективнее использовать документы.

Отображает информацию

Алфавитизация может помочь отображать информацию за пределами списков для себя и других сотрудников. Это также может повлиять на диаграммы и графику, что может сделать контент более визуально привлекательным и понятным для аудитории во время презентации или руководства. Это также может упростить обработку графиков читателем.

Как расставить по алфавиту в Word

Если вы хотите отсортировать текст в Word по алфавиту, выполните следующие действия:

1. Откройте файл Word

Для начала откройте файл Word, который вы хотите отсортировать. Вы можете скопировать и вставить список элементов в документ, если он уже подготовлен, или создать новый. Если вы хотите расположить эти элементы в алфавитном порядке, вы можете сначала отформатировать их как список. Если вы хотите превратить серию элементов в список, дайте каждой записи отдельную строку.

2. Выделите текст, который вы хотите отсортировать

После того, как вы открыли документ Word и вставили свой текст в формат списка, выделите весь текст, который вы хотите отсортировать. Для диаграмм и другой графики убедитесь, что вы выделили каждую часть, прежде чем выбирать параметры сортировки. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Сортировка». На значке отображается буква A над буквой Z. При нажатии на значок Word открывает диалоговое окно «Сортировка текста».

3. Организуйте алфавитный порядок

После открытия диалогового окна «Сортировка текста» по умолчанию Word предлагает сортировать текст по абзацам. Этот параметр позволяет сортировать столбцы, графику и отображаемый текст независимо от размера или длины выделенного текста. В левой части окна выберите опцию «По возрастанию». Здесь перечислены все ваши предметы в алфавитном порядке. Если вы выберете опцию «По убыванию», ваши элементы изменятся в обратном алфавитном порядке.

Как расположить по алфавиту в Word 2003 или старше

Если вы хотите расположить списки в алфавитном порядке в старых версиях программного обеспечения Word, рассмотрите возможность выполнения следующих шагов:

1. Откройте файл Word 2003.

Если вы используете тип файла для Word 2003 или более ранней версии, откройте файл в старой версии Word. Как и в более обновленной версии, подготовьте текст, скопировав его и вставив в файл. Каждая запись должна иметь свою собственную строку, чтобы вы могли перечислить ее.

2. Выделите весь текст, который хотите отсортировать.

Затем выделите весь текст, который вы хотите отсортировать. Если вы хотите перечислить все в документе, вам не нужно будет выделять текст в этой версии Word. Если то, что вы хотите перечислить, является лишь частью более крупного документа, выделите его.

3. Отсортируйте текст

В меню «Таблица» выберите «Сортировка». В диалоговом окне «Сортировка текста» выберите порядок сортировки. Слева от поля выберите «По возрастанию», а не «По убыванию» между двумя вариантами. Подобно новейшему выпуску, Word 2003 также дает вам возможность перечислять элементы в обратном алфавитном порядке с помощью параметра «По убыванию».

Советы по алфавиту в Word

Если вы хотите узнать больше о том, как лучше упорядочить текст в Word, воспользуйтесь некоторыми из следующих советов:

Чтобы ваш список был организован, заранее детализируйте текст.

При форматировании текста рассмотрите возможность использования других текстовых редакторов для детализации списка перед его вставкой. Если вы скопируете свой список из другого источника, например с веб-страницы, форматировать его после вставки в Word может быть сложнее. Чтобы избежать появления невидимых пробелов или ошибок в тексте, отредактируйте их в другом процессоре, чтобы подготовить их для списка в Word.

Организуйте текстовые добавки, прежде чем составить список

При создании списка вы можете упорядочить его по-разному в зависимости от ваших потребностей. Если у вас есть верхние или нижние колонтитулы для текста, вы можете упорядочить их по ним, а не по первому слову в тексте. Это может быть полезно для инструкций или документов с шаблонами организации, основанными на отделах, а не на разделах.

Создайте столбцы, чтобы улучшить читаемость списка

Если вы создаете длинный список из коротких элементов, например список имен, вы можете подумать о создании столбца для своего списка. Столбцы позволяют вашему списку переходить с одной стороны страницы на другую, а не переходить на следующую страницу. Это облегчает чтение и выполнение.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.