Как привлечь заинтересованные стороны проекта

31 марта 2021 г.

Если вы работаете в компании или организации, вы, скорее всего, уже участвовали в работе над проектом. Согласно веб-сайту Института управления проектами, отрасли во всем мире все больше ориентируются на проекты, а не на продукты. Как никогда важно понимать, как взаимодействуют и функционируют заинтересованные стороны проекта на каждом уровне. В этой статье мы определим и объясним, как поддерживать продуктивные отношения между различными типами заинтересованных сторон проекта.

Кто такие заинтересованные стороны проекта?

Термин «заинтересованные стороны проекта» относится ко всем участникам проекта. Сюда входят все, кто работает, финансирует или на кого влияет конечный результат проекта. Существует множество различных групп заинтересованных сторон проекта, каждая из которых имеет свои роли и характеристики. Вот разбивка некоторых из наиболее распространенных типов заинтересованных сторон:

Руководители проекта

Одним из наиболее важных заинтересованных лиц является руководитель проекта. Руководители проектов руководят проектом на протяжении всего его жизненного цикла. Они являются ключевыми игроками на каждом этапе разработки проекта, включая написание описания содержания, контроль за производительностью команды и представление окончательных отчетов о результатах. Руководители проектов берут на себя внутреннюю ответственность за проект, а иногда даже в средствах массовой информации.

Менеджеры проектов облегчают общение между руководителями и членами команды, поэтому крайне важно, чтобы они оставались вовлеченными и сосредоточенными на протяжении всего проекта. Руководителям проектов нужно доверять, и им должна быть предоставлена ​​возможность принимать повседневные решения, влияющие на проект.

Они также должны регулярно отчитываться перед вышестоящим руководством, чтобы убедиться, что команда проекта соблюдает сроки. Ключом к эффективному управлению менеджерами проектов является баланс их полномочий с пропорциональным объемом ответственности. Руководители проектов уполномочены делать важные звонки, но они также должны разбираться с последствиями, какими бы они ни были.

Руководители

Руководители являются высшим уровнем управления в компании или организации, которая санкционировала проект. Руководители определяют цели и стратегии команды проекта. Их приоритет — убедиться, что проект хорошо отражается на компании, и что конечная цель соответствует видению компании.

Руководители являются заинтересованными сторонами с «высокой отдачей и низким интересом», что означает, что они заинтересованы в результатах проекта, а не в его повседневном прогрессе. Руководителям нужны краткие, наполненные информацией обновления на полурегулярной основе.

Акцент в этих обновлениях должен быть сделан на том, идет ли проект по графику, как используются ресурсы и точна ли оценка окончательных результатов проекта. Руководителей необходимо держать в курсе, но они также должны знать, что команда менеджеров хорошо заботится о проекте.

Члены команды

Другой набор заинтересованных сторон — это команда людей, которые работают над проектом. Эти заинтересованные стороны часто оказывают наибольшее влияние на успех проекта. Команда проекта несет ответственность за своевременное завершение списка задач проекта. Каждый член команды может внести свой вклад в ход проекта, посвятив ему достаточно времени и усердно работая, чтобы уложиться в сроки.

Члены команды должны управляться и эффективно вовлекаться, если проект должен быть завершен в срок. Руководители проектов должны назначать задачи на основе набора навыков, уровня опыта и способностей члена команды. Ни один член команды не должен чувствовать себя перегруженным или недоиспользованным. Если член команды видит, что его работа напрямую влияет на успех проекта, он с большей вероятностью останется мотивированным и вовлеченным на протяжении всего процесса.

Спонсоры

Спонсор является финансистом проекта. В первую очередь их интересует бюджет проекта. Поскольку они участвуют в финансировании, спонсор имеет право принимать важные решения относительно выполнения задач на каждом этапе жизни проекта. В любое время спонсор может попросить менеджера проекта или других членов команды внести коррективы в проект, чтобы снизить сметный бюджет.

Спонсоры вкладывают значительные средства в успех проекта, поэтому они должны быть хорошо информированы о ходе проекта. Четкое общение между менеджером проекта, менеджером ресурсов и спонсором жизненно важно. Спонсоры должны получать финансовые отчеты, подтверждающие, что средства проекта используются эффективно и разумно. Спонсоры также должны чувствовать, что их вклад ценят и уважают.

Менеджеры ресурсов

Менеджеры по ресурсам обычно участвуют в проектах со сложным бюджетом, большой командой работников и высоким спросом на ресурсы. Менеджеры по ресурсам следят за тем, чтобы у команды было все необходимое для успешного и своевременного завершения проекта. Менеджеры по ресурсам вызывают любые ресурсы, запрошенные менеджером проекта, которые могут включать технических экспертов, специализированное оборудование или временных сотрудников.

Менеджеры по ресурсам в значительной степени полагаются на коммуникативные навыки, чтобы получить необходимые им ресурсы, поддерживая при этом позитивные профессиональные отношения. Чтобы обеспечить успех проекта, руководители проектов должны уделять первоочередное внимание поддержанию рабочих отношений с менеджером ресурсов. Менеджеры ресурсов должны получить достаточный бюджет и разумный график. Они также должны быть хорошо информированы о текущих потребностях проекта.

Клиенты

Клиенты обычно являются последними заинтересованными сторонами, которые взаимодействуют с проектом. Когда проект находится на более поздних стадиях, менеджер проекта будет работать с командой маркетинга, чтобы обеспечить информирование общественности об ожидаемых результатах проекта. Поскольку клиенты должны быть теми, кто покупает продукт, подписывается на услугу или получает выгоду от воздействия проекта, их мнения и отзывы имеют решающее значение для долгосрочного успеха проекта.

Заказчики должны иметь краткое представление о цели проекта до его выпуска. Маркетинговые и рекламные кампании, а также пресс-релизы являются важными инструментами для охвата широкой аудитории. Клиенты должны точно знать, как проект влияет на них, что ожидается от них как от потребителей и почему они должны заботиться об успехе проекта. Проекты, ориентированные на потребителя, всегда должны учитывать интересы клиента в качестве приоритета.

Подробнее: Понимание процесса управления проектами

Как привлечь участников проекта

Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить управление заинтересованными сторонами. В зависимости от вашей роли и рабочей среды они могут различаться:

1. Обеспечьте постоянную и четкую связь

Поскольку в проектах участвуют многочисленные команды, работающие вместе, общение имеет решающее значение для успеха. Члены команды должны иметь возможность задавать вопросы руководителю проекта, менеджер ресурсов должен предоставлять бюджетные отчеты спонсору, а потребители должны чувствовать, что их голос хорошо представлен в компании.

Каждая из этих целей может быть достигнута только в том случае, если каждая группа заинтересованных сторон способна эффективно общаться с другими. Поддержание честных, продуктивных и открытых каналов связи приведет к улучшению отношений со всеми заинтересованными сторонами.

2. Поддерживайте функциональный график

Соблюдение графика влияет на каждую заинтересованную сторону по-разному. Руководители хотят придерживаться графика, потому что это сводит к минимуму риск их инвестиций. Руководители проектов следуют графику, чтобы обеспечить быстрое и эффективное выполнение всех задач. Клиентам может потребоваться знать ожидаемые даты выпуска, чтобы воспользоваться преимуществами новой версии или услуги компании. Соблюдение установленного расписания помогает всем выполнять задачу, оправдывать ожидания и оставаться вовлеченными.

3. Поощряйте и мотивируйте своих сверстников

Независимо от того, к какой группе заинтересованных сторон вы принадлежите, для вас важно оказывать положительное влияние на людей, с которыми вы работаете. Создание приятной рабочей среды может повысить производительность всей команды проекта. Оптимистичные и целеустремленные люди способны влиять на каждого сотрудника, с которым они контактируют.

Положительная обратная связь, добровольное участие в решении задач и подача положительного примера — отличный способ поощрить других членов вашей команды.

4. Ставьте измеримые цели

Заинтересованные стороны могут легко потерять интерес и внимание, если цели проекта не ясны. Видение команды относительно конечного результата проекта должно быть легко доступным и часто упоминаемым. Кроме того, руководство должно установить ряд достижимых целей на протяжении всего проекта.

Достижение этих небольших вех поможет сохранить целеустремленность команды и даст всем регулярное чувство выполненного долга. Отчет об этих небольших успехах руководителям и спонсорам также является отличным способом держать их в курсе хода проекта.

5. Обработайте проблемы и неудачи

Неизбежно, проблемы возникнут в течение жизненного цикла проекта. От того, как каждая группа заинтересованных сторон справляется с ними, напрямую зависит здоровье и успех проекта. Руководителям и спонсорам может потребоваться понимание и терпение в случае возникновения задержек.

Менеджеры должны быть в состоянии объяснить, почему произошла неудача, и представить свои планы по решению проблемы. Точный анализ рисков, эффективное принятие решений и продуктивная командная работа имеют решающее значение для успешного решения проблем.