Как присвоить номер счета
22 февраля 2021 г.
Клиенты и поставщики должны платить предприятиям за их продукты или услуги, чтобы компания оставалась жизнеспособной. Отслеживание и управление этими платежами является важной частью повседневной деятельности бизнеса. Специалисты по бухгалтерскому учету должны четко определять эти документы, держать их в порядке и легко находить. В этой статье мы обсудим, что такое номер счета-фактуры, каково значение номера счета-фактуры и как присвоить номер счета-фактуры.
Прочитайте больше: Что такое счет-фактура? Определение, что включено
Что такое номер счета?
Номер счета — это уникальный идентификационный номер, предоставляемый владельцами бизнеса, финансовыми отделами или независимыми подрядчиками клиентам и поставщикам, который отображается в индивидуальном счете. Номера счетов-фактур должны содержать числа, часто в последовательном порядке, а также могут включать буквы, обозначающие компанию, проект или отдел.
Счета-фактуры — это документы, которые предприятия используют для отслеживания завершенных и просроченных платежей. Бухгалтеры настраивают каждый счет-фактуру с отдельным номером счета-фактуры и другой идентифицирующей информацией. Они представляют собой приобретенные продукты или оказанные услуги и обычно содержат следующую информацию:
Название компании, предоставившей товары или услуги
Контактная информация компании, включая адрес, номер телефона и веб-сайт
Название компании-получателя и контактная информация, включая адрес, номер телефона и веб-сайт
Дата счета-фактуры
Номер счета
Описание продукта или услуги, включая тип и количество
Детализированные затраты на продукты или услуги
Любые дополнительные налоги или сборы
Общая стоимость
Условия оплаты
Срок
Пример
Вот пример счета:
Эй-Би-Си Консалтинг
616 Черри Лейн
Чикаго, Иллинойс 60007
123-987-6543
www.abcconsulting.сайт
Дата: 15 июля 2012 г.
Счет № ГРН-0018
Выставлен счет: Greenacres Property
123 37-я авеню.
Чикаго, Иллинойс 60007
123-345-6789
сайт greenacres.website
Услуга: Консультационные услуги Июнь 2012 г. – разработка веб-сайтов, маркетинг в социальных сетях и управление базой данных электронной почты.
Стоимость услуг: $3200
Дополнительные сборы: 300 долларов сверхурочных часов.
Общая стоимость: 3500 долларов США
Условия оплаты: в течение 30 дней с момента получения
Срок оплаты: 15 августа 2012 г.
Какое значение имеет номер счета-фактуры?
Номера счетов важны, потому что они определяют, какие продукты и услуги предоставляет компания и к каким счетам относятся эти услуги. Вы можете использовать эти номера счетов-фактур, чтобы отслеживать, какие счета обновлены и какие счета имеют причитающиеся суммы. Они жизненно важны для организации счетов и платежей и помогают предприятиям отслеживать, сколько денег они заработали и что им еще нужно собрать.
Предприятия могут использовать номера счетов для сопоставления счетов с определенными клиентами, проектами или датами. Это помогает финансовым специалистам правильно хранить и поддерживать счета. Например, крупная корпорация может обозначать поставщиков, используя уникальный префикс в своих счетах-фактурах. Номера счетов-фактур, отправленных в Greenacres Property, могут начинаться с GRN, или счета-фактуры, отправленные в Black Belt Systems, могут иметь номера счетов-фактур, содержащие BBS.
Как присвоить номер счета
Вот шаги для присвоения номера счета-фактуры:
1. Используйте уникальные номера
Сделайте каждый номер счета уникальным, чтобы избежать путаницы. Повторяющиеся номера счетов-фактур могут быть неправильно заполнены, отклонены или обработаны несколько раз. Например, если вы начинаете нумерацию счетов с 0001, избегайте начинать заново с того же номера в следующем месяце или году. Если вы хотите обозначить время, вы можете рассмотреть возможность добавления даты как части вашей системы счисления. Например, счету, отправленному 11 марта 2017 года, можно присвоить номер “031117-0005”. Это может помочь вам легко искать счета на определенную дату, избегая при этом дублирования.
2. Назначайте номера последовательно
Независимо от того, какую систему вы используете, самый простой способ отслеживать счета-фактуры — начинать с единицы и следовать последовательному порядку номеров. Например, рассмотрим префиксы счетов, использованные ранее. Если вы отправляете шесть счетов за одну неделю, вы можете маркировать их последовательно, независимо от того, какая компания получает каждый счет:
GRN0001
GRN0002
BBS0003
BBS0004
GRN0005
BBS0006
Поддержание последовательного порядка помогает компаниям избежать путаницы из-за повторяющихся номеров счетов-фактур.
3. Назначайте номера счетов в хронологическом порядке
Нумеруйте и отправляйте счета, когда организация завершает проекты, чтобы файлы и счета были организованы. Например, если ваша компания выполнила заказ в январе, а другой заказ — в июне, попробуйте пронумеровать более ранний заказ перед более поздним заказом, чтобы получить больше логических записей.
4. Рассмотрите возможность использования кодов проектов
Вы можете пометить свои счета кодом проекта. Это может помочь внутренним отделам правильно распределять счета по отделам или типам проектов. Например, рассмотрим счета по нескольким проектам, за которые выставляет счета ваша компания, включая проекты по подбору персонала и дизайну для Greenacres Property, а также кампанию в социальных сетях и прямую почтовую кампанию для Black Belt Systems. Ваши счета могут быть:
ГРН-РКТ-0001
ГРН-РКТ-0002
BBS-SOC-0003
ББС-ДТМ-0004
ГРН-DES-0005
ББС-ДТМ-0006
5. Используйте бухгалтерское программное обеспечение
Многие бухгалтерские программы генерируют счета-фактуры и номера счетов-фактур. Вы можете использовать эти системы для нумерации или изменить номера счетов вручную. Преимущество использования программного обеспечения заключается в том, что оно предназначено для предотвращения дублирования номеров. Вы также можете запланировать оповещения, когда счета просрочены на определенный период времени, например 30, 60 или 90 дней.
Использование одной и той же программы для выставления счетов и других функций бухгалтерского учета может помочь вашей организации легче управлять своими финансовыми записями. Это также упрощает поиск документов, счетов-фактур, квитанций и выписок.
6. Следуйте любым нормативным требованиям
Убедитесь, что все ваши процедуры бухгалтерского учета соответствуют государственным и национальным финансовым правилам. Если регулирующий орган проводит аудит вашей компании, полезно организовать и промаркировать все ваши документы для удобства поиска.
Кроме того, в странах за пределами США действуют другие законы о бухгалтерском учете и выставлении счетов, включая рекомендации по нумерации счетов. Тщательно изучите эти правила и рассмотрите возможность найма специалиста по международному праву, который поможет вам соблюдать эти правила.
7. Дважды проверьте номера счетов
Ошибки нумерации счетов-фактур могут создать путаницу и привести к другим бухгалтерским ошибкам. Дважды проверьте номер счета перед отправкой, чтобы убедиться, что балансовая единица, код проекта и номера верны.
8. Поддерживайте свои счета
Храните свои счета как можно дольше, чтобы иметь подробные записи о доходах и просроченных платежах. Эта информация полезна для финансового планирования, аудита и удержания клиентов. Хранение этой информации в цифровом виде может обеспечить следующие преимущества:
Безопасность: вы можете защитить файлы от повреждений.
Безопасность: шифрование файлов и другие меры безопасности защищают конфиденциальные записи.
Упрощенный доступ: поиск в цифровых файлах может быть намного проще, чем сортировка нескольких ящиков с физическими записями.
Экономия места: при хранении данных в электронном виде вам не нужны ящики и шкафы для хранения.
Рассмотрите возможность сканирования старых бумажных счетов и перехода на электронные счета, если это возможно.