Как прикрепить файл в Excel, используя 4 метода
8 апреля 2022 г.
Многие бизнес-отчеты ссылаются и полагаются на информацию из других источников или документов. Возможность прикреплять сторонние документы к отчету Microsoft Excel может повысить эффективность и удобочитаемость вашей электронной таблицы. Научившись эффективно использовать эту функцию, вы сможете создавать более полные и информативные отчеты. В этой статье мы обсудим, как прикреплять файлы в Excel, включая определение встроенных объектов, четыре метода вставки вложений и советы по навигации по Excel.
Что такое внедренный объект в Excel?
На листе Excel встроенный объект — это файл или объект из другого источника программного обеспечения. Этот объект может быть PDF, документом или ссылкой. Вы можете создавать эти элементы отдельно от листа Excel и прикреплять их как внешние источники. Внедренный объект — это документ, который при необходимости может работать независимо от файла Excel. Внедрение объекта вместо вставки или связывания создает динамическую связь между документами и позволяет изменять внедренный объект в исходной программе и просматривать изменения в документе Excel.
Когда вставлять вложения в Excel
Существует несколько обстоятельств, при которых вы можете прикрепить файл к электронной таблице, в том числе:
Ссылки на другие наборы данных
Присоединение внешнего источника к книге Excel помогает сравнивать и ссылаться на данные из других отчетов. Встраивание других наборов данных включает данные в исходный документ. Затем вы можете использовать функции Excel для ссылки, расчета и сравнения значений на каждом листе.
Представление рабочей тетради или отчета
При представлении рабочей книги или отчета на собрании встраивание файлов в лист Excel может сделать их легко доступными и позволит вам делать заметки к исходным документам. Наличие соответствующих отчетов, руководств и фотографий, встроенных или связанных, позволяет открывать их, не выходя из открытого документа. Размещение всех документов непосредственно в отчете также может упорядочить их и обеспечить легкий доступ к ним для всех, кто просматривает документ Excel.
Добавление отсканированных документов
Некоторые документы, такие как отчеты о расходах и бюджетные планы, объединяют множество материалов. Вы можете добавлять квитанции, отчеты о расходах и графики в книгу Excel в формате PDF. Это позволяет организовать все материалы в одном документе и защищает PDF-файлы от изменения или компрометации.
Как прикрепить файл в Excel
Вот шаги, которые помогут вам использовать четыре метода прикрепления файлов на листе Excel:
Прикрепление существующего файла
Выполните следующие действия, чтобы прикрепить существующий файл:
Выберите ячейку.
Нажмите на вкладку «Вставить».
Выберите «Объект» в меню «Текст».
Выберите «Создать из файла».
Найдите свой файл.
Нажмите «ОК», чтобы поместить файл.
Создание нового файла
Чтобы создать новый файл, выполните следующие действия:
Выберите ячейку.
Нажмите «Вставить».
Выберите «Объект» в меню «Текст».
Выберите «Создать новый».
Выберите тип файла из списка.
Ссылка на файл
Если вы хотите создать ссылку на файл, выполните следующие действия:
Выберите ячейку.
Нажмите «Вставить».
Выберите «Объект» в меню «Текст».
Выберите «Создать из файла».
Установите флажок «Ссылка на файл».
Прикрепление листа Excel
Чтобы прикрепить рабочий лист Excel, выполните следующие действия:
Выберите ячейку.
Нажмите «Вставить» в разделе «Ячейки» меню «Главная».
Выберите «Вставить лист».
Просмотрите существующие файлы или выберите «Создать новый».
Нажмите «ОК», чтобы вставить файл на лист.
Типы файлов, которые можно вставлять как встроенные объекты
Excel имеет возможность прикреплять различные документы к вашим электронным таблицам, чтобы оптимизировать их и помочь вам создавать более полные документы. Некоторые типы файлов, которые вы можете прикрепить, включают:
PDF-файлы
PDF — это электронное изображение текста и информации. Файлы PDF работают без программного обеспечения или операционных систем, а встраивание их в файл Excel позволяет включать фотографии, отсканированные документы и другую информацию. PDF-файл также обеспечивает простой и универсальный доступ к документам, поскольку для него не требуется специальная система или пароль для пользователей.
Презентации PowerPoint
Внедрение презентаций PowerPoint в ваши книги Excel может позволить вам цитировать данные или дополнять отчеты дополнительным контекстом. Если у вас есть отчет, в котором используются данные, созданные организацией или государственным учреждением в PowerPoint, встраивание этого документа в ваш лист поможет вам предоставить наиболее точную и актуальную информацию в ваших отчетах. Ссылка на файл PowerPoint также позволяет легко отображать графики или видео, соответствующие вашим данным.
Документы Word
Вы можете встроить документ Word в свой лист Excel, чтобы ввести существующие данные, примечания или рекомендации, относящиеся к отчету Excel. Если клиент отправляет информацию в документе Word, связывание или встраивание ее в электронную таблицу может сэкономить ваше время и усилия, связанные с расшифровкой или переводом информации в формат Excel. Встраивание информации из документа Word вместо ее вставки позволяет листу Excel отражать любые изменения, обновления и правки исходного документа.
Другие файлы Excel
Включение одного файла Excel в другой позволяет сравнивать и просматривать данные как из источников, так и из документов. Импорт файла Excel в новую книгу Excel обеспечивает возможность подключения, организации и расчета данных, соответствующих отчетам. Вложение файлов Excel в рабочую книгу также помогает объединять отдельные отчеты в более широкий обзор информации.
Советы по прикреплению файлов в Excel
Вот несколько советов, которые вы можете использовать при прикреплении файлов на листе Excel:
Используйте сочетание клавиш для вкладки «Вставка». Одновременное нажатие клавиш «Alt» и «N» открывает вкладку «Вставка» в Excel. Поместите курсор в ячейку, куда вы хотите прикрепить файл, и используйте этот ярлык, чтобы быстрее открыть меню параметров «Вставить».
Используйте сочетание клавиш для диалога «Вставить гиперссылку». Одновременное нажатие «Control» и «K» открывает диалоговое окно гиперссылки. Введите ссылку и текст привязки в этом диалоговом окне и нажмите «ОК», чтобы вставить гиперссылку в выбранную ячейку.
Переименовать файлы. После прикрепления файлов и во время редактирования электронной таблицы вы можете переименовывать файлы. Изменение имени файла на что-то конкретное о том, что он включает, может помочь вам организовать ваши документы и позволить другим зрителям находить информацию.
Установите флажок «Отображать в виде значка». При прикреплении файла в Excel по умолчанию отображается первая страница документа, прикрепленного к листу. Установка флажка «Отображать в виде значка» на странице диалога «Вставка» создает значок для документа, который занимает меньше места и может помочь вам сделать более визуально выглядящие электронные таблицы.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.