Как правильно оформить деловую электронную почту
22 февраля 2021 г.
С появлением социальных сетей и межфирменных мессенджеров электронная переписка по-прежнему остается одним из ведущих способов общения для профессионалов. Деловые электронные письма, на которые приходят ответы, имеют формат, который легко читать и понимать. Он передает свои идеи ясно и немедленно.
В этой статье мы рассмотрим правильный формат деловой электронной почты и обсудим, как его эффективно создавать.
Что такое формат деловой электронной почты?
Деловая электронная почта — это корреспонденция, которую вы отправляете по электронной почте в деловых целях. Обычно они отправляются через учетную запись вашей компании или служебную учетную запись электронной почты. При отправке деловых писем создайте запоминающийся и профессиональный адрес. Организации обычно имеют заранее определенные форматы для своих членов. Для личных электронных писем или адресов предпринимателей отформатируйте свой адрес как название вашей компании или версию вашего имени.
Части деловой электронной почты
Деловая электронная почта состоит из шести основных частей. При правильном использовании отформатированные электронные письма более эффективны и быстрее сообщают о намерениях отправителя.
Включите следующие важные разделы в свою деловую электронную почту:
Сюжетная линия
Приветствие/приветствие
Цель письма
Подробности
Призыв к действию/ожидание от читателя
Закрытие и подпись
Как оформить деловую электронную почту
Деловые электронные письма должны быть четкими и лаконичными настолько, насколько это необходимо, чтобы донести суть.
Выполните следующие действия, чтобы правильно отформатировать деловую электронную почту:
Подумайте о своем намерении отправить электронное письмо.
Напишите тему письма.
Напишите приветствие и текст письма.
Напишите закрытие вашего электронного письма.
Пересмотрите и отправьте.
1. Подумайте о своем намерении отправить электронное письмо
Прежде чем отправить электронное письмо, оцените, нужно ли оно. Ответы на многие общие вопросы можно найти в учебных материалах компании или с помощью поиска в Интернете. Изучение ваших вопросов перед тем, как задать их по электронной почте, может сэкономить время вам и получателю. Если вы провели исследование и не можете найти ответ самостоятельно, подумайте, у кого лучше спросить. Например, ваш коллега может быть лучшим вариантом, чем ваш начальник. В любой момент почтовый ящик вашего менеджера или супервайзера, вероятно, заполнен непрочитанными электронными письмами. Если вы спросите коллегу о необходимой вам информации, вы получите ответ быстрее.
Если получатель является клиентом, просмотрите все контракты или предыдущие сообщения перед отправкой электронного письма. У многих провайдеров электронной почты есть функция поиска, позволяющая искать определенные фразы или слова.
2. Напишите тему письма
После того, как вы определитесь с получателями вашего электронного письма, напишите строку темы. Многие люди решают, читать ли электронное письмо, исходя из поля темы. Сделайте свое письмо кратким и укажите точную цель письма. Строка темы длиной менее 65 символов идеально подходит для компьютеров. Если вы считаете, что электронное письмо будет прочитано на мобильном устройстве, старайтесь, чтобы в строке темы не было более 30 символов, чтобы получатель смог просмотреть его целиком. Используйте только те слова, которые необходимы, чтобы донести мысль.
Примеры тем, побуждающих к ответу:
[Mutual contact] порекомендовал связаться
Встретились в [event name]
Как [accomplish XYZ task]
Пожалуйста, отправьте форму X до [time or date]
Встреча на [subject] в [time or date]?
Требуется окончательное одобрение [time or date]
3. Напишите приветствие и текст письма
Тон вашего электронного письма будет зависеть от того, кому вы его отправляете. Деловые электронные письма коллегам, с которыми вы более дружелюбны, не будут такими формальными, как электронные письма руководителям или людям, которых вы плохо знаете.
Примеры официальных приветствий по электронной почте:
Привет [recipient’s name],
Привет [recipient’s name],
дорогая [recipient’s name],
Оставайтесь в рамках правила одной темы для тела вашего электронного письма. Это правило гласит, что отправка электронных писем с более чем одной целью может быть запутанной и неэффективной. Это часто приводит к ответу на один вопрос и необходимости в большем количестве электронных писем. Если вы обнаружите, что должны задать более одного вопроса, создайте короткий нумерованный список.
Используйте первые две строки письма, чтобы выразить свою цель или задать вопрос. Вы также можете использовать эти вводные строки, чтобы напомнить получателю о том, где вы познакомились, или о вашей взаимной связи. Затем добавьте не более трех подробных предложений, объясняющих ваше намерение. Используйте вежливый, четкий язык для максимального понимания и удобочитаемости.
4. Напишите завершение письма
Завершите письмо призывом к действию, заключительным замечанием и подписью. Призыв к действию — это то, что вы хотите, чтобы получатель сделал в ответ на ваше письмо. Это может быть вопрос, который вы задали, или простое утверждение, такое как «пожалуйста, ответьте». Ваше заключительное замечание должно быть дружелюбным и профессиональным. Используйте подпись электронной почты, чтобы перечислить свою контактную информацию, веб-сайт или другую информацию, которую вы хотите, чтобы получатель знал. Подпись электронной почты — это профессиональное представление вашей контактной информации для использования во время первых нескольких сообщений. Вы можете подписаться просто своим именем для получателей, с которыми вы более знакомы.
5. Проверьте и отправьте
Самый важный этап вашего письма — это этап редактирования. Просмотр хотя бы один раз сделает ваши слова более точными и преднамеренными. Отправьте электронное письмо всем необходимым сторонам. Если электронное письмо носит частный характер и имеет несколько получателей, не забудьте использовать адресную строку скрытой копии.
Ищите эти вещи при редактировании электронной почты:
Грамматика и орфография верны.
Нет лишних слов и деталей.
Адрес получателя электронной почты верен.
Все необходимые документы, о которых Вы упомянули, прилагаются.
Строка темы короткая, точная и передает цель письма.
Ваша цель и ожидания четко изложены в теле письма.
Шаблон
Используйте этот шаблон, чтобы помочь вам с вашей деловой электронной почтой:
Тема: Встретились в [event name]запрошенные отчеты
Приветствие: [Greeting + recipient name],
[intro]Представьтесь или напомните получателю, как вы познакомились. [purpose]Включите причину вашего письма в 2-3 предложения. [action] Завершите обращение к получателю с просьбой о действии, т. е. ответьте на вопрос или попросите о встрече.
[closing],
[[email signature]]
[Name]
[business]
[business address]
[preferred phone]
[website or other contact, not email]
Примеры
Вот несколько примеров:
Пример 1
Тема: Обзор условий контракта
Здравствуйте, миссис Браун,
Спасибо, что нашли время обсудить продажу моей продукции в вашем магазине. Я считаю, что мы оба делаем стратегическое партнерство. Мы обсудили пробный период, когда вы носите наши продукты с гарантией выкупа всего, что не продается. Я составил контракт с этими условиями. Пожалуйста, ознакомьтесь с ними и перейдите по ссылке для цифровой подписи. Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.
Лучший,
Дженнифер Гласс
Два Лица, ООО
213 Бизнес Лейн, Вирджиния
т: (717) 133-3313
www.twofaces.com
Пример 2
Тема: Встреча на благотворительном гала-концерте, запрошенные отчеты.
Привет Сьюзен,
Мы встретились на Благотворительном Гала в прошлый вторник. Вы просили меня прислать вам больше информации о некоторых из наших штатных дизайнеров. У нас есть 3 специалиста, которые специализируются на том, что вам нужно, и могут действительно выделить ваш бизнес. Я приложил несколько образцов по вашему запросу. Пожалуйста, ознакомьтесь с ними и ответьте на любые вопросы.
Лучший,
Джордан Дуглас, MBA
ООО «Беттер Дизайн Ко.»
312 Бизнес Лейн, Вирджиния
т: (717) 177-7717
www.betterdesign.com
Пример 3
*Тема: Как удвоить ценность лидов*
Привет Коди,
Спасибо, что подписались на нашу рассылку. Вы выразили заинтересованность в том, чтобы научиться удваивать ценность лидогенерации. В Generation Station мы специализируемся на оказании помощи предпринимателям и малому бизнесу в увеличении доходов за счет создания базы постоянных клиентов. Чтобы узнать больше о том, как наши услуги могут помочь вашему бизнесу увеличить текущий доход в два раза, нажмите здесь.
Спасибо,
Летняя долина
Генерирующая станция
312 Удаленный, ИЛИ
тел.: (123) 445-6778
www.generationstation.com