Как получить опыт в планировании мероприятий (с советами)

14 мая 2021 г.

Планирование мероприятий обширно, и профессионалы по организации мероприятий из одного человека могут быть столь же важны, как и крупные компании. Клиентам нужны люди, которые могут доказать свои навыки и обладают индивидуальностью, ориентированной на детали, и способностью адаптироваться для управления их мероприятиями. Даже если у вас нет опыта организации мероприятий, вы можете найти множество возможностей начать карьеру своей мечты.

В этой статье мы рассмотрим некоторые методы, чтобы получить вашего первого клиента, создать портфолио и даже начать свой собственный бизнес по планированию мероприятий.

Как стать организатором мероприятий без опыта

Вот 12 стратегий, которые помогут вам развить вашу новую карьеру в области организации мероприятий, найти ваших первых клиентов и увеличить ваш опыт:

1. Получить образование

Подумайте о том, чтобы получить образование в области планирования мероприятий или в аналогичной области. Профессиональные организаторы мероприятий имеют самые разные степени, и все они обучают необходимым навыкам планирования мероприятий в будущем. Некоторые соответствующие степени колледжа включают:

• Управление отелями и ресторанами: степень в этой области позволяет вам изучить основные аспекты проведения крупномасштабных мероприятий, передовой опыт управления гостями и введение в индустрию общественного питания.

• Маркетинг: любому крупному мероприятию понадобится сильный маркетолог, который сможет привлекать гостей, организовывать рекламные мероприятия и поддерживать постоянный обмен сообщениями.

• Связи с общественностью: специалист по связям с общественностью служит связующим звеном между общественностью и организацией, и они часто активно участвуют в маркетинге и разработке мероприятий, которые повышают осведомленность общественности об организации. Эта степень предложит практические навыки управления людьми, лидерства, привлечения общественности и работы с субподрядчиками для развития деловых отношений – все необходимые навыки для специалиста по организации мероприятий.

Степень может повысить вашу конкурентоспособность и продемонстрировать доказательство важных навыков.

2. Получите профессиональные сертификаты

Ваш местный университет также может предлагать курсы и профессиональные сертификаты по планированию мероприятий. Помимо вашего местного университета или колледжа, вы можете получить другие профессиональные сертификаты, такие как:

• Сертифицированный специалист по проведению конференций (CMP) разработан Промышленным советом конференций (CIC).

• Сертифицированный специалист по специальным мероприятиям (CSEP) рекомендован Международной ассоциацией живых мероприятий (ILEA).

• Сертификация в области выставочного менеджмента (CEM) проводится Международной ассоциацией выставок и мероприятий (IAEE).

3. Найдите свою нишу

Найти свою нишу означает определить ту часть планирования мероприятий, в которой вы хотите специализироваться. Поскольку планирование мероприятий — это разнообразная область, включающая все, от выездных собраний акционеров до сбора средств и детских вечеринок по случаю дня рождения, вы можете специализироваться практически на любом типе мероприятий. Будьте достаточно гибкими, чтобы работать с любым клиентом, особенно когда вы только начинаете, но сосредоточьтесь на своих сильных сторонах и интересах в этой области, чтобы вы могли развить опыт в определенных областях. Чтобы найти свою нишу, организуйте мероприятия, которые вам больше всего нравятся, и адаптируйте поиск опыта к этим мероприятиям.

Наличие ниши может повысить вашу конкурентоспособность, поскольку доказанный интерес и страсть к определенному типу событий могут привлечь предприятия или организации, которые ищут лучшего планировщика для этого типа событий. Например, если вы больше всего заботитесь о планировании корпоративных ретритов, убедитесь, что ваш опыт и портфолио представляют вас как оптимальный выбор в управлении ретритами.

4. Занимайтесь онлайн через социальные сети

Присоединяйтесь к онлайн-группам, чтобы найти других начинающих специалистов по планированию мероприятий и более опытных планировщиков. А поскольку многие мероприятия планируются онлайн, активная и успешная онлайн-сеть может помочь вам выглядеть более привлекательной для работодателей, которые ищут специалистов в области цифровых технологий.

5. Посещайте местные мероприятия

Местные мероприятия, будь то сбор средств или корпоративные мероприятия, предлагают исключительную возможность наблюдать и узнавать о планировании мероприятий. Посещение мероприятия в качестве гостя может дать вам уникальный взгляд на логистику и опыт гостей. Посетите некоторые мероприятия и отметьте, как структурированы мероприятия, как используется пространство, а также поставщики и ресурсы, которые использует планировщик. Вы также можете представиться организаторам мероприятий, чтобы задать им вопросы об их подходе и получить соответствующие контакты в отрасли.

6. Лидеры исследовательской отрасли

Как только вы лучше познакомитесь со сценой планирования мероприятий, изучите наиболее влиятельных лидеров отрасли и узнайте об их опыте и квалификации. Если вы встретите на местных мероприятиях людей, имеющих связи с крупными компаниями, свяжитесь с этими людьми, чтобы узнать о возможности встретиться с их контактами. Поиск лидеров отрасли может дать вам имена и компании, к которым можно обратиться, и предложить возможность стать волонтером или стать участником известных организаторов мероприятий и изучить их методы.

7. Найдите наставника

Наставник — это более опытный человек, который может помочь вам в вашей карьере и стремлениях. Создавая сети, исследуя и посещая местные мероприятия, ищите специалистов по планированию мероприятий с квалификацией и способностями, которыми вы восхищаетесь. Подумайте о том, чтобы попросить их наставлять вас в вашей растущей карьере организатора мероприятий.

Всякий раз, когда вы встречаетесь с наставником, уважайте его время и прислушивайтесь к его опыту и советам. Они могут предложить вам уникальные связи, обучение и доступ к ресурсам.

8. Работайте волонтером в местных организациях

Отличный способ набраться опыта — стать волонтером на местных мероприятиях, например, на мероприятиях, организованных религиозными учреждениями, членами которых вы являетесь, клубами и организациями, местными предприятиями или некоммерческими организациями. Многие некоммерческие и местные благотворительные организации постоянно проводят кампании по повышению осведомленности и сбору средств, создавая множество возможностей для добровольного проявления своих навыков.

Если вы добровольно поможете спланировать мероприятие или даже просто поможете во время подготовки и самого мероприятия, вы можете получить ценный опыт и рабочие знания. Такие простые роли, как раздача именных тегов и регистрация людей, могут дать вам ценный опыт, который можно использовать при презентации потенциальному клиенту.

Когда вы начнете, вы также можете добровольно возглавить усилия по планированию мероприятий для местной организации или клуба. Эти возможности позволяют вам продемонстрировать свои лидерские качества, способности управления логистикой и отношения с поставщиками.

9. Создайте звездное портфолио

Создайте портфолио, демонстрирующее ваш опыт, нишевые знания, навыки и другие качества, чтобы произвести впечатление на потенциального клиента. Вот несколько идей для составления портфолио:

• Включите все виды событий. Подумайте о гаражных распродажах, вечеринках по случаю дня рождения нескольких семей или вечеринках в кварталах, которые вы, возможно, помогли спланировать. Опишите, какую роль вы выполняли и как ваше участие повлияло на событие. Постарайтесь выбрать наиболее релевантные события, чтобы клиенты могли увидеть, насколько ваш опыт соответствует их потребностям.

• Включите достоверные данные. Продемонстрируйте влияние вашего мероприятия, поделившись конкретными цифрами, такими как количество участников, сумма денег, заработанная на билетах, или сумма собранных средств. Предоставление статистики может показать, насколько эффективны ваши навыки планирования мероприятий.

• Делитесь фотографиями или видео. Визуальные эффекты демонстрируют ваш декоративный стиль и впечатления гостей. С помощью фотографий или видео вы можете помочь клиенту представить, как могло бы выглядеть его мероприятие под вашим руководством.

• Получать отзывы. Попросите кого-нибудь просмотреть ваше портфолио и высказать свое мнение о его структуре и ясности вашего вклада. Убедитесь, что ваше портфолио грамматически правильно, четко организовано и готово произвести впечатление даже на самого привередливого клиента.

10. Создайте веб-сайт

Создавая веб-сайт, вы можете рекламировать свои услуги и давать обзор своего стиля и навыков. Рассмотрите возможность размещения следующих элементов на своем веб-сайте для наилучшего обслуживания клиентов:

• Иметь контактную форму. В дополнение к контактной информации о вашей компании, такой как номер телефона и адрес электронной почты, предоставьте цифровую форму для заполнения потенциальными клиентами. В этой форме можно запросить их контактную информацию, тип мероприятия, которое они ищут, и любую другую информацию, которая может помочь вам подготовиться к встрече с ними.

• Опубликуйте свое портфолио. Клиенты могут изучить ваш веб-сайт, чтобы узнать больше о вашем опыте планирования мероприятий и увидеть визуальные эффекты с прошлых мероприятий. Наличие его в том же месте, где они могут связаться с вами для предложения или встречи, упрощает процесс установления связи.

• Напишите блог. С помощью блога вы можете написать о своем взгляде на индустрию планирования мероприятий, описать проблемы и победы в своей карьере и пообщаться с другими блогами по планированию мероприятий. Хорошо читаемый блог, в котором используются методы SEO, может помочь сделать ваше имя узнаваемым в отрасли и даже привлечь больше клиентов.

• Свяжите свой сайт с социальными сетями. Включите свои дескрипторы социальных сетей и ссылку на эти платформы с вашего сайта. Клиенты могут перейти к вашим социальным сетям, чтобы увидеть больше доказательств планирования вашего мероприятия, если вы также разместите там фотографии.

10. Подать заявку в компанию по организации мероприятий

Даже если вы в конечном итоге захотите начать свою собственную службу по организации мероприятий в будущем, обратитесь в компании по организации мероприятий в вашем регионе, чтобы получить больше опыта. Используйте социальные сети и онлайн-биржи вакансий для поиска вакансий в компаниях, предлагающих больше всего возможностей для роста в качестве планировщика. Изучите репутацию компании и события, в которых она участвовала, чтобы увидеть, соответствует ли она вашей нише.

Вы также можете претендовать на должности в области маркетинга, рекламы, связей с общественностью, коммуникаций или управления персоналом, потому что эти роли часто отвечают за помощь в организации общественных мероприятий или мероприятий для сотрудников. С помощью этих ролей и ролей управления событиями вы можете освоить новые навыки, быть в курсе текущих событий и установить новые контакты.

11. Начните свой бизнес

Вот несколько способов начать свой бизнес и найти первого клиента:

• Используйте свою локальную сеть. Сообщите своей семье, друзьям и коллегам о вашем новом бизнесе. Спросите их, знают ли они кого-нибудь, кому может понадобиться организатор мероприятий.

• Ищите клиентов в социальных сетях и на досках объявлений в Интернете. Просмотрите в Интернете, чтобы найти клиентов, которые ищут организаторов частных мероприятий. Подайте заявку на их публикации и отправьте вежливое электронное письмо или телефонный звонок, если это возможно.

• Рекламируйте свой сайт. Подумайте о том, чтобы платить за маркетинг для продвижения вашего веб-сайта и повышения его видимости в Интернете.

• Разработайте сильный бизнес-план. Ваш бизнес-план должен детализировать вашу нишу, ваших целевых клиентов и вашу миссию как компании. Если у вас есть другие люди, работающие на вас, напишите описание их обязанностей и укажите свою организационную структуру. Не забудьте указать структуру ценообразования с учетом возможности найма субподрядчиков, серверов или грузчиков, чтобы показать клиентам ваши платежные ожидания. Профессиональный план может помочь вам оптимизировать процесс переговоров по контракту и подготовить исчерпывающую презентацию для клиентов.

12. Предложите своему первому клиенту

Вот некоторые вещи, которые следует учитывать при питчинге вашего первого клиента:

• Проведите исследование. Основываясь на объявлении о вакансии или на том, что вы знаете о клиенте, узнайте, что клиент может искать на своем предстоящем мероприятии. Если вы проведете исследование заранее, вы можете начать планировать своего клиента в качестве отправной точки, показывая, что вы готовы к сотрудничеству и проявляете инициативу в удовлетворении его потребностей.

• Персонализируйте встречу. Если перед встречей вы знаете, кто ваш интервьюер или клиент, проведите небольшое исследование в социальных сетях, чтобы выявить общие интересы. Общие интересы позволяют легче установить дружеские отношения, что может сделать встречи более интересными для обеих сторон. Вы также можете задавать вопросы о компании или потребностях клиента, чтобы показать, что вы сосредоточены на том, чтобы оправдать ожидания.

• Подчеркните свою уникальность. Навыки, которые выделяют вас как организатора мероприятий, должны быть очевидны во время собеседования. Если вы преуспеваете в сборе средств, дайте это понять. Если вы стремитесь к гостеприимной обстановке и общению, определите, как вы этого добиваетесь и какую пользу это может принести компании или клиенту на мероприятии. Показывая клиенту или интервьюеру, как ваши уникальные навыки и опыт соответствуют их потребностям, вы можете убедить их, что вы подходите для этой роли.