Как подготовиться к совещанию по обзору проекта (с помощью шаблона)

При создании или обновлении продукта, такого как мобильное приложение, полезно регулярно обсуждать дизайн, чтобы команды могли предлагать новые идеи и находить решения проблем. Во время собрания по обзору дизайна команды обсуждают дизайн продукта и предлагают способы его изменения или улучшения перед запуском продукта. Если вы дизайнер, который представляет свою работу другим, полезно понять, как организовать продуктивную встречу по обзору дизайна, чтобы облегчить обсуждение и собрать соответствующие отзывы о дизайне.

В этой статье мы объясним, что такое собрание по рассмотрению проекта, опишем, как работает этот процесс, определим типы рассмотрения проекта, наметим, как подготовиться к этим собраниям, и предоставим шаблон повестки дня.

Что такое совещание по рассмотрению проекта?

Совещание по обзору дизайна — это обсуждение, которое происходит между кросс-функциональными командами для оценки дизайна продукта на основе определенных критериев, таких как стиль или удобство использования. Эти встречи обычно происходят при разработке программного обеспечения, хотя любая компания, которая разрабатывает продукты, такие как медицинские устройства, может извлечь из них пользу. Во время этих встреч дизайнеры, инженеры и другие члены группы разработчиков продукта обсуждают дизайн продукта, задают вопросы и оставляют отзывы. Цель этих встреч — направить творческий процесс, чтобы убедиться, что окончательный дизайн соответствует целям продукта.

Как работает процесс проверки дизайна?

Во время обзора дизайна команды проводят собрание, чтобы дать дизайнерам обратную связь, чтобы поддерживать прогресс проекта. Эти обзоры могут происходить на любом этапе разработки продукта, и полезно, если команды проводят несколько совещаний по анализу проекта на протяжении всего жизненного цикла разработки продукта. На этих встречах обычно присутствуют ключевые заинтересованные стороны, такие как менеджеры или руководители, которые могут окончательно утвердить проект. Процесс проверки проекта состоит из нескольких частей, которые могут включать:

• Демонстрация дизайна: во время собрания по обзору ведущий дизайнер обычно представляет дизайн или прототип команде для оценки.

• Сбор отзывов: после просмотра дизайна команда задает вопросы и предлагает свою оценку, в то время как дизайнер собирает их отзывы, чтобы рассмотреть их, продолжая работу над дизайном.

• Рассмотрение идей: после встречи ведущий дизайнер рассматривает идеи команды и расставляет приоритеты в отзывах, исходя из осуществимости и целей продукта.

• Внесение изменений: как только дизайнер расставит отзывы по приоритетам, он вносит изменения в дизайн, чтобы учесть предложения и идеи команды.

• Получение одобрения: дизайнер представляет обновленный дизайн команде, и на заключительном этапе процесса проверки они могут получить одобрение от ключевых заинтересованных сторон по дизайну.

Виды дизайнерских обзоров

Вот распространенные типы обзоров дизайна, которые дизайнеры могут использовать для структурирования своих встреч:

Круглый стол

В совещании по рассмотрению проекта участвуют участники из межфункциональных команд, такие как дизайнеры, инженеры и руководители компаний, которые окончательно утверждают концепцию дизайна. Во время этой встречи ведущий дизайнер обычно представляет дизайн продукта и запрашивает отзывы участников. Любой может предлагать идеи и задавать вопросы, что способствует сотрудничеству между всеми членами команды для выявления потенциальных проблем с дизайном и возможностей для улучшения. Этот тип встречи также может быть полезен дизайнерам на заключительных этапах разработки продукта, чтобы получить одобрение дизайна.

Мастерская обратной связи

В отличие от обсуждения за круглым столом, семинар по обратной связи обычно имеет более структурированный формат, которому участники должны следовать. Во время этих встреч ведущий дизайнер представляет свой дизайн и дает всем участникам встречи время для рассмотрения концепции. Затем каждый участник представляет свои мысли о дизайне, обычно на каталожной карточке или наклейке, которую дизайнер прикрепляет к плакату, разделенному на квадранты, для обратной связи, такой как идеи или вопросы. Используя этот формат, проектные группы могут определить общие вопросы или закономерности среди получаемых ими отзывов. Это также дает каждому участнику возможность рассказать о своих комментариях.

Как подготовиться к совещанию по обзору дизайна

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы подготовиться к совещанию по обзору проекта для членов команды:

1. Определите участников

Определите членов команды, которые могут внести ценный вклад в разработку продукта. Как правило, на этих встречах присутствуют ведущий дизайнер и другие дизайнеры, которые хорошо разбираются в продукте. Также важно включить других членов группы разработчиков продукта, которые не знакомы с дизайном, например, инженеров или программистов. Это поможет вам получить беспристрастный отзыв во время проверки. В этих встречах обычно участвуют другие заинтересованные стороны, например руководители компании, которые окончательно утверждают дизайн продукта. Если возможно, ограничьте эти собрания восемью участниками или меньше, чтобы у каждого было время высказать свое мнение.

2. Определите время и место встречи

Определив участников, определите время и место проведения собрания. Рассмотрите график работы каждого участника, чтобы найти день и время, которые соответствуют расписанию каждого. Запланируйте встречу на полтора часа, что обычно позволяет команде продуктивно обсудить дизайн. Постарайтесь найти место для встречи, расположенное в центре для всех членов команды. Убедитесь, что в комнате для совещаний есть необходимые вам технические возможности, например, экраны для демонстрации видео с собрания, если у вас есть удаленные участники.

3. Установите повестку дня

Создавая повестку дня для обсуждения, решите, хотите ли вы провести обсуждение за круглым столом или семинар по обратной связи, чтобы помочь вам определить повестку дня. Хотя эти два стиля имеют разные форматы, каждый из них дает дизайнеру время представить свой дизайн и собрать отзывы. В повестке дня дайте себе время, чтобы представить обзор встречи и соответствующую информацию о дизайне, например, об ожидаемом пользователе. Затем запланируйте подробный обзор конструкции, который может включать демонстрацию ее возможностей. Рассмотрите возможность включения времени после презентации для участников, чтобы они могли высказать свое мнение.

4. Поделитесь информацией о встрече

Предоставьте участникам подробную информацию о встрече, включая время, место и повестку дня. Полезно запланировать собрание с помощью общего календаря, который обычно позволяет вам видеть, кто принял приглашение на собрание. Вы также можете поделиться другими подробностями, которые могут быть полезны участникам, например графиком проекта и целями проверки. В своем приглашении на собрание также сообщите участникам масштаб собрания. Например, вы можете сказать им, что эта встреча посвящена дизайну функций продукта, а не общему виду продукта.

5. Выберите модератора

Хотя дизайнер продукта обычно ведет дискуссию на этих собраниях, полезно назначить модератора, который поможет вам делать заметки. Этот человек может отслеживать отзывы участников, документировать вопросы для проверки и записывать любые важные задачи, которые необходимо выполнить. Выберите кого-то, кто знаком с целями продукта и его дизайном, например, другого члена команды дизайнеров, который поделился своим мнением о вашем прогрессе. Этот человек может делать информативные заметки, которые вы сможете просмотреть после встречи.

6. Соберите припасы

Перед собранием соберите достаточно припасов, чтобы у всех было необходимое для участия. Если вы проводите семинар по обратной связи, убедитесь, что у вас достаточно ручек, карандашей, стикеров или каталожных карточек, чтобы каждый член команды мог представить несколько идей. Вы также можете подготовить постер перед встречей, используя доску или мольберт. Кроме того, убедитесь, что в помещении для собраний достаточно мест для каждого участника. Также полезно распечатать дополнительные копии повестки дня, чтобы каждый мог следить за ней во время собрания.

7. Подготовьте вопросы

Подготовив несколько вопросов для участников, вы сможете облегчить обсуждение во время собрания. Эти вопросы могут помочь участникам критически осмыслить дизайн и сформулировать свои идеи или предложения. Их ответы на ваши вопросы также могут помочь вам определить области для улучшения дизайна. Хотя типы вопросов, которые вы задаете, могут различаться в зависимости от текущего этапа разработки продукта, вот несколько общих вопросов для участников:

• Соответствует ли дизайн целям продукта? Почему или почему нет?

• Каковы потенциальные риски этой конструкции?

• Есть ли какие-то требования к продукту, которые мы можем включить в дизайн?

• Есть ли какие-либо проблемы для пользователя с этим дизайном?

• Есть ли другие члены команды, которые могут внести свой вклад в дизайн?

• Каковы следующие шаги в процессе проектирования?

8. Поощряйте уважительное обсуждение

Прежде чем приступить к встрече, предложите участникам уважительно обсудить дизайн продукта. Это может помочь установить тон встречи и напомнить участникам, что вы усердно работали над концепциями дизайна. Когда вы получаете идеи или предложения по улучшению от участников, старайтесь быть восприимчивыми к их отзывам и любезно принимайте их. Уважительное обсуждение между членами команды может помочь вам улучшить дизайн и найти решения потенциальных проблем до публичного выпуска продукта.

Шаблон повестки дня обзора дизайна

Вот шаблон повестки дня обзора проекта, который вы можете использовать для подготовки к следующей встрече:

Название проекта: [List the name of the project.]
Дата встречи: [List your meeting date.]
Имена участников: [List the names of your participants.]

Обзор повестки дня: [Provide a brief explanation of the agenda and meeting goals. Spend a few moments explaining the agenda and format of the meeting. Answer any questions from participants about the goals of the meeting.]

Релевантная информация: [Include any relevant information about the product that can be helpful for participants to know, such as the project timeline or any key requirements of the design.]

Подробный обзор: [Provide a detailed review of the design. If possible, share a prototype or give a demonstration so participants can fully understand the design concepts. Encourage participants to take notes during this part of the meeting.]

Соберите отзывы: [Write feedback from meeting participants. Have a moderator take notes about the team member’s assessments so you can review and prioritize their feedback to make necessary changes to the design.]