Как планировать встречи (с советами)

11 марта 2021 г.

Деловые встречи позволяют организации сосредоточиться на поставленных профессиональных целях. Независимо от того, проводите ли вы встречу удаленно или лично, планирование необходимо для получения максимальной отдачи от встречи. Вы также можете определить, какой тип собрания лучше всего подходит для вашей повестки дня и эффективных стратегий для достижения целей собрания. В этой статье мы обсудим распространенные типы деловых встреч, почему планирование важно и как эффективно спланировать встречу.

Почему важно эффективно планировать встречи?

В профессиональном мире важно эффективно использовать свое время, потому что планирование может привести к повышению производительности. Планирование позволяет максимально использовать преимущества собрания, сводя к минимуму время, отнимаемое в расписании участников. Предварительное планирование стратегической встречи может привести к положительным изменениям, которые улучшат производительность сотрудников, помогут повысить производительность и улучшить результаты.

Типы встреч, которые необходимо запланировать

Есть много ситуаций, в которых вам может понадобиться организовать встречу. Вот некоторые из наиболее распространенных причин для проведения деловой встречи:

• Мозговой штурм для обсуждения новых продуктов, планов или подходов

• Подведение итогов в конце проекта, чтобы определить, что прошло хорошо, а что можно улучшить

• Сеансы принятия решений при представлении двух или более решений проблемы

• Ориентация для новых сотрудников, чтобы помочь им адаптироваться в компании

• Совещания по решению проблем для обсуждения возможных решений проблемы

• Обновления статуса, чтобы показать, как продвигаются различные части проекта

• Занятия по тимбилдингу для укрепления связи между сотрудниками

• Обучение работе с новой технологией или изменение операционных процедур

Как планировать встречи

Вот как подготовить следующую встречу к успеху:

1. Определите цель и необходимость встречи

Всякий раз, когда вы планируете собрание, вы отнимаете время у других людей, поэтому важно убедиться, что собрание является наилучшим подходом к тому, чего вы пытаетесь достичь. Подумайте, каковы ваши цели на встрече, а также время и усилия, которые потребуются для их решения. Если вам нужно немного времени или усилий для достижения ваших целей, записка, электронное письмо или короткий разговор с соответствующими сотрудниками могут стать лучшей альтернативой официальной встрече.

2. Выберите формат

Структура встречи играет важную роль в том, как она будет проходить и чего вы достигнете. Первое соображение заключается в том, как вы будете управлять разговорами. Две основные категории:

• Открытая дискуссия, в которой всем участникам предлагается высказаться и высказать свое мнение.

• Формат лекции, в котором один или несколько выбранных докладчиков ведут большую часть беседы, часто сопровождаемой презентацией.

На собраниях по принятию решений может быть полезно заранее определить, как участники будут дорабатывать решения группы. В некоторых случаях, например, на собрании совета директоров, все члены могут иметь право голоса, в то время как на собрании между руководителем и его персоналом собрание может дать персоналу возможность высказать свое мнение, прежде чем только руководитель примет окончательное решение.

3. Создайте предварительную повестку дня

Используя вашу цель и запланированный формат собрания, составьте предварительную повестку дня, включающую темы, которые вы будете освещать, порядок, в котором вы будете их освещать, и количество времени, которое вы уделите каждой из них. Имея набросок предлагаемой встречи до окончательной доработки деталей, вы получаете основу для выполнения следующих шагов.

4. Установите и заполните роли

Полезно назначить ключевые роли сотрудникам перед собранием, чтобы разделить рабочую нагрузку, предоставить другим время для подготовки и позволить вам внести изменения, если один или несколько сотрудников будут недоступны. Важные роли, которые следует учитывать, включают:

• Лидер собрания: хотя старший член обычно ведет собрание, он может отсутствовать на собрании или предпочесть, чтобы другой сотрудник помогал ему.

• Расшифровщик: Будь то запись ключевых идей или подробная транскрипция, назначение писца для ведения заметок создает запись вашей встречи.

• Тайм-менеджер: очень важно соблюдать график встречи, поэтому вы можете выбрать одного сотрудника, чья работа будет обеспечивать соблюдение графика.

• Эксперты: на многих встречах требуется экспертный совет, либо от сотрудника, либо от внешнего консультанта. Заранее обсудите планы со всеми, кто может поделиться своими знаниями, чтобы у них было время подготовить свою речь или презентацию.

5. Выберите место и время

Если ваша встреча будет проходить с личным присутствием, выберите и забронируйте комнату заранее, чтобы у участников было подходящее место для встречи. Учитывайте технологические требования при выборе помещения.

Вам также может понадобиться выбрать время встречи, которое минимально будет мешать расписанию участников. Вы можете опросить участников и позволить им выбрать предпочтительное время встречи. Затем на основе этой информации вы можете выбрать окончательное время встречи, которое лучше всего подходит для всех.

6. Пригласите свою команду

Чем раньше вы уведомите нужных участников о собрании, тем больше вероятность того, что они будут иметь свободное время в своем расписании.

Для сотрудников, чье присутствие является обязательным, предварительное уведомление позволяет им спланировать встречу, чтобы они могли выполнять любую важную работу вне назначенного вами времени встречи. При отправке приглашения или уведомления кому-либо, чье присутствие не является обязательным, запросите ответ на приглашение, чтобы знать, сколько участников нужно запланировать.

Если вы отправляете первоначальные приглашения за несколько дней до встречи, разошлите дополнительную информацию по мере приближения встречи. Последующие действия перед встречей напоминают другим о том, что вы ожидаете их присутствия, и служат напоминанием о необходимости взять с собой все необходимые документы или оборудование.

7. Просите совета и мнения

Поговорите с другими о ваших планах встречи, чтобы узнать мнение со стороны, которое может улучшить вашу стратегию или содержание встречи. Спросите ключевых сотрудников, есть ли что-нибудь, что они могли бы добавить или убрать из повестки собрания, или есть ли какие-либо способы более эффективного достижения целей.

8. Завершите повестку дня и разошлите ресурсы

Используя информацию, которую вы собрали на предыдущих этапах, переоцените свою повестку дня и внесите необходимые изменения, прежде чем завершить ее. Отправьте копию этой окончательной версии всем, у кого есть назначенная роль на собрании.

Вы также можете воспользоваться этой возможностью, чтобы подготовить всех к собранию, независимо от их роли. Предоставление каких-либо важных заметок или чтение заранее позволяет персоналу ознакомиться с соответствующей информацией. Убедившись, что другие хорошо информированы, вы позволяете им внести больший вклад после начала собрания.

Если на вашей встрече будут раздаточные материалы, сделайте и рассортируйте копии до начала встречи.

9. Проверьте свою технологию

Если на совещании используется какая-либо технология, например цифровые презентации, протестируйте эту технологию перед совещанием, чтобы убедиться, что все работает правильно. Кроме того, убедитесь, что вы и любой персонал, который будет использовать эту технологию, знакомы с ней и понимаете, как она работает.

Для удаленных собраний предложите всем участникам протестировать свои удаленные настройки, чтобы убедиться, что они могут принять участие в собрании. Это особенно важно для тех, кто впервые подключается удаленно.

10. Практикуйте свои обязанности на собрании

Если вы планируете выступить с речью или презентацией во время встречи, проведите тренировку, чтобы убедиться, что вы работаете наилучшим образом во время встречи, и другие легко вас понимают. Вы также можете попрактиковаться в расчете времени самостоятельно, если вам необходимо предоставить информацию в установленные сроки.

11. Предоставьте ресурсы после встречи

После завершения собрания предоставьте участникам ключевые документы, чтобы закрепить информацию, полученную на собрании. Если во время встречи команда составила новый план работы, отправьте электронное письмо или записку с кратким изложением новых обязанностей и ожиданий.

Резюме собрания является ценным ресурсом для тех, кто присутствовал на собрании, и для тех, кто не смог прийти. Если у вас есть много документов, которые нужно разослать после собрания, вы можете назначить одного или нескольких сотрудников на собрании для выполнения этой задачи, чтобы они могли сосредоточиться на сборе всей важной информации, необходимой во время собрания.

Советы по планированию встречи

При планировании следующей встречи помните об этих советах, чтобы сделать ее максимально эффективной:

• Определите, сможете ли вы получить те же результаты по электронной почте, записке или нескольким прямым разговорам.

• Сократите список приглашенных до основного персонала.

• Держите встречу краткой и прямой.

• В редких случаях, когда кажется, что встреча не дает желаемых результатов, измените свой план в середине встречи, задав вопросы и обсуждение, что может помочь.

• Проведите встречу в другом месте, например, на открытом воздухе или во время обеда, чтобы при желании создать более непринужденную атмосферу.