Как писать процедуры: примеры и советы
Процедуры — это набор инструкций, которые профессионалы могут использовать для объяснения процессов на рабочем месте. Независимо от того, являетесь ли вы менеджером, инструктором сотрудников или руководителем группы, написание процедур может помочь вам повысить эффективность и точность вашей команды при выполнении повторяющихся задач. Изучение того, как писать процедуры и просмотр примеров, может помочь вам в написании. В этой статье мы объясним, что такое процедуры, покажем, как писать процедуры, и приведем примеры, которые помогут вам написать свои собственные.
Что такое процедура?
Процедура — это подробный набор указаний, которые люди могут использовать для выполнения задачи. Он включает в себя различные шаги и инструкции по выполнению каждого шага. Профессионалы могут создавать процедуры в различных отраслях, чтобы помочь объяснить процессы простыми словами.
Почему важно писать процедуры?
Написание эффективных процедур является важной частью создания эффективных систем в вашей организации. Процедуры написания могут помочь вам достичь следующих преимуществ:
Более быстрое обучение: процедуры могут помочь новым членам команды изучить процессы и системы. Группы управления персоналом (HR) могут предоставлять процедуры во время процесса адаптации или включать общие процедуры в руководство для сотрудников.
Повышенная точность: члены группы, использующие процедуры, могут повысить свою точность, поскольку у них есть определенные шаги и инструкции, которым нужно следовать.
Повышение эффективности: компании могут использовать процедуры, чтобы легко повторять свои успешные шаги. Это может помочь им развить свой бизнес и повысить эффективность.
Советы по подготовке к написанию процедуры
Прежде чем писать свои процедуры, рассмотрите следующие советы, которые помогут вам подготовиться:
Выберите формат
При составлении процедуры вы можете выбрать один из множества форматов. Вы можете использовать компьютерную программу, текстовый редактор или ручку и бумагу. При выборе формата учитывайте предпочтения вашей организации. Также подумайте, кто будет пересматривать процедуры и как часто. Может быть проще пересмотреть и поделиться напечатанным документом.
Выберите макет
Подумайте, как вы хотите отображать информацию. Это может варьироваться в зависимости от вашего организационного стиля и конкретной процедуры. Например, более длинные процедуры могут быть в формате руководства по эксплуатации, а короткие процедуры могут иметь структуру контрольного списка. Рассмотрите возможность использования маркеров, цифр и флажков, чтобы упростить организацию процедуры.
Ознакомьтесь с текущими процедурами
В вашей компании могут быть процедуры, которые они используют в настоящее время. Подумайте о том, чтобы ознакомиться с текущими процедурными документами при написании собственного. Это может помочь вам определить, какой макет и структура лучше всего подходят для вашей компании. Вы также можете обнаружить, что в вашей организации есть процедура, связанная с аналогичной задачей. Вы можете просматривать и пересматривать текущую процедуру, чтобы помочь вам написать свою собственную.
Как писать процедуры
Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы помочь вам написать процедуры для вашей организации:
1. Выберите процедуру
Если вы пишете несколько процедур для организации, подумайте, с какой из них вы хотите начать. Вы можете отдать приоритет написанию процедуры для важного процесса или начать писать процедуры, начав с более мелкой задачи. Например, если вы пишете набор процедур для производственной компании, вы можете начать с написания процедуры для отдельной машины, а затем перейти к написанию процедур для всего отдела. Это может помочь вам приобрести опыт и развить навыки написания процедур.
2. Общайтесь с членами команды
После выбора процедуры, о которой вы хотите написать, подумайте, кто является экспертом в этой теме. Если вы пишете процедуру для выполняемой задачи, у вас могут быть обширные знания, которые вы можете использовать для написания инструкций. Если вы менеджер, который пишет процедуры для повышения эффективности команды, подумайте о том, чтобы связаться с членами команды, которые в настоящее время выполняют задачи. Например, если вы руководите маркетинговой командой, вы можете попросить графического дизайнера обсудить, как они завершают разработку логотипа. Тот, кто выполняет задачу, часто может предоставить подробные шаги и советы.
Приступая к процедуре, подумайте о том, чтобы связаться с людьми, которые завершают процесс или задачи. Вы можете отправить электронное письмо, позвонить или назначить встречу с ними, чтобы помочь вам собрать данные для процедуры.
3. Учитывайте свою аудиторию
Подумайте, кто будет читать вашу завершенную процедуру, прежде чем вы набросаете ее. Целевая аудитория может влиять на контент. Например, если вы пишете для экспертов в данной области, вы можете использовать более специализированную лексику и сложные идеи. Если вы пишете для новых сотрудников или внешних специалистов, вам может понадобиться определить больше терминов, предоставить дополнительную графику и еще больше упростить шаги.
4. Напишите введение
После того, как вы определили свою аудиторию, вы можете приступить к написанию введения. Обычно это один-два абзаца. Во введении вы можете описать, кто и когда должен следовать процедуре. Вы также можете включить информацию о том, почему эта процедура важна и как она может помочь членам вашей команды.
4. Создайте список ресурсов или материалов
Под введением создайте список любых ресурсов или материалов, которые потребуются человеку для выполнения задачи. Например, если вы пишете процедуру для малярной компании, ваши материалы могут включать краску, кисть, валик и защитное снаряжение. Список ресурсов сообщает профессионалам, что им нужно собрать, прежде чем они будут следовать инструкциям.
Вы также можете предоставить цифровую информацию или дополнительные ресурсы в этом разделе. Например, если членам команды нужен пароль или цифровой код доступа, вы можете напомнить им здесь. Вы также можете предоставить ссылку на обучающее видео или внешние ресурсы, если у членов команды есть дополнительные вопросы.
5. Проект шагов и инструкций
Под ресурсами вы можете начать писать шаги и инструкции. Вы можете сотрудничать с профессионалами, которые выполняют задачи, чтобы помочь вам определить эти шаги. Попробуйте начать с общего списка шагов. Вы можете перемещать шаги и добавлять подробные инструкции после.
6. Добавьте визуальные элементы
Визуальные элементы, такие как графики, диаграммы и диаграммы, могут помочь объяснить сложную информацию. Рассмотрите возможность добавления визуальных элементов к сложным шагам. Например, вы можете включить изображения с помеченными стрелками, чтобы показать членам команды больше информации о процедуре.
7. Просмотрите и исправьте написанное
После того, как вы набросаете свои шаги и инструкции, рассмотрите возможность просмотра и исправления написанного. Постарайтесь, чтобы ваше письмо было максимально простым и действенным. Вы можете использовать слова положительного действия и короткие предложения, которые помогут вам написать четкие инструкции.
8. Проведите тест процедуры
Вы можете провести проверку процедуры, в ходе которой человек читает инструкции и выполняет их, чтобы помочь вам внести коррективы. В зависимости от задачи вы можете выполнить процедуру самостоятельно или попросить об этом члена команды. Это может помочь вам уточнить порядок шагов, а также определить любые пробелы, где вы можете добавить шаг, чтобы сделать процедуру понятной.
9. Спросите об обратной связи
После тестирования вашей процедуры рассмотрите возможность получения отзывов из нескольких источников. Во-первых, вы можете обратиться за помощью к профессионалам, которые регулярно выполняют задание. Они могут внести предложения или добавить обучающую информацию. Затем вы можете попросить совета у члена команды, который не выполняет эту задачу регулярно. Они могут задавать вопросы или указывать разделы, которые требуют большей ясности.
10. Внесите окончательные корректировки и при необходимости повторите
Вы можете использовать полученные отзывы для внесения корректировок. Это может помочь вам уточнить процедуру и повысить точность. В зависимости от того, насколько вы изменились, вы можете решить провести еще один тест или запросить дополнительную обратную связь. Вы можете повторить этот процесс с другими процедурами в вашей компании.
Примеры процедур
Вот несколько примеров, которые вы можете использовать в качестве руководства при написании собственных процедур:
Пример 1
В этом примере показана процедура ответа на звонок для бизнеса. Команда может распечатать это как контрольный список или визуальное напоминание и поместить рядом с телефонами. Процедура содержит следующую информацию:
Введение. Дружелюбный ответ на звонки — важная составляющая успеха нашей команды. Чтобы оставаться последовательным в голосе нашей компании, мы разработали набор шагов, чтобы вести эти разговоры. Любой член команды, который отвечает на телефонные звонки, должен следовать этой процедуре.
*Ресурсы
Рядом вам понадобятся следующие предметы:*
Порядок ответа на звонки клиентов
Ответь на звонок до третьего звонка
Приветствуйте клиента словами: «Здравствуйте, вы связались с Lead Strategy Incorporated. [your name] Говорящий. Как я могу помочь вам сегодня?”
Используйте позитивный язык
Ответьте на вопросы клиента
Попросите клиента подождать, пока вы переводите его
Наберите добавочный номер
Нажмите кнопку отправки
Пример 2
Это пример процедуры для компании, занимающейся ландшафтным дизайном, инструктирующей членов команды о том, как добавить новый файл клиента. Команда может разместить этот процедурный документ рядом с офисным компьютером или местом для сотрудников. Письменная процедура включает в себя следующее:
Введение Мы можем использовать файлы клиентов для систематизации информации. Это помогает нашему процессу выставления счетов и позволяет нам помогать постоянным клиентам, проверяя продукты и услуги, которые они регулярно используют. При вводе информации о новом покупателе вы можете использовать эту процедуру для пошаговых инструкций.
*Ресурсы
Для выполнения этой процедуры вам потребуются следующие ресурсы:*
Логин и пароль для входа в систему сотрудника
Компьютер
Информация для покупателей
Процедура создания нового файла клиента
Откройте базу клиентов
Введите имя пользователя и пароль
Нажмите кнопку «Добавить нового клиента» в правом верхнем углу экрана.
Введите имя клиента, адрес и контактную информацию
Добавить существующие номера счетов
Просмотрите информацию
Нажмите сохранить