Как писать электронные письма, которые касаются базы

26 апреля 2021 г.

Установление регулярных контактов с клиентами или потенциальными клиентами имеет важное значение для построения отношений и обеспечения отличного обслуживания клиентов. Поддержание связи с вашими руководителями или коллегами также может помочь вашей команде оставаться более продуктивной.

Использование электронной почты или средств связи для установления контакта может быть одним из способов поддержания прочных информационных отношений. В этой статье мы обсудим, что означает касание базы, как написать электронное письмо, касающееся базы, и приведем примеры писем, которые вы можете отправить вместо них.

Что означает «прикоснуться к базе»?

«Touch base» — это фраза, используемая в бизнес-контексте для обозначения встречи или связи с клиентом, коллегой или другим лицом для обсуждения нового контента или обзора старых интересных тем. Некоторые профессионалы считают эту фразу модным словечком, отраслевым жаргоном или идиомой. Хотя это и не доказано, некоторые считают, что происхождение пришло из бейсбола, где игроки должны «коснуться базы», ​​чтобы быть помеченными безопасными или забить.

Что такое сенсорная база электронной почты?

Сенсорная базовая электронная почта — это один из способов общения с коллегами, коллегами и другими специалистами. Вы можете использовать сенсорные электронные письма, чтобы назначать встречи, задавать вопросы или повторно подключаться через определенный период времени.

Альтернативные фразы к “touch base”

Поскольку некоторые профессионалы считают «touch base» идиомой или жаргоном, при разговоре с людьми на рабочем месте может быть более сильный выбор слов или, по крайней мере, альтернатива. Рассмотрим предложения или фразы, такие как:

• «Давайте свяжемся в социальной сети».

• «Давайте общаться в социальных сетях».

• «Давайте назначим телефонный разговор».

• «Давайте устроим видеозвонок».

• «Когда вы свободны для личной встречи?»

• «Давай договоримся о встрече, чтобы поговорить».

Другие способы написать сенсорное электронное письмо

Вместо того, чтобы отправлять стандартное сенсорное электронное письмо своим контактам, рассмотрите другие варианты, такие как:

1. Предлагайте встречи по электронной почте

Если целью вашего электронного письма является организация встречи с партнером или коллегой, рассмотрите возможность включения подробностей о мероприятии, таких как дата, время и место. Отправка этого типа электронной почты может побудить людей придерживаться вашего графика или иным образом предоставить вам другую, не менее осязаемую альтернативу.

Электронные письма о собраниях могут быть короткими и содержать всего одно предложение о том, что вы надеетесь обсудить на собрании. Затем вы можете отправить приглашение из календаря. Например, электронное письмо с предложением может выглядеть так:

Привет Сара,

Давайте назначим время, чтобы поговорить о кампании чтения для школы. Вы свободны в четверг, 10 марта, в 10:15 для видеозвонка? Я отправил вам отдельное приглашение календаря, чтобы вы могли его принять.

Хорошего дня,
Дженна

2. Поделитесь электронной почтой ресурса

Если вы работаете над проектом с коллегой или партнером и хотите проверить их статус или производительность, рассмотрите возможность отправки им ресурса, а не планирования встречи. Вы можете поделиться качественным медиа-материалом, таким как электронная книга, подкаст или отраслевой отчет, в области их исследований или интересов. Пример ресурсного письма может выглядеть так:

Привет, Фрэнк,

Я нашел это руководство «Как получить максимальную отдачу от вашего обучения SEO» в Учебном институте Mango Tech и, будучи новым стажером по SEO в нашей компании, подумал, что оно может быть вам интересно. Я приложил PDF. Дайте ему прочитать и дайте мне знать, что вы думаете!

Спасибо,
Шарлотта

3. Ссылайтесь на электронные письма с контентом клиента

Если вы надеетесь «соприкоснуться» с сотрудником, чтобы обсудить что-то, что он написал, создал или поделился с вами, подумайте о том, чтобы отправить ему по электронной почте ссылку на его собственный контент, чтобы показать ему, что вы с ним взаимодействовали. Их содержание может включать статью, сообщение в социальной сети или социальной сети или другой фрагмент оригинального материала. Рассмотрите возможность включения возможности для дальнейшего обсуждения. Примером рекомендательного письма может быть:

Привет Маруа,

Я прочитал ваш последний пост в блоге о женщинах в рабочей силе, и он мне показался очень интересным. Раньше я никогда не рассматривал статистику занятости на местах таким образом. У вас есть время, чтобы обсудить ваше исследование более подробно? Пожалуйста, пришлите мне несколько свободных дат и времени в вашем расписании.

С уважением,
Майк

4. Поздравьте коллегу по электронной почте

Если цель вашего электронного письма — поздравить коллегу с успехом — например, вехой в карьере, запуском продукта, инвестиционной сделкой или другим поводом для празднования — подумайте об этом по электронной почте. Вы также можете использовать этот тип электронной почты для потенциальных клиентов, чтобы выразить искренние чувства и перейти к обсуждению продукта или услуги. Поздравительное письмо коллеге может выглядеть так:

Привет Энди,

Поздравляем с новой должностью в Teal Tech. С вашими навыками и опытом вы станете важным дополнением к нашей команде. Я скопировал некоторые из ваших коллег в этом электронном письме, чтобы они могли представиться. Пожалуйста, свяжитесь со мной по любым вопросам.

Наслаждайся своим первым днем,
Нанетт

Пример поздравительного письма потенциальному клиенту может выглядеть так:

Привет Сана,
Поздравляем с запуском вашего последнего продукта по уходу за губами. Я не могу дождаться, чтобы попробовать некоторые из ваших предметов. Дайте мне знать, если вы хотите обсудить с нашей фирмой запуск новой кампании влияния. Многие из наших клиентов упомянули о своей любви к вашей продукции.

Наслаждайтесь своим успехом!
Кэсси

5. Предлагайте электронные письма с советами

Если вы работаете наставником и ищете возможность дать им совет, рассмотрите возможность сделать это по электронной почте. Постарайтесь сделать совет личным и действенным, чтобы помочь вашей цели достичь цели или преодолеть трудности. Примером письма с советом может быть:

Привет Нил,

Я видел отличные обзоры вашего последнего видеоблога в социальных сетях. Кажется, вы поддерживаете заинтересованность и оптимизм аудитории во время просмотра вашего контента. Вы когда-нибудь задумывались о том, чтобы запустить подкаст, чтобы охватить более широкую аудиторию? Дайте мне знать, если вы хотите обсудить эту возможность во время видеозвонка.

Хорошего дня,
Фил

6. Напомните клиенту о ваших ценных письмах

Если цель вашего электронного письма — напомнить клиенту, что ваша компания может предоставить ему дополнительные качественные услуги, подумайте о том, чтобы поделиться информацией о том, что делает ваш бизнес уникальным и как это применимо к ним. Пример письма-напоминания может выглядеть так:

Привет Том,

Надеюсь, вам понравилась подписка на музыку BeatBox. Не забывайте, что мы также предлагаем бесплатные вебинары по созданию музыки и мастер-классы. Если вы хотите принять участие в любой из программ, дайте мне знать, чтобы мы могли договориться о коротком звонке.

Замечательных праздников,
Мигель

7. Запрашивайте информационные письма

Если вы надеетесь получить информацию от коллеги или клиента, отправьте электронное письмо и задайте свой конкретный вопрос. Если ваша просьба связана с тем, что они должны встретиться с вами или отправиться в поездку, вы можете спросить, в какое время они смогут это выполнить. Информационное письмо может быть:

Привет Данте,

Вы просматривали финансовые отчеты за последний квартал? Я надеялся, что вы сможете высказать свое мнение и оставить отзыв о них на собрании персонала в следующий вторник. Вы свободны для звонка в 14:30, чтобы обсудить их?

Говори скорее.
Ген

8. Пригласите клиента на рассылку событий

Если цель вашего электронного письма — пригласить кого-то на мероприятие, рассмотрите возможность включения деталей, таких как дата и время, а также вложений, таких как брошюра или листовка. Вы также можете поделиться приглашением из календаря. Приглашения подходят для различных мероприятий, таких как вебинар или личная встреча. Вы можете упомянуть, что посещение мероприятия может стать возможностью для общения получателя. Примером электронного приглашения может быть:

Привет Нора,

В пятницу, 6 июня, в 17:30 издательство Rory House Publishing проводит еще одну авторскую лекцию об иллюстрировании иллюстрированных книг в эпоху цифровых технологий в Marina Events Center. Мы будем рады видеть вас там. К письму прилагается афиша мероприятия и приглашение из календаря.

С уважением,
Лукас

9. Свяжись с электронными письмами бывших клиентов

Если цель вашего электронного письма — повторно связаться с бывшими клиентами, чтобы узнать, заинтересованы ли они в продлении своих контрактов с вами, рассмотрите вопрос об их текущих деловых сделках с новыми поставщиками или о том, почему они допустили расторжение своих контрактов с вашей компанией. Подумайте о своем тоне и выборе слов, чтобы они знали, что вы искренни в отношении их успехов и отзывов. Пример электронного письма о повторном подключении может выглядеть так:

Привет Тейлор,

В прошлый раз, когда мы разговаривали, вы разорвали контракт с High Speed ​​Automotive. Как развивался ваш бизнес с тех пор? Я хотел бы поговорить с вами о причинах расторжения вашего контракта и получить отзывы о наших программах.

Надеемся услышать от вас скоро,
Манди

10. Напомните кому-нибудь ответить на электронные письма

Если вы хотите побудить кого-то ответить на более ранний запрос или подтвердить, что он выполнил или намеревается выполнить задачу, рассмотрите возможность отправки электронного письма с напоминанием. Вы можете использовать этот тип электронной почты при общении с коллегами, руководителями или партнерами. Пример может выглядеть так:

Привет Мэгги,

Мы ограничили количество мест на конференции «Женщины в авиации» из-за высокого спроса. Могу ли я еще снизить цену на два билета? Пожалуйста, дайте мне знать до пятницы, иначе я уступлю ваши места кому-то другому.

заранее спасибо
Шелли

Альтернативы сенсорным базовым электронным письмам

Вы можете использовать другие методы связи с вашими контактами. Некоторые средства связи могут включать:

Телефонные системы для бизнеса

Системы бизнес-телефонии позволяют вам звонить или собирать звонки из разных мест. Вы можете использовать текстовые или SMS-сообщения или конференц-связь. Это обеспечивает более доступный вариант для тех, кто предпочитает говорить и слушать, а не читать и писать. Это также дает вам больше возможностей для охвата вашей целевой аудитории.

Видео встречи

Хотя вы по-прежнему можете отправить первоначальное электронное письмо или приглашение из календаря, чтобы запланировать видеовстречу, они могут помочь вам встретиться и поговорить с людьми лицом к лицу, а не через длинную цепочку электронных писем.

Видеовстречи могут позволить вам общаться с кем угодно в любое время или даже с несколькими людьми, если у каждого есть надежное подключение к Интернету. Видеовстречи могут позволить клиентам или коллегам более четко понимать вашу информацию и читать ваше выражение лица и язык тела для контекста.

Программы обмена сообщениями в команде

Платформы группового обмена сообщениями могут позволить вам общаться с членами команды, клиентами или любыми лицами, имеющими доступ к каналу в любом месте через Интернет или беспроводное подключение для передачи данных. Эти программы могут иметь функции, которые позволяют вам видеть, кто доступен для разговора, и когда вы можете привлечь их внимание. Они также могут показать вам, когда кто-то прочитал ваше сообщение и когда он отвечает в режиме реального времени.