Как объединить PDF-файлы (с преимуществами и советами)

16 сентября 2021 г.

PDF-файлы или файлы формата переносимых документов — это цифровые документы, сохраненные в независимом формате файла. Многие профессионалы используют PDF-файлы для хранения информации и отправки документов по электронной почте, поскольку PDF-файлы совместимы с широким спектром устройств и операционных систем. Научившись комбинировать PDF-файлы, вы сможете эффективно сохранять и отправлять документы, экономя время и гарантируя, что вашу информацию будет легко найти. В этой статье мы обсудим преимущества объединения PDF-файлов, объясним, как это сделать на Mac и ПК, и дадим советы по завершению этого процесса.

Преимущества объединения файлов PDF

Объединение PDF-файлов позволяет упорядочить цифровые файлы, поскольку связанные документы можно поместить в один PDF-файл. Это также может помочь вам, когда вы отправляете файлы по электронной почте, уменьшая количество файлов, которые вы вкладываете в электронное письмо. Поскольку PDF-файлы работают в различных операционных системах, вы можете объединять документы в пакеты для отправки по электронной почте коллегам и клиентам, будучи уверенными в том, что они могут получить доступ к информации. Объединенные PDF-файлы также могут упростить печать пакетов для групповых совещаний, поскольку принтер может сопоставлять каждый пакет, уменьшая необходимость в сборке форм.

Объединение PDF-файлов также может упростить определенные виды профессиональной деятельности за счет создания стандартных цифровых форм со всей необходимой для выполнения задачи информацией. Например, координатор отдела кадров может объединить несколько документов по адаптации, включая налоговые формы, соглашения о раскрытии информации сотрудниками и руководство для сотрудников, в один PDF-файл, который он может отправить по электронной почте всем новым сотрудникам. Некоторые компании позволяют сотрудникам подписывать PDF-файлы в электронном виде, поэтому наличие всех необходимых форм в одном файле может позволить новым сотрудникам быстро и эффективно заполнять свои адаптационные документы.

Как объединить файлы PDF на Mac

Вот как объединить PDF-файлы на Mac:

1. Убедитесь, что ваша MacOS обновлена

Текущие операционные системы Mac обычно включают в себя все инструменты, необходимые для объединения файлов PDF. Однако, если вы используете более раннюю операционную систему, вам может потребоваться выполнить обновление до Catalina или более новой операционной системы, чтобы получить эту возможность. Вы можете обновить свою операционную систему через онлайн-аккаунт Apple. Обновление может занять некоторое время, поэтому рассмотрите возможность как можно скорее проверить инструменты вашей операционной системы, чтобы убедиться, что вы можете быстро объединять PDF-файлы, когда вам это нужно.

2. Используйте средство поиска MacOS.

MacOS Finder — это система организации, позволяющая легко находить файлы. Обычно Finder открывается при запуске компьютера Mac и остается активным, пока вы используете компьютер. Вы можете получить к нему доступ, щелкнув значок улыбающегося лица на нижней панели инструментов. Если вам нужно, вы также можете перезапустить Finder, удерживая клавишу «Option», чтобы запустить док-станцию ​​​​MacOS, выбрав Finder, нажав Control, щелкнув по нему и выбрав «Перезапустить».

3. Выберите свои файлы и объедините их

В MacOS Finder выберите файлы, которые вы хотите объединить в один PDF-файл, удерживая нажатой клавишу Command и щелкая файлы. Файлы появляются в объединенном PDF-файле в том порядке, в котором вы их щелкаете. После того, как вы выбрали файлы, щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть меню, а затем выберите «Быстрые действия», а затем «Создать PDF». При этом создается новый PDF-файл с тем же именем, что и у первого PDF-файла, который вы выбрали для объединения. Вы можете изменить имя своего нового PDF-файла, удерживая кнопку управления и щелкая файл, а затем выбирая «Переименовать».

Как объединить файлы PDF на ПК

Вот как объединить файлы PDF на ПК:

1. Выберите и скачайте программу

Если вы используете ПК с такой операционной системой, как Windows, первым шагом к объединению PDF-файлов является поиск стороннего приложения или программного обеспечения, которое соответствует вашим потребностям. Существует широкий спектр программного обеспечения, позволяющего объединять PDF-файлы бесплатно или за плату. Выбор программного обеспечения может зависеть от того, как часто вы планируете объединять PDF-файлы и хотите ли вы, чтобы другие инструменты были включены в ваше программное обеспечение, например, возможность редактировать PDF-файлы или подписывать их в Интернете.

2. Выберите свои PDF-файлы

После того, как вы загрузили предпочитаемое программное обеспечение, приложение или плагин для браузера, вы можете открыть его и выбрать PDF-файлы, которые хотите объединить. Обычно программы, которые объединяют PDF-файлы, получают доступ к вашему файловому менеджеру, позволяя вам выбрать любой файл, который вы загрузили на свой компьютер. Эти инструменты также могут позволить вам загружать PDF-файлы с облачного диска или почтового ящика.

3. Объедините PDF-файлы

После того, как вы выбрали свои PDF-файлы, вы можете следовать подсказкам программы, чтобы объединить их. В зависимости от программы, которую вы используете, вы можете выбрать предпочитаемый формат выходного файла, поскольку некоторые программы объединения PDF позволяют преобразовывать файлы в широкий диапазон форматов, включая .jpg и .docx. Программа создает новый файл, который вы можете сохранить на свой ПК или облачный диск. Чтобы переименовать PDF-файл, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «Переименовать».

Советы по объединению PDF-файлов

Вот несколько советов, которым вы можете следовать, чтобы эффективно объединить PDF-файлы:

Сохраните свои PDF-файлы в специальной папке, если вы планируете их объединить

Хранение ваших PDF-файлов в отдельной папке может упростить их поиск и гарантировать, что части объединенного PDF-файла расположены в нужном вам порядке. Чтобы создать новую папку на Mac, вы можете создать папку в Finder, выбрав «Файл», а затем «Новая папка». В Windows щелкните файловый менеджер, затем щелкните правой кнопкой мыши область, в которой вы хотите создать новую папку. Выберите «Создать», затем «Новая папка». После того, как вы создали новую папку, вы можете щелкнуть и перетащить туда свои PDF-файлы.

Дайте объединенному файлу подробное имя

Поскольку ваш новый файл содержит больше информации, вам может помочь дать ему имя, включающее информацию обо всех его частях. Например, если вы объединили PDF-файл с названием «Расходы за апрель 2021 года» с «Расходы за май 2021 года», вы можете назвать новый файл «Расходы за апрель и май 2021 года». Таким образом, вы можете легко найти информацию о любой части вашего нового файла, выполнив поиск в файловом менеджере.

Сделайте стандартные пакеты PDF доступными для ваших товарищей по команде и коллег

Если вы создаете PDF-файл, объединяющий общие документы, которые вы используете для выполнения задачи, рассмотрите возможность совместного использования этих новых пакетов, чтобы сделать работу вашей команды более эффективной. Использование стандартизированных пакетов для общих задач может гарантировать, что каждый член команды заполняет формы в одном и том же порядке, что может упростить поиск информации для отчетов. Вы можете создать групповую вики или хранить их на общем облачном диске.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.