Как отказать собеседнику (с шаблоном электронного письма и примером)

После собеседования при приеме на работу менеджеры по найму должны принять важное решение о приеме на работу или отказе в приеме на желаемую должность. Когда интервьюируемых не выбирают, есть определенные способы профессионально донести сообщение.

В этой статье мы обсудим наиболее распространенные причины, по которым интервьюируемым отказывают, и как тактично общаться в процессе, а также посмотрим шаблон и пример электронного письма.

Что такое интервьюируемый?

Интервьюируемый — это соискатель или кандидат, который проходит собеседование на должность. С ними связываются для собеседования, если квалификация, изложенная в их резюме или заявлении, соответствует требованиям должности.

Когда отказывать собеседнику

Поскольку менеджеры по найму обычно получают сотни претендентов на одну вакансию, отказ от интервью является ожидаемой частью процесса найма. Некоторые из основных причин отказа интервьюируемому включают в себя:

• Неправильный набор навыков

• Нежелательная личность

• опоздание

• Невосприимчивость

• Плохо составленное резюме

• Культурные разногласия

• Неправда

• Плохие ответы на собеседовании

• неопрятный внешний вид

• Отсутствие доверия

• Нерешительность

• Небрежное отношение

• Низкий моральный стандарт

• Плохие манеры

• Негативный язык тела

• Неподготовленность

• Невнимательное слушание

Как отказать собеседнику

Выполните следующие шаги, чтобы уважительно отказать интервьюируемому после собеседования:

• Объясните процесс выбора

• Свяжитесь с ними заранее

• Поощряйте честность

• Дайте искренний совет

• Перенаправление на другие позиции

• Подключайтесь в социальных сетях

Объясните процесс выбора

Когда вы встречаетесь с интервьюируемыми по телефону, онлайн и лично, обязательно объясните, как работает процесс отбора. Расскажите им, как ваша компания общается, и опишите, чего ожидать на каждом этапе. Если возможно, укажите предполагаемые сроки. Если ваша компания проверяет кандидатов по телефону перед первым собеседованием, это лучшее время, чтобы сообщить им о вашем процессе отбора. Как только кандидаты поймут различные задействованные переменные, они будут более восприимчивы к возможному отказу позже.

Четыре случая, когда следует сообщить о статусе интервьюируемого, включают:

• приложение получено

• Запрошено интервью

• Результаты интервью

• Предложение о работе или отказ

Для менеджеров по найму важно хорошо общаться на протяжении всего процесса отбора, чтобы исключить возможность любой неопределенности и путаницы.

Свяжитесь с ними заранее

Как только вы решили, что не собираетесь работать с конкретными кандидатами, позвоните им или отправьте уважительное электронное письмо, сообщив им о своем решении сразу же. Это помогает соискателям перейти к другим перспективам работы и облегчает им планирование на будущее. Если это поможет вам вспомнить, установите еженедельное напоминание, чтобы связаться с интервьюируемыми, которые не соответствуют желаемой роли.

Поощряйте честность

Когда вы рассматриваете нескольких кандидатов на вакансию, но еще не сделали свой окончательный выбор, найдите время, чтобы сообщить им о статусе их заявления и о том, что вы все еще рассматриваете других кандидатов на эту должность. Это помогает им понять, что они могут не получить работу, но при этом обладать нужной квалификацией для этой роли. Это также помогает им чувствовать, что их ценят и уважают как кандидата.

Дайте искренний совет

Когда вы связываетесь с людьми, прошедшими собеседование, чтобы отказать им в приеме на работу, предлагайте индивидуальную обратную связь, чтобы они точно понимали, почему вы не смогли их нанять. Тактично объясните, что вы не смогли выдвинуть их кандидатуру по причинам, связанным с условиями работы. Избегайте использования выражений, касающихся их внешности или личности, которые могут быть неверно истолкованы как дискриминационные. Держите свое сообщение коротким и честным. Интервьюируемые, которые узнают, как улучшить свои навыки проведения интервью, оценят ваш уровень профессионализма и помощь.

Перенаправление на другие позиции

Людям, которые претендуют на определенные должности, часто не хватает опыта или полного набора навыков, необходимых для выполнения определенной роли, но при этом они обладают профессиональным присутствием, которое менеджеры по найму считают ценным. В этих случаях поощряйте их подавать заявки на другие должности в компании, для которых они могут лучше подходить. Например, кандидаты с большим опытом работы в области маркетинга могут иметь навыки, которые лучше подходят для должности помощника по маркетингу, чем писателя. Кандидаты, не имеющие управленческого опыта, могут лучше работать в составе команды, чем руководить ею.

Подключайтесь в социальных сетях

Подумайте о том, чтобы связаться с интервьюируемыми на сайтах профессиональных сетей, если станут доступны другие роли. Поскольку вы уже провели собеседование с человеком, у вас есть ценная информация об его сильных сторонах и навыках, в отличие от кандидатов, которых вы никогда раньше не встречали. Это позволяет вам легко отправить дружеское сообщение, сообщая им о новой должности. Поддерживая положительные отношения с собеседниками после того, как вы отказали им, вы показываете свой уровень профессионализма.

Как отказаться от шаблона электронной почты интервьюируемого

Следуйте этому шаблону, когда будете писать последующее электронное письмо с отказом собеседнику:

Сюжетная линия

[Job title] приложение в [company name]

Тело

[Greeting and first name],

[Start by expressing your gratitude to the interviewee for their time. Include one or two personalized sentences that describe the interview experience and what you enjoyed most. Begin the next sentence with the word ‘unfortunately’ to tell your interviewee about your decision related to the skills or job requirements for the role.]

[Start the next paragraph on a positive note by stating you’d like to keep their resume on file for future positions. End with a call to action, encouraging them to reach out with any questions.]

[Closing statement],

[Your name]

Как отклонить электронное письмо интервьюируемого пример

Вот пример того, как может выглядеть последующее электронное письмо:

Дорогой Брюс,

Я хотел бы поблагодарить вас за то, что вы нашли время, чтобы пройти собеседование с нашей компанией на должность научного сотрудника. Нам было приятно встретиться с вами и узнать больше о вашем прошлом опыте геологических исследований. К сожалению, в настоящее время мы решили продолжить наш процесс отбора с другим кандидатом, обладающим опытом, более тесно связанным с миссией нашей компании.

Это было непростым решением из-за твоего впечатляющего резюме и замечательной личности. Мы хотели бы сохранить вашу информацию в файле, чтобы мы могли связаться с вами, когда откроется вакансия, которая лучше соответствует вашему профилю. Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.

Желаю вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.

С уважением,

Амелия Райс