Как организовать свой рабочий день: 15 советов для успеха

11 марта 2021 г.

Организованность на работе может помочь повысить производительность и снизить уровень стресса, облегчая понимание того, чего ожидать на работе. По своей сути организация представляет собой набор привычек, требующих постоянного развития. В этой статье мы объясняем стратегии, которые помогут вам уменьшить отвлекающие факторы и позитивно подходить к задачам, чтобы организовать свой рабочий день.

15 советов, как организовать свой рабочий день

Организация может помочь вам максимально эффективно использовать время на работе, лучше справляться с трудностями и повышать мотивацию. Вот 15 советов, которые помогут вам организовать свой рабочий день:

1. Ведите список дел

Выделение пяти-десяти минут в начале каждого дня на составление списка дел на бумаге или в электронном виде может помочь повысить концентрацию и повысить производительность. Добавление к первоначальному списку дел в течение дня может помочь вам сохранить четкое представление о ваших целях.

Некоторым людям может показаться, что краткий список крупных задач слишком утомителен. Разбивка больших задач на более мелкие части — это стратегия, которая часто может помочь справиться с прокрастинацией, возникающей из-за чувства перегруженности.

2. Поддерживайте порядок на рабочем месте

Выделите несколько минут в конце каждого дня, чтобы убрать со стола все, что вам абсолютно не нужно. Избавьтесь от мусора, положите ручки в ящик или органайзер и сложите бумаги, чтобы они выглядели опрятнее. Вы даже можете наполнить бутылку с водой, чтобы не беспокоиться об этом по утрам.

Это касается и цифрового беспорядка. Компьютеры, как правило, загружаются медленнее, когда на рабочем столе много файлов и программ, поэтому каждую неделю уделяйте немного времени очистке компьютера от ненужных файлов и загрузке любых обновлений, чтобы предотвратить сбои и задержки компьютера. Это также поможет вам быстрее находить нужные программы и файлы.

Когда вы придете на следующий день, вы сможете сразу приступить к работе, а не тратить первые несколько минут дня на уборку за собой.

3. Найдите расписание и придерживайтесь его

Некоторые люди лучше всего работают, когда просыпаются рано, в то время как другие добиваются успеха, работая ночью. Определите время дня, когда вы чувствуете себя лучше всего, и постарайтесь выполнить большую часть своей работы именно в это время.

Не менее важно, чем выбрать расписание, убедиться, что вы можете его соблюдать. Последовательность является ключом к созданию новых привычек, которые будут длиться долго. Соблюдение графика также может помочь вам быть более продуктивным. Наличие набора часов, когда вы знаете, что собираетесь работать, может научить ваш мозг быть активным в эти часы.

4. Делайте перерывы

Выделение 10–15 минут каждые пару часов на то, чтобы размять тело и сосредоточиться на чем-то другом, кроме работы, может помочь вам оставаться энергичным и увлеченным своей работой. Найдите способ поесть где-нибудь за пределами рабочего стола, чтобы по возможности отдохнуть от работы.

Еще одна причина для частых простоев заключается в том, что вы часто сталкиваетесь с неожиданными задачами в течение рабочего дня. Делая себе небольшие запланированные перерывы в течение дня, вы сможете справиться с этими проблемами, не чувствуя себя перегруженными.

5. Уменьшите многозадачность

Многозадачность может показаться идеальным способом сделать много дел одновременно, но, к сожалению, во многих ситуациях это не так. Вы даже можете обнаружить, что многозадачность может занять больше времени, чем выполнение задач по отдельности. Некоторая многозадачность — неизбежная часть повседневной работы, но хорошая новость заключается в том, что вы можете избежать многозадачности больше, чем необходимо, сохраняя организованность.

6. Определите отвлекающие факторы

Еще одна полезная стратегия организации рабочего дня — устранение отвлекающих факторов и их минимизация. Электронные письма, текстовые сообщения и телефонные звонки — вот несколько распространенных причин отвлечения внимания. К счастью, есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы избавиться от этих отвлекающих факторов.

Запланируйте определенное время для работы с электронными письмами, например, чтобы не отвлекаться на каждое новое сообщение в папке «Входящие». Вы можете перевести отвлекающий мобильный телефон в режим полета или положить его в ящик стола, чтобы уменьшить вероятность того, что вы отвлечетесь на личное сообщение. Хотя вы не всегда можете запланировать входящие телефонные звонки для своей работы, вы можете добиться успеха, запланировав блок времени для исходящих звонков.

Эти стратегии могут помочь уменьшить количество отвлекающих факторов и время, которое отвлекающие факторы отнимают у вашей текущей задачи.

7. Автоматизируйте свою работу там, где это возможно

Возможно, вы отправляете одинаковые версии одного и того же электронного письма нескольким людям или вас часто отвлекает кто-то, кому нужна ваша подпись. С помощью технологий вы можете автоматизировать такие задачи, чтобы максимизировать свое время и уменьшить отвлекающие факторы.

Сохраняйте шаблоны для часто отправляемых писем, так что вам просто нужно настроить их там, где это необходимо, и отправить. Вы также можете использовать программное обеспечение, которое оцифровывает подписи, чтобы подписывать документы одним щелчком мыши. Автоматизация задач поможет вам оставаться сосредоточенным и организованным.

8. Решайте задачи в порядке важности

Вместо того, чтобы начинать свой день с небольших задач, таких как ответы на электронные письма, начните с решения самой большой или вызывающей стресс задачи. Это может занять у вас больше всего времени в течение дня, но в конечном итоге это ускорит ваши рабочие процессы. Завершение самых крупных дел в первую очередь может мотивировать вас на быстрое выполнение небольших задач в вашем списке дел, не расходуя при этом всю вашу энергию.

9. Организуйте свой рабочий день по времени

Это особенно полезная тактика, если в течение рабочего дня проходит несколько встреч. Расписание задач по часам поможет сделать ваш день более предсказуемым. Это также может повысить вашу производительность, служа напоминанием о вашей текущей задаче, когда вы отвлекаетесь.

10. Ставьте цели и вознаграждайте себя

Постановка целей может помочь вам стать лучше в своей работе за счет мотивации. Вы можете ставить перед собой цели оставаться организованными, например, ставить перед собой задачу каждый день составлять список дел. Или вы можете установить профессиональные цели, которые помогут вам оставаться вовлеченными в работу.

Постановка целей служит возможностью вознаградить себя всякий раз, когда вы их достигаете. Эти награды не должны быть сложными. Они могут быть такими же простыми, как решение перекусить после того, как вы закончите большую задачу. Смысл постановки и признания целей состоит в том, чтобы помочь вам оставаться сосредоточенными на задачах и заинтересованными в своей работе, поэтому любая награда, которая вас мотивирует, будет хорошей.

11. Планируйте свои дни «партиями» работы

Некоторым удается организовать не только свой рабочий день, но и рабочую неделю. Например, если ваша работа представляет собой сочетание телефонных звонков и административной работы, возможно, вы могли бы отвечать на телефонные звонки по понедельникам, средам и пятницам, а вторник и четверг посвящать административным задачам.

Это может помочь вам максимально повысить производительность и сосредоточиться на задачах, не чувствуя необходимости переключаться между задачами в любой момент. Эта стратегия лучше всего работает для людей, ориентированных на детали, которые не возражают против выполнения одной и той же работы в течение нескольких часов подряд.

12. Определите стрессоры

Склонность многих людей откладывать дела на потом проистекает из таких факторов стресса, как неуверенность в себе, перфекционизм или боязнь критики. Может быть, вы беспокоитесь о негативных отзывах о повторяющейся задаче или опасаетесь, что не сможете уложиться в такой большой срок. Выяснив, что вызывает у вас стресс, вы сможете найти решения, которые уменьшат этот стресс и облегчат выполнение более сложных задач.

Решением стресса на работе может быть разговор с вашим начальником или командой, чтобы определить способы повышения вашей производительности и удовлетворенности работой. Выявив факторы стресса на работе, вы сможете найти способы преодолеть их и организовать свой день без чувства страха или прокрастинации.

13. Составьте план на неделю/месяц

Ежедневный список дел может творить чудеса для выполнения повседневных задач, но также может быть полезно составлять более крупный список в начале каждой недели или месяца, чтобы структурировать свое время для достижения ваших целей.

Например, для крайнего срока в конце месяца вы можете установить цели, которые нужно выполнять к концу каждой недели, чтобы все было сделано к тому времени, когда наступит крайний срок. Вы можете еще больше разбить цели, установив задачи, которые нужно выполнять каждый день. Эта стратегия следует философии разделения одной большой задачи на несколько маленьких, что может помочь вашим долгосрочным целям казаться более достижимыми.

14. Используйте ваши текущие рабочие процессы для продвижения организации

Возможно, на вашем рабочем месте уже есть рабочие процессы или инструменты, которые помогут вам оставаться организованным на работе. Многие почтовые приложения включают компонент календаря, который можно использовать для планирования своего времени. В некоторых чат-приложениях есть встроенные функции напоминаний, которые помогут вам не отвлекаться от задачи. Вы можете спросить коллег или менеджеров, как они организуют свою работу, и включить их советы в свои собственные организационные привычки.

15. Внесите баланс в свой график

Одним из ключей к тому, чтобы оставаться организованным в долгосрочной перспективе, является попытка достичь баланса. Многие люди, которые пытаются внедрить организационные привычки в свою профессиональную жизнь, испытывают выгорание, когда жертвуют балансом между работой и личной жизнью ради краткосрочной продуктивности. Отсутствие баланса может привести к тому, что вы забудете или пренебрежете своими организационными привычками. Хорошая новость заключается в том, что вы всегда можете использовать любую из этих стратегий, чтобы обновить свои организаторские навыки на работе.