Как организовать бумажную работу за 7 шагов
20 сентября 2021 г.
Некоторые работы требуют умения работать с большим объемом и разнообразием документов. При работе с цифровыми или физическими документами очень важно организовать свои файлы и рабочее пространство таким образом, чтобы поддерживать вашу производительность и повышать эффективность. В этой статье рассматриваются методы создания эффективной файловой системы для вашего рабочего места.
Как организовать документы
Следующие шаги помогут вам в сортировке, категоризации и хранении бумажной документации и помогут вам разработать эффективную систему хранения документов:
Разделяйте документы по типам.
Используйте хронологический и алфавитный порядок.
Организуйте место для хранения документов.
Цветовая кодировка вашей файловой системы.
Назовите свою файловую систему.
Избавьтесь от ненужных документов.
Оцифровать файлы.
Давайте рассмотрим каждый из этих шагов более подробно, чтобы вы могли применить эту простую систему организации на своем рабочем месте.
1. Разделите документы по типам
Сортируйте физические документы по категориям, таким как отчеты, клиентские документы или счета-фактуры. Вы можете дополнительно разделить каждую категорию на уровни подтипов. Например, вы можете сортировать клиентские документы по каждому клиенту, прежде чем организовывать документы одного клиента в отчеты, корреспонденцию и многое другое. Эта многоуровневая стратегия сортировки может помочь вам определить, какие документы нужно сохранить и упорядочить для быстрого доступа.
Если вы обнаружите документы, которые не вписываются ни в одну из основных категорий, сложите стопку разных документов вместе с кучей документов, которые вы собираетесь уничтожить или переработать. Также разумно создать стопку документов, которые вы хотите преобразовать в цифровые файлы. Начните с простого опроса и категоризации ваших документов, чтобы начать процесс подачи.
Подробнее: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры
2. Используйте хронологический и алфавитный порядок
Некоторые документы снабжены отметками времени и датами для отслеживания действий и решений внутри организации. После разделения по типу и подтипу рассмотрите возможность сортировки каждого документа в хронологическом порядке, если это применимо. Например, если вы сортируете документы по клиентам, рассмотрите возможность размещения датированных документов в порядке от самых новых до самых старых, чтобы самые последние документы были впереди. Вы также можете упорядочить документы от самых старых до самых новых, если вы предпочитаете видеть полную историю клиента на сегодняшний день.
Вы можете упорядочить недатированные документы по важности или по частоте их использования. Наконец, подумайте о том, чтобы расположить документы в алфавитном порядке, прежде чем помещать их в папку. Вы можете расположить их в алфавитном порядке по имени клиента или по основным категориям, таким как счета или отчеты. Какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что вы выбрали систему, которая кажется естественной и соответствует вашему текущему рабочему процессу.
3. Организуйте место для хранения документов
Картотечные шкафы и ящики могут предложить настраиваемое пространство для хранения. Используйте файловые папки для хранения групп документов в зависимости от их типа и подтипа. Вы можете продолжать использовать хронологический или алфавитный порядок при размещении папок в шкафах или ящиках. Например, вы можете сортировать в алфавитном порядке по имени клиента или в хронологическом порядке по самому последнему клиенту, которого вы приобрели. Хранение документов вдали от рабочего места помогает поддерживать порядок на рабочем столе, чтобы вы могли более эффективно выполнять задачи.
Рассмотрите возможность приобретения полки для файлов, которую можно разместить на своем столе, чтобы упорядочить документы, которые вы регулярно просматриваете или к которым обращаетесь, например формы, которые вы заполняете каждый день. Каждой полке можно присвоить определенный тип или подтип для сохранения категоризации. Вы также можете использовать полку для оптимизации процесса подачи документов по мере получения новых документов. Разделите новые файлы на несколько основных категорий и поместите их на соответствующую полку. Этот метод облегчит вам задачу, когда вы отложите их позже.
4. Цветовая кодировка вашей файловой системы
Визуальные маркеры, такие как цветные вкладки, могут сэкономить ваше время при просмотре документов. Вы можете использовать папки разного цвета для различных типов и подтипов документов. Некоторые папки имеют ярлыки разных цветов. С помощью любого из этих вариантов вы можете создать ключ с цветовой кодировкой, чтобы отслеживать цвет, назначенный категории документа.
5. Назовите свою файловую систему
Маркировка категорий документов может помочь вам быстро определить нужную папку. Некоторые папки поставляются с бумагой для изготовления собственных этикеток. Вы можете либо написать этикетки от руки, либо распечатать лист напечатанных этикеток сразу.
Вы можете еще больше оптимизировать свою систему маркировки, используя ручки или чернила разных цветов, соответствующие ключу с цветовой кодировкой. Маркеры также можно использовать для черного текста, чтобы раскрасить этикетку. Производители этикеток также могут позволить вам быстро распечатать наклейки с одной этикеткой. Этот инструмент особенно полезен при маркировке полки или шкафа для документов, а также при необходимости замены существующих этикеток новыми.
6. Избавьтесь от ненужных документов
Создание организованной системы хранения документов может помочь вам найти способы сократить количество документов, которые вы храните. Утилизируйте документы, которые больше не актуальны, чтобы уменьшить беспорядок, или уничтожьте их для дополнительной безопасности.
Подумайте о том, чтобы поставить рядом с рабочим столом небольшой мусорный бак или специальную корзину для документов, которые вы хотите уничтожить. Регулярно избавляясь от ненужных файлов и документов, вы можете поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте.
7. Оцифруйте файлы
В некоторых случаях может оказаться более эффективным преобразовать физические документы в цифровые файлы, хранящиеся на вашем компьютере. Это сделает их легкодоступными, удобными для отправки и уменьшит беспорядок. Если это так, отсканируйте документы в цифровые документы для хранения в упорядоченных папках на вашем компьютере. Попробуйте выполнить те же действия, что и при создании физической файловой системы:
Сортировка по типу и подтипу.
Используйте хронологический и алфавитный порядок для организации файлов.
Цветовой код по типу и подтипу, используя функцию цвета файла или флага в вашей операционной системе.
Четко маркируйте документы с указанием типа или подтипа и даты документа, если это применимо. Эффективная система заголовков документов может выглядеть так: «Клиент ABC_Invoice_Mar2021».
Оцифровка файлов может позволить вам осуществлять быстрый поиск документов на вашем компьютере. Это также уменьшает беспорядок и потребность в физическом пространстве для хранения.
Хотя создание системы навигации по документам может показаться непосильной задачей, вы сможете добиться стабильного прогресса, если будете следовать этому процессу и сосредотачиваться на каждом шаге. Имея установленную процедуру, вы можете оптимизировать рабочий процесс, снизить стресс и повысить производительность. Даже если у вас уже есть организационная система, разумно регулярно выделять время на обслуживание и обслуживание, так как в загруженное время файлы легко накапливаются.