Что такое ХРИС? Полное руководство

18 ноября 2021 г.

Информационная система управления персоналом, также иногда называемая информационным программным обеспечением управления персоналом, является полезным инструментом, который может помочь компаниям управлять различными процессами в разных отделах. Использование HRIS может сэкономить время, ресурсы и деньги, храня все документы и процедуры в одном цифровом месте. При выборе HRIS важно учитывать несколько факторов, чтобы убедиться, что она соответствует потребностям и бюджету компании. В этой статье мы объясним, что такое HRIS, рассмотрим некоторые ключевые функции и предложим несколько шагов, которые помогут вам выбрать правильную систему.

Что такое ХРИС?

HRIS — это тип программного обеспечения, которое компании используют для электронного управления всеми своими системами и процессами. Эти системы помогают предприятиям отслеживать жизненные циклы найма, документировать эффективность сотрудников и управлять заработной платой и льготами в едином электронном пространстве. Многие поставщики предлагают различные типы систем, идеально подходящие для компаний разного размера и потребностей. У вас также может быть возможность настроить HRIS в соответствии с более конкретными требованиями компании.

Почему HRIS важен?

HRIS может помочь стандартизировать процедуры и хранить документы в легкодоступном месте. Вот еще несколько причин, по которым эти системы важны:

• Экономьте время и деньги: использование HRIS для большинства или всех ваших кадровых и бухгалтерских потребностей может консолидировать ваши программы и программное обеспечение, экономя деньги. Это также может помочь сотрудникам сэкономить время, поскольку им нужно использовать только одну систему для выполнения кадровых и бухгалтерских задач.

• Предоставьте сотрудникам доступ к разнообразной информации: все сотрудники могут использовать HRIS для поиска политик, запроса отгулов и завершения своих обзоров.

• Храните данные в упорядоченном виде: отделы кадров обрабатывают и хранят большое количество важных данных о сотрудниках, которые HRIS может поддерживать в упорядоченном виде.

• Улучшите качество работы сотрудников: HRIS может упростить процесс адаптации и проверки сотрудников, что может повысить удовлетворенность сотрудников.

• Отправка обновлений правил и политик: если отделу кадров необходимо информировать сотрудников о каких-либо новых политиках или руководствах, они могут добавить всю информацию в HRIS, чтобы сотрудники могли просмотреть ее в любое время.

Какие функции есть у HRIS?

При рассмотрении HRIS вы можете обратить внимание на следующие функции:

Рекрутинг

При найме специалисты по персоналу часто отслеживают нескольких кандидатов в несколько этапов. Эффективная система подбора персонала позволяет HR-специалистам быстро находить кандидатов, отвечающих требованиям вакансии. Представители отдела кадров также должны иметь возможность хранить всю информацию о кандидатах в HRIS и легко получать к ней доступ на протяжении всего процесса. Возможность получать и сравнивать информацию о кандидатах в одной области может помочь представителям отдела кадров принимать объективные решения о найме.

Онбординг

Подробная программа адаптации является ключом к тому, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными и знакомили их со своей командой и обязанностями. Как отдел кадров, так и руководитель группы могут отслеживать процесс адаптации в HRIS, гарантируя, что каждый новый сотрудник получит надлежащее обучение для своей роли. HRIS также может помочь вам стандартизировать адаптацию для всех новых сотрудников, чтобы все они получали одинаковую информацию о бизнесе.

Обзор сотрудников

Отзывы сотрудников отслеживают прогресс и определяют области, в которых члены команды могут учиться и развиваться в компании. Вы можете использовать HRIS для ведения подробных записей обо всех обзорах и легко просматривать прошлые обзоры при определении прибавок и повышений. Чтобы все отзывы сотрудников были одинаковыми, вы можете создать и сохранить шаблон обзора в HRIS.

Отслеживание времени

Одной из ключевых особенностей большинства информационных систем управления персоналом является отслеживание рабочего времени, включая отработанное время и оплачиваемый отпуск. Сотрудники должны иметь возможность просматривать свое рабочее время, а также оплачивать и запрашивать отгулы в HRIS. Затем представители отдела кадров и руководители сотрудников могут использовать HRIS для просмотра часов и утверждения запросов на отгулы.

Заработная плата и льготы

Большинство информационных систем управления персоналом отслеживают заработную плату и льготы, такие как взносы 401 (k), что упрощает сравнение отработанных часов с зарплатой. Сотрудники также должны иметь возможность просматривать свои льготы в HRIS и вносить изменения. Например, сотрудник может изменить свой план медицинского страхования в HRIS.

Самообслуживание сотрудников

Многие HRIS имеют портал самообслуживания сотрудников, где они могут вносить изменения в свою информацию, например, в свои почтовые адреса, и запрашивать документы, например платежные квитанции. Возможность вносить изменения и находить документы в HRIS может сэкономить время, поскольку сотрудники точно знают, где искать, а не связываются с разными отделами.

Некоторые системы также предлагают возможности постановки целей, где сотрудники могут устанавливать профессиональные вехи и обновлять свой прогресс. Эта функция полезна для сотрудников и руководителей, которые хотят отслеживать производительность и определять, должен ли сотрудник получить повышение или продвижение по службе.

Как выбрать ХРИС

Если перед вами стоит задача выбора HRIS, вы можете выполнить следующие действия:

1. Проверьте свою организацию

Делайте заметки об основных элементах вашего бизнеса, чтобы увидеть, как вы можете использовать HRIS для улучшения этих областей. Поговорите с руководителями отделов, чтобы узнать больше о том, что они хотели бы от HRIS. Вы также можете просмотреть процессы каждого отдела и то, как вы можете интегрировать их в HRIS. Как только у вас появятся базовые представления об ожиданиях и процессах отделов, вы сможете составить схему целей, которые вы хотели бы видеть в своей системе.

2. Определите свои потребности

Уточните свои потребности, чтобы найти HRIS, который лучше всего подходит для компании. Рассмотрим следующее:

• Размер компании. Для небольшой компании может быть достаточно простой системы, в то время как крупная компания может извлечь больше пользы из подробной системы.

• Необходимые функции: HRIS может включать в себя множество функций, поэтому важно перечислить те, которые вам нужны, а те, которые вы хотите, но не являются обязательными.

• Текущие системы: определите, заменит ли HRIS все ваши текущие системы или дополнит то, что у вас уже есть.

3. Подготовьте бюджет

Бюджет может служить ориентиром при изучении систем. При составлении предварительного бюджета учитывайте текущую технологию и необходимость ее модернизации для размещения новой системы. Вы также можете учитывать любые разовые и текущие сборы, которые может иметь HRIS. Большинство поставщиков HRIS взимают периодические ежемесячные платежи в зависимости от количества сотрудников, использующих систему. Еще одним соображением является время, необходимое для обучения сотрудников новой системе, и потенциальная потеря производительности за это время.

4. Связаться с поставщиками

Вы можете найти множество поставщиков HRIS, предлагающих системы с различными функциями по разным ценам. Составьте список поставщиков, предлагающих необходимые вам функции по цене, соответствующей вашему бюджету. Когда у вас будет список из пяти или меньше, запросите пробные версии или демонстрации у поставщиков. Обычно вы можете попробовать HRIS в течение недели или двух, чтобы определить, легко ли ориентироваться в программном обеспечении и его функции полностью соответствуют вашим потребностям. Старайтесь подробно записывать каждую HRIS, которую вы пытаетесь принять, чтобы принять обоснованное решение.

5. Подготовьтесь к HRIS

Подготовка к внедрению нового HRIS может максимально упростить переход. Вместе с поставщиком подготовьте график с четким описанием каждого шага, включая сеанс обучения сотрудников. Внимательно следите за тем, как работает HRIS в первые несколько недель, и спрашивайте сотрудников, не хотят ли они что-то изменить или добавить. Вы можете вносить коррективы на основе отзывов сотрудников и любых сделанных вами заметок.