Как организовать личные дела (и кто их использует)

Организация личных дел может помочь отделу кадров более эффективно хранить документы и предоставлять точную налоговую информацию федеральному правительству. Важно разработать процедуру, которая соответствует как политике компании, так и правовым нормам. Изучив стратегии хранения, получения и защиты документов сотрудников, вы сможете определить метод, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям. В этой статье мы определяем, что такое личные дела, описываем, кто должен уметь их организовывать, приводим основные шаги по организации личных дел и перечисляем несколько советов по их эффективной сортировке.

Что такое личные дела?

Личные дела — это официальные записи компании о трудовой деятельности сотрудника. Файлы обычно содержат всю информацию о трудовых отношениях между компанией и сотрудником, включая их первоначальные записи о приеме на работу и материалы интервью при увольнении. Они позволяют компаниям хранить точную информацию о сотрудниках и передавать важные данные в государственные учреждения, включая Службу внутренних доходов (IRS) и местное отделение штата. Некоторые законы определяют, какой тип информации следует включать в личные дела и как долго компания может их хранить.

Кому нужно знать, как организовать личные дела?

Сотрудникам отдела кадров (HR) необходимо знать, как организовать личные дела, потому что они часто управляют этими документами изо дня в день. Как правило, они обеспечивают конфиденциальность файлов, храня их в частных, высокозащищенных местах и ​​наблюдая за действиями людей, получивших доступ. В зависимости от индивидуальной политики компании руководители или руководители отделов могут иметь некоторый доступ к определенным документам в личном деле сотрудника.

Как организовать личные дела

Вот несколько ключевых шагов, которые помогут вам упорядочить личные дела сотрудников в вашей организации:

1. Определите, какие документы хранить

Ознакомьтесь с политикой компании, федеральным законодательством и нормативными актами штата, чтобы узнать, какие документы следует включать в личное дело. Некоторые законы требуют, чтобы вы хранили файлы в уникальных категориях, поэтому важно установить область для личных файлов, прежде чем вы начнете их систематизировать. Например, Закон об американцах-инвалидах (ADA) и Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования от 1996 г. (HIPAA) требуют, чтобы вы хранили разумное приспособление и медицинские записи отдельно от всех кадровых документов.

Вот несколько примеров документов, которые следует включить в личное дело:

• Материалы заявки: резюме сотрудника, сопроводительное письмо и любые материалы, которые они представили в своей первоначальной заявке.

• Материалы с предложением о трудоустройстве: Оригинал письма с предложением о трудоустройстве и подписанный трудовой договор для компании.

• Налоговая информация: Формы отчета о заработной плате и налогах (W-2) и Свидетельства об удержании налога работника (W-4), в которых описывается статус подачи сотрудником документов в федеральное правительство.

• Оценки производительности: официальные описания каждой оценки производительности, обычно написанные руководителями и зарегистрированные сотрудниками отдела кадров.

• Проверка программы обучения: Документация по программам обучения, которые сотрудник посещал в связи со своей работой.

• Контактная информация для экстренных случаев: имена членов семьи или других близких родственников, которым компания может позвонить, если сотруднику требуется внешняя помощь.

2. Выберите способ подачи

Выберите тип файловой системы, который наилучшим образом соответствует потребностям и предпочтениям вашей компании. Небольшие компании могут извлечь выгоду из хранения документов в специальных картотеках, в то время как отделы кадров в крупных компаниях обычно используют онлайн-систему хранения документов или программное обеспечение для электронного хранения, такое как система управления персоналом (HRMS). Чтобы максимально повысить эффективность работы с файлами на компьютере, рассмотрите возможность размещения коллекции документов каждого сотрудника в отдельных папках и подпапках внутри них. После этого вы можете определить, как расположить их в предпочтительном порядке.

3. Отформатируйте документы

Установите эффективный стиль форматирования и систему маркировки для всех кадровых документов. Чтобы повысить удобочитаемость каждого элемента, рассмотрите возможность использования стандартного формата для каждого документа, включая размер и тип шрифта, порядок заполнения и стиль письма. При создании этикеток может быть полезно размещать соответствующую информацию в том же порядке, чтобы улучшить возможность быстрого доступа к файлам. Например, вы можете использовать имя и фамилию сотрудника, а затем имя документа или его тип файла и дату его создания.

Вот несколько шаблонов для рассмотрения:

• [Last name] [First name] – [Type of document] – [Date created]

• [Last name] [First name] – [File code] – [Date created]

• [Last name] [First name] – [Series title] – [Date created]

4. Узнайте, кто может получить доступ к файлам

Определите, каким сотрудникам и внешним лицам может понадобиться доступ к личным файлам в будущем. Например, сотрудники могут запросить копию своих личных дел при определенных условиях, регулируемых законодательством штата, поэтому может быть полезно включить процесс доступа в руководящие принципы вашей организации. Вы также можете хранить документы, подтверждающие право на трудоустройство, в отдельной папке, чтобы федеральные иммиграционные агентства могли их эффективно просматривать.

5. Создайте политику хранения файлов

Ознакомьтесь с федеральными нормами, чтобы узнать, как долго отдел кадров может хранить официальные личные дела. Затем создайте систематический процесс удаления документов, выходящих за эти границы. Например, IRS требует, чтобы компании хранили форму W-4 сотрудника в отчете в течение как минимум четырех лет после того, как вы в последний раз подали официальную налоговую декларацию в федеральное правительство. Может оказаться полезным хранить руководящий документ о хранении файлов в том же месте, что и личные дела, чтобы обращаться к нему в будущем.

6. Обновите файлы по мере необходимости.

Чтобы убедиться, что все документы содержат точную информацию, разработайте график обслуживания и обновления вашей файловой системы. Если у вас есть бумажные файлы, вы можете удалить устаревшие файлы и папки, чтобы заархивировать их в отдельном шкафу или хранилище для любых будущих целей. При подшивке с помощью программного обеспечения или онлайн вы можете создавать цифровые архивные папки или переносить документы на отдельное устройство. Если компания расширяется, может быть полезно пересмотреть процесс обслуживания, чтобы включить в него больше личных дел и других записей о сотрудниках.

Советы по сортировке личных дел

Примите во внимание следующие советы по сортировке личных дел:

• Создайте несколько резервных копий файлов. Вы можете сохранить копию личных дел на жестком диске компьютера при организации файлов. Для бумажных документов вы можете отсканировать и сохранить электронную копию, чтобы помочь вам сохранить документы в случае возникновения непредвиденной ситуации.

• Используйте как электронные, так и физические системы хранения документов. Электронные системы могут помочь вам более точно сортировать файлы и расширить возможности хранения. Размещение определенных документов в картотеке или другой физической системе вместо этого может обеспечить дополнительную меру безопасности.

• Используйте последовательный метод организации. Чтобы упростить поиск документов, может быть полезно расположить личные дела в алфавитном или хронологическом порядке. Вы можете корректировать свои методы с течением времени, чтобы приспособиться к любым новым условиям.

• Составьте чек-лист для задач. При просмотре ваших процедур и обновлении информации часто бывает полезно создать список заданий, которые необходимо выполнить, чтобы вы могли точно выполнить каждый шаг. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для работы с электронными таблицами, чтобы составить список, или попробуйте другой метод, который соответствует вашим предпочтениям.

• Ввод официальных документов компании. Поскольку в личное дело можно включать документы многих типов, может оказаться полезным включать только формализованные отчеты, содержащие проверенную информацию. Этот процесс может упростить общение между вами и сотрудником, если он запросит файл в будущем.

• Обучать сотрудников отдела кадров. Попросите каждого сотрудника отдела кадров принять участие в программе обучения для изучения конкретной системы документации компании, включая законы, касающиеся личных дел.